Office 365 ve Outlook'ta Harici E-posta Uyarısını ve Etiketini Etkinleştirin

Kimlik avı e-postaları şu anda en büyük güvenlik sorunlarından biridir. Kimlik avı e-postaları her yıl daha da iyiye gidiyor ve bunların önceden engellenmesi zorlaşıyor. Tipik olarak kullanıcılar bunları tanımakta zorlanır ve e-postalardaki bağlantılara çok sık tıklarlar. Harici bir e-posta uyarısı ekleyerek veya harici e-postaları etiketleyerek bunu önleyebiliriz.

Temel olarak her ikisinin de uygulamanız gereken iki seçeneği vardır. Bunlardan ilki, Exchange Online'da harici e-posta etiketini etkinleştirmektir. Bu, e-posta kuruluşunuzun dışından gönderildiğinde e-postanın konusu ve gövdesi arasında yerleşik bir uyarının etkinleştirilmesini sağlayacaktır.

İkinci seçenek ise e-postanın üst kısmına özel bir uyarı başlığı eklemektir. Özel uyarıyı konu veya gövdedeki kelimelere göre gösterebiliriz, bu da onu gerçekten çok yönlü hale getirir. "Şifrenizi koruyun" veya "şifrenizi güncelleyin" gibi ifadeler için uyarı göstermemize olanak tanır

Bu yazımda Office 365 ve Outlook'ta Exchange Online Harici Etiketini nasıl etkinleştirebileceğinizi ve özel harici e-posta uyarılarını nasıl oluşturabileceğinizi anlatacağım.

Harici E-posta Etiketini Etkinleştir

Harici e-posta etiketleme, kimlik avı e-postalarına karşı korunmanıza yardımcı olacak ekstra bir güvenlik katmanıdır. SPF, DKIM ve DMARC gibi özellikler, kimlik avı e-postalarının çoğunu önlemede zaten harika bir iş çıkarıyor ancak bunun hala yeterli olmadığını hepimiz biliyoruz.

Özellikle kuruluşunuzdaki güvenilir bir kaynaktan gönderilmiş gibi görünen sahte e-postalar büyük bir güvenlik riski oluşturur.

Microsoft yakın zamanda harici e-postaları otomatik olarak etiketleyerek kullanıcının farkındalığını artırmaya yardımcı olmak için Exchange Online'da yeni bir özellik başlattı. Harici etiket, Outlook'un aşağıdaki sürümlerinde desteklenir:

  • Outlook Çevrimiçi

  • Windows için Outlook - kullanıma sunulması Mayıs 2021'de başladı

  • Mac için Outlook - Sürüm 16.47 ve üzeri

  • Outlook Mobile Uygulaması - iOS ve Android - sürüm 4.2111.0 ve üzeri

Harici E-posta Etiketlemeyi Etkinleştirme

Şu anda yalnızca PowerShell aracılığıyla harici e-posta etiketlemeyi etkinleştirebiliyoruz. Başlamadan önce Exchange Online modülünün kurulu olduğundan emin olun.

Harici etiketin Outlook'ta görünmesi 48 saat kadar sürebilir. Özelliği etkinleştirdikten sonra yalnızca yeni e-postalar etiketlenir, mevcut e-postalar etiketlenmez.

Adım 1 - Exchange Online'a bağlanın

İlk adım Exchange Online'a bağlanmaktır.

Connect-ExchangeOnline -userPrincipalName [email 

Adım 2 - Harici etiketlemeyi etkinleştirin

Bir sonraki adım, Exchange Online'da harici etiketlemeyi etkinleştirmektir.

Set-ExternalInOutlook -Enabled $true

Ayarları aşağıdaki cmdlet'le doğrulayabilirsiniz:

Get-ExternalInOutlook

# Result:
RunspaceId : 4b07eecc-34c5-4add-8ee4-80d25aa4aff4
Identity   : 11e55098-68ad-4992-aaf8-c5fdceb3b6da
Enabled    : True   # < External tagging enabled
AllowList  : {}

3. Adım - İzin verilenler listesine alan adları ekleyin (isteğe bağlı)

Alan adlarını harici etiketin dışında tutmak mümkündür. Kuruluşunuzun farklı kiracıları varsa veya belirli ortaklarla yakın işbirliği içinde çalışıyorsa bu yararlı olabilir.

@{add="" sözdizimini kullanarak, listedeki mevcut alan adlarının korunduğundan emin oluruz. Bu olmadan İzin Verilenler Listesindeki tüm mevcut alanlar kaldırılır.

Set-ExternalInOutlook -AllowList  @{Add="lazyadmin.nl", "lazydev.nl"}

Listeden tek veya birden fazla alan adını kaldırmak için aşağıdaki sözdizimini kullanabilirsiniz

Set-ExternalInOutlook -AllowList  @{Remove="lazyadmin.nl", "lazydev.nl"}

Ayarları aşağıdaki cmdlet ile doğrulayabiliriz

Get-ExternalInOutlook

# Result
RunspaceId : 6468fcef-1cb9-4d6c-9cae-6b8dbc999971
Identity   : 11e55098-68ad-4992-aaf8-c5fdceb3b6da
Enabled    : True
AllowList  : {lazyadmin.nl, lazydev.nl} # domains added to allow list

Outlook'ta harici e-postaları etiketlemek, Microsoft Office 365'teki yeni bir özelliktir. Yeni özellikler her zaman öncelikle içerideki kişilere ve hedeflenen sürüm kiracılarına sunulur. 48 saat sonra çalışmıyorsa veya kiracınız için yeni özelliklerin daha hızlı olmasını istiyorsanız Microsoft Office 365 Yönetim Merkezi'ndeki Sürüm Tercihlerini değiştirdiğinizden emin olun.

  1. Yönetici merkezini açın

  2. Ayarlar > Kuruluş Ayarları 'na gidin

  3. Kuruluş profili'ni tıklayın ve Yayın Tercihleri'ni seçin

  4. Herkes için hedeflenen sürüm'ün seçildiğinden emin olun.

Harici E-posta Uyarısı Oluştur

Harici e-posta uyarıları, e-postanın üst kısmına ekleyebileceğiniz özel mesajlardır. Artık Exchange Online'da harici e-postaları etiketleyebiliyor olsak da, kullanıcılarınızı kötü amaçlı e-postalara karşı uyarmak yine de iyi bir fikirdir. Özel uyarı, kullanıcıları e-postanın içeriğine veya konusuna göre uyarmamıza olanak tanır.

Bu nedenle, yalnızca içerik veya konu belirli kelimeler veya ifadeler içeriyorsa, kullanıcıları bununla ilgili her harici e-posta için uyarmayacağız.

Harici e-posta uyarısı oluşturmak için Exchange Aktarım Kurallarını kullanacağız. Bu yöntemi hem Exchange Online'da hem de Exchange On-Premise'da kullanabilirsiniz.

Not

Ayrıca, kullanıcıların kuruluşunuzun kullanıcılarıyla aynı görünen adı taşıyan harici bir e-posta almasının ardından bir uyarı gösterecek bir komut dosyası da oluşturdum (Kimliğe Bürünme). Bu makalede bunun hakkında daha fazla bilgi edinin.

Harici e-posta uyarısını yapılandırmak için öncelikle Office 365 Exchange Online Admin Center'ı kullanacağız. Yazının sonunda kullanabileceğiniz bir PowerShell betiği de var.

Exchange Online'da Harici E-posta Uyarısını Yapılandırma

Harici e-posta uyarısını yalnızca tek kiracı için yapılandırmak istiyorsanız bunun için Exchange Yönetim Merkezi'ni kullanmak daha uygundur.

Adım 1 - Exchange Yönetici Merkezinde yeni bir Posta Akışı Kuralı oluşturun

- Exchange Yönetici Merkezi
'nde oturum açın - Posta akışını
genişletin - Kurallar
'ı seçin - >artı'yı seçin ve Yeni Kural Oluştur'u seçin

Adım 2 - Kurala bir ad verin

Daha sonra kolayca tanıyabilmeniz için kurala bir ad girin; örneğin, "harici e-posta uyarısı"

Adım 3 - Yapılandırma Aşağıdaki durumlarda bu kuralı uygulayın:

Kuralı yalnızca e-posta harici bir kaynaktan geldiğinde uygulamak istiyoruz. Ayrıca konuyu veya gövdeyi bir kelime listesiyle eşleştirecek bir filtre eklemek istiyoruz.

  • Şu durumda bu kuralı uygula'yı tıklayın:

  • Gönderenin yeri…'ni seçin

  • Kuruluş dışında'yı seçin

Ekstra koşullar eklememiz gerekiyor. Bunu yapmak için Diğer seçenekler…'i tıklamanız gerekecek.

Daha fazla seçeneğin etkinleştirilmesiyle artık Koşullar varsa Bu kuralı uygula öğesine ekstra koşullar ekleyebiliriz.

  • Aşağıdaki durumlarda, Bu kuralı uygula altında Koşul Ekle'yi tıklayın.

  • Alıcının yeri bulunuyor..'u seçin.

  • Bu kuruluşun içinde'yi seçin

Uyarıyı yalnızca konu veya gövde belirli kelimeler veya ifadelerle eşleştiğinde göstermemiz için bir koşul daha ekleyeceğiz:

  • Aşağıdaki durumlarda, Bu kuralı uygula altında Koşul Ekle'yi tıklayın.

  • Konu veya gövde eşleşiyor…'u seçin

  • Belirli kelimeleri veya kelime öbeklerini seçin.

Artık tüm kelimeleri ve cümleleri manuel olarak ekleyebilir veya bunun için PowerShell'i kullanabilirsiniz. Şimdilik bir veya iki kelime öbeği eklemeniz yeterli; listeyi daha sonra PowerShell ile güncelleyeceğiz.

Aşağıdaki liste, GitHub'da bulabileceğiniz SwiftOnSecurity'nin Regex listesine dayanmaktadır.

Password.*[expire|reset]
Password access
[reset|change|update].*password
Change.*password
\.odt
E-Notification
EMERGENCY
Retrieve*.document
Download*.document
confirm ownership for
word must be installed
prevent further unauthorized
prevent further unauthorised
informations has been
fallow our process
confirm your informations
failed to validate
unable to verify
delayed payment
activate your account
Update your payment
submit your payment
via Paypal
has been compromised
FRAUD NOTICE
your account will be closed
your apple id was used to sign in to
was blocked for violation
urged to download
that you validate your account
multiple login attempt
trying to access your account
suspend your account
restricted if you fail to update
informations on your account
update your account information
update in our security
Unusual sign-in activity
Account Was Limited
verify and reactivate
has.*been.*limited
have.*locked
has.*been.*suspended
unusual.*activity
notifications.*pending
your\ (customer\ )?account\ has
your\ (customer\ )?account\ was
new.*voice(\ )?mail
Periodic.*Maintenance
refund.*not.*approved
account.*(is\ )?on.*hold
wire.*transfer
secure.*update
secure.*document
temporar(il)?y.*deactivated
verification.*required
blocked\ your?\ online
suspicious\ activit
securely*.onedrive
securely*.dropbox
securely*.google drive
view message
view attachment

Adım 4 - Harici e-posta uyarısını ekleme

Koşullar yerine getirildiğinde, bir sonraki adım görüntülemek istediğimiz uyarıyı eklemektir. Harici e-posta uyarı örneğini aşağıya ekleyeceğiz. Ama elbette ihtiyaçlarınıza göre özelleştirebilirsiniz.

Yazının sonuna uyarı mesajına ilişkin birkaç örnek daha ekledim.

Uyarı mesajını biçimlendirmek için bazı temel HTML'leri kullanabiliriz:

<!-- Yellow caution banner -->
<table border=0 cellspacing=0 cellpadding=0 align="left" width="100%">
  <tr>
    <!-- Remove the next line if you don't want the Yellow bar on the left side -->
    <td style="background:#ffb900;padding:5pt 2pt 5pt 2pt"></td>

    <td width="100%" cellpadding="7px 6px 7px 15px" style="background:#fff8e5;padding:5pt 4pt 5pt 12pt;word-wrap:break-word">
      <div style="color:#222222;">
        <span style="color:#222; font-weight:bold;">Caution:</span>
        This is an external email and has a suspicious subject or content. Please take care when clicking links or opening attachments. When in doubt, contact your IT Department
      </div>
    </td>
  </tr>
</table>
<br />

  • Aşağıdakileri yapın'ı tıklayın

  • Mesaja sorumluluk reddi beyanı uygula'yı seçin

  • Sorumluluk reddi beyanını başına ekle...'yi seçin

  • Metin girin… seçeneğini tıklayın

  • HTML kodunu yukarıdan metin kutusuna yapıştırın

  • Birini seç..'i tıklayın ve geri dönüş eylemini Sarma olarak ayarlayın.

Adım 5 - İstisnalar Ekleyin

Kurala bazı istisnalar eklemek isteyebilirsiniz. Örneğin, şifre sıfırlama bağlantısı içeren e-postalar gönderen bir uygulamanız olabilir. Şu durum hariç'in altına birden fazla istisna ekleyebiliriz.

İstisna, alanlara, belirli gönderene, kelimelere, IP Adreslerine vb. bağlı olabilir.

Adım 6 - Kuralı kaydedin

Kural tamamlandıktan sonra etkinleştirmek için kaydedebilirsiniz. İlk önce kuralı test etmek istiyorsanız Bu Alıcı bulunuyorsa Bu kuralı uygula koşulunu bu kişidir olarak değiştirebilir ve kendi koşulunuzu girebilirsiniz e-posta adresi.

Bu şekilde kural yalnızca posta kutunuza uygulanacaktır ve kuruluşunuza dağıtmadan önce onu güvenli bir şekilde test etmenize olanak tanıyacaktır.

Kuralın tamamı şuna benzer görünmelidir:

Adım 7 - Tüm kelimeleri ve cümleleri PowerShell ile ekleyin

Kelime ve kelime öbeklerinin listesi oldukça uzun olduğundan hepsini manuel olarak eklemek yerine taşıma kuralını PowerShell ile güncelleyeceğiz.

Öncelikle taşıma kuralını ismine göre almamız gerekiyor. Bu, 2. adımda girdiğimiz ismin aynısıdır. Emin değilseniz, tüm taşıma kurallarını Get-TransportRule ile de listeleyebilirsiniz.

Kuralın yapılandırmasında herhangi bir değişiklik yapmadan önce doğru kurala sahip olduğumdan emin olmak için her zaman Önce Al işlemini yaparım.

# Connect to Exchange Online
# Enter your userprincipalname to use SSON
Connect-ExchangeOnline -userprincipalname [email 

# Get the transport rule
Get-TransportRule -Identity "External Email Warning" | select -ExpandProperty SubjectOrBodyMatchesPatterns

Bu, 3. adımda manuel olarak girdiğiniz kelimeler veya kelime öbekleriyle yeni oluşturduğumuz kuralı döndürmelidir.

Desenleri geçici klasörümdeki bir metin dosyasına kaydettim. Bu şekilde PowerShell ile kolayca içe aktarabiliriz:

# Update the transport rule with all the patterns
Set-TransportRule -Identity "External Email Warning" -SubjectOrBodyMatchesPatterns (Get-Content C:\temp\patterns.txt)

# Check if the import was successful:
Get-TransportRule -Identity "External Email Warning" | select -ExpandProperty SubjectOrBodyMatchesPatterns

Harici Uyarı oluşturmak için PowerShell'i kullanma

Birden fazla kiracıya harici e-posta uyarısı eklemek istiyorsanız PowerShell'i kullanmak daha kolaydır. Aşağıdaki komut dosyası, daha önce açıklandığı gibi tüm ayarlarla birlikte bir Exchange Online aktarım kuralı oluşturur.

Patterns.txt dosyasının komut dosyasıyla aynı klasörde olduğundan emin olun.

# Connect to Exchange Online
Write-Host "Connect to Exchange Online" -ForegroundColor Cyan
Connect-ExchangeOnline

$HTMLDisclaimer = '<table border=0 cellspacing=0 cellpadding=0 align="left" width="100%">
	<tr>
		<td style="background:#ffb900;padding:5pt 2pt 5pt 2pt"></td>
		<td width="100%" cellpadding="7px 6px 7px 15px" style="background:#fff8e5;padding:5pt 4pt 5pt 12pt;word-wrap:break-word">
			<div style="color:#222222;">
				<span style="color:#222; font-weight:bold;">Caution:</span>
				This is an external email and has a suspicious subject or content. Please take care when clicking links or opening attachments. When in doubt, contact your IT Department
			</div>
		</td>
	</tr>
</table>
<br/>'


Write-Host "Creating Transport Rule" -ForegroundColor Cyan

# Create new Transport Rule
New-TransportRule -Name "External Email Warning" `
									-FromScope NotInOrganization `
									-SentToScope InOrganization `
									-SubjectOrBodyMatchesPatterns (Get-Content $PSScriptRoot\PhishingPatterns.txt) `
									-ApplyHtmlDisclaimerLocation Prepend `
									-ApplyHtmlDisclaimerText $HTMLDisclaimer `
									-ApplyHtmlDisclaimerFallbackAction Wrap

Write-Host "Transport rule created" -ForegroundColor Green

Ayrıca komut dosyasının tamamını, harici e-posta uyarı HTML kodunu ve kalıp listesini GitHub Depomda bulabilirsiniz.

Harici E-posta Uyarı Örnekleri

Kullanabileceğiniz birkaç harici e-posta uyarı örneği oluşturdum. Bazı kuruluşlar diğerlerinden daha belirgin bir pankart isteyebilir. Bu örnekler doğrudan kullanılabilir veya kendi uyarınızı oluşturmanıza yardımcı olabilir.

Uyarı bannerlarının sonuna
işareti bıraktığınızdan emin olun. Çünkü bu, uyarı ile gerçek posta içeriği arasına bir enter (beyaz çizgi) ekleyecektir.

Örnek 1 - Sarı uyarı afişi

Sol taraftaki koyu sarı çubuğu beğenmediyseniz HTML kodundan 5. satırı kaldırabilirsiniz.

<!-- Yellow caution banner -->
<table border=0 cellspacing=0 cellpadding=0 align="left" width="100%">
  <tr>
    <!-- Remove the next line if you don't want the Yellow bar on the left side -->
    <td style="background:#ffb900;padding:5pt 2pt 5pt 2pt"></td>

    <td width="100%" cellpadding="7px 6px 7px 15px" style="background:#fff8e5;padding:5pt 4pt 5pt 12pt;word-wrap:break-word">
      <div style="color:#222222;">
        <span style="color:#222; font-weight:bold;">Caution:</span>
        This is an external email and has a suspicious subject or content. Please take care when clicking links or opening attachments. When in doubt, contact your IT Department
      </div>
    </td>
  </tr>
</table>
<br />

Örnek 2 - Mavi bilgi çubuğu

Bu uyarı başlığının HTML kodu şöyledir:

<table border=0 cellspacing=0 cellpadding=0 align="left" width="100%">
  <tr>
    <td style="background:#00A0d2;padding:5pt 2pt 5pt 2pt"></td>
    <td width="100%" cellpadding="7px 6px 7px 15px" style="background:#e5f5fa;padding:5pt 4pt 5pt 12pt;word-wrap:break-word">
      <div style="color:#222222;">
        <span style="color:#222; font-weight:bold;">Caution:</span>
        This is an external email and has a suspicious subject or content. Please take care when clicking links or opening attachments. When in doubt, contact your IT Department
      </div>
    </td>
  </tr>
</table>
<br/>

Örnek 3 - Beyaz arka plan uyarısı

Ayrıca uyarının önünde yalnızca küçük bir kırmızı veya koyu sarı çizgi de kullanabilirsiniz.

<table border=0 cellspacing=0 cellpadding=0 align="left" width="100%">
  <tr>
    <td style="background:#dc3232;padding:3pt 1pt 3pt 1pt"></td>
    <td width="100%" cellpadding="3px 6px 3px 15px" style="background:#ffffff;padding:3pt 4pt 3pt 12pt;word-wrap:break-word">
      <div style="color:#222222;">
        <span style="color:#222; font-weight:bold;">Important:</span>
        This is contains a suspicious subject or content. Do not click any link and do not open attachments unless you have confirmed the sender.
      </div>
    </td>
  </tr>
</table>
<br />

Kapanış

Umarım bu makale kendi harici e-posta uyarınızı ayarlamanıza yardımcı olmuştur. Harici e-posta etiketini etkinleştirdiğinizden emin olun çünkü bu, siz kullanıcılara sahte kimlik avı postalarını daha erken tanıma konusunda gerçekten yardımcı olabilir.

Office 365 ve Outlook'a ekleyebileceğiniz özel harici e-posta uyarısı gerçekten çok yönlüdür. Banner'ı her harici e-postada göstermeyi sevmiyorum çünkü kullanıcılar buna çok alışacak ve etkisini kaybedecek.

Dolayısıyla ekstra koşullar ekleyerek yalnızca yüksek riskli postaların işaretlendiğinden emin oluyoruz.

Ayrıca Office 365 kiracınızı korumaya yönelik 18'den fazla güvenlik ipucunun yer aldığı bu listeyi okuduğunuzdan emin olun ve Outlook'ta kimliğe bürünme uyarısı için bu komut dosyasına göz atın. Herhangi bir sorunuz varsa aşağıya bir yorum bırakmanız yeterli.

İlgili makaleler