Sürüm Geçmişi Sınırlarıyla SharePoint Depolamayı Kontrol Edin

SharePoint depolamayla ilgili yaygın bir sorun, depolama alanının hızla tükenmesidir. Ekstra depolama alanı satın alabilirsiniz ancak bildiğiniz gibi bu oldukça pahalıdır. Artık aşırı depolama tüketiminin ana nedeni SharePoint'teki dosya sürümüdür.

Dosya sürümü oluşturma harika bir özelliktir ancak sorun, büyük dosyaları depolarken ortaya çıkar. Çünkü her sürüm dosyanın tam kopyasıdır ve bu gerçekten hızlı bir şekilde toplanabilir. Bunu azaltmak için Microsoft, kaç sürümün tutulacağı konusunda size daha fazla kontrol sağlayan Sürüm Geçmişi Sınırları adlı yeni bir özelliği yayımladı.

Bu makalede, yeni Sürüm Geçmişi Sınırlarının SharePoint'teki mevcut Sürüm Oluşturma ayarlarıyla nasıl karşılaştırıldığına ve bunun kiracınız için nasıl etkinleştirileceğine bakacağız.

Sürüm Geçmişi Sınırları ve SharePoint Sürüm Oluşturma Karşılaştırması

Dosya sürümü oluşturma, tüm SharePoint ve OneDrive siteleri için varsayılan olarak etkindir. Varsayılan ayarlarla SharePoint ve OneDrive her dosyanın 500 sürümünü korur. Yalnızca 100kb boyutunda bir Word dosyasından söz ettiğimizde bu mükemmeldir.

Ancak PDF'ler, grafik dosyaları, çizimler veya büyük dosya formatları gibi daha büyük dosyaları sakladığımızda bu sorun haline gelir. Aşağıdaki ekran görüntüsüne bir göz atın, yalnızca 36Mb boyutunda bir PSD (PhotoShop) dosyam var, ancak OneDrive bunun 245 sürümünü sakladı. Yani bu tek dosya 8,5 GB tüketiyor!

Artık Belge Kitaplığı ayarları aracılığıyla SharePoint ve OneDrive'da kaç sürümün tutulduğunu kontrol etme seçeneğimiz zaten vardı. Burada tutulacak versiyon sayısını minimum 100'e düşürebiliriz ki bu hala oldukça fazla bir rakam.

Bu yöntemle ilgili sorun, bunu her site kitaplığı için yapılandırmamız gerekmesidir. Elbette bunun için PowerShell'i kullanabiliriz ancak yine de tüm yeni sitelerin de yapılandırılması gerekiyor. Ve minimum sürüm miktarı 100'dür. Yukarıdaki örnekte bu yine de bir dosya için 3 GB'tan fazladır.

Sürüm Geçmişi Sınırları

Yeni özellik olan Sürüm Geçmişi Sınırları, yeni SharePoint belge kitaplıkları ve OneDrive hesapları için tutulacak sürüm sayısını kolayca yapılandırmanıza olanak tanır. Mevcut sitelerin veya OneDrive hesaplarının üzerine yazmaz ancak bunun için de bir çözümümüz var.

Saklamak istediğimiz ana sürümlerin sayısını ayarlamanın yanı sıra, bir sürümün maksimum yaşını da yapılandırabiliriz. Örneğin bir sürümü 3 ay veya 1 yıl sonra silecek şekilde yapılandırabiliriz.

Bu yeni özelliğin gerçek gücü Otomatik ayardır. Etkinleştirildiğinde akıllı algoritma, sürümleri oluşturma tarihine göre saklar. Sürümler eskidikçe, daha az sayıda eski sürüm depolanır ve en çok ihtiyaç duyulan birkaç sürüm saklanır.

Eski sürümlerin bu şekilde inceltilmesi, aşağıdaki saklama şemasıyla sonuçlanır:

  • İlk 30 gün - 500 sayım sınırı dahilindeki tüm sürümler tutulur
  • 30 ila 60 gün - Saatlik sürümler saklanır
  • 60 ila 180 gün - Günlük sürümler saklanır
  • 180 gün sonra - 500 sayım sınırına kadar haftalık sürümler.

Maksimum sürüm sayısı (sayı sınırı), yaş sınırı (son kullanma tarihi) ve otomatik sınır olmak üzere üç yöntemi karşılaştırırsak, diğer seçeneklerle karşılaştırıldığında, Otomatik sınırlarla birlikte depolanan sürüm sayısının giderek azaldığını görebiliriz. :

Sürümler için bir Süre (Son Kullanma) sınırı belirlediğinizde, belirli bir süre sonunda dosyanın yalnızca bir sürümüne sahip olabileceğinizi unutmayın. Örneğin, dosya sürümleri için maksimum 6 aylık bir yaş yapılandırırsınız. Yalnızca ilk ay için yeni bir dosya oluşturuldu ve düzenlendi. 7 ay sonra (ilk dosyanın oluşturulmasından itibaren sayılır) yalnızca son sürüm kalır.

SharePoint verilerinizin başka bir yedeği yoksa bu durum veri dayanıklılığınızı etkileyebilir çünkü o dosyada bir sorun olduğunda geri yükleyemezsiniz veya önceki bir sürüme geri dönemezsiniz.

Otomatik Sürüm Oluşturmayı Etkinleştirme

Sürüm geçmişi sınırları uzun süredir ön izleme aşamasındaydı ancak şimdiye kadar tüm kiracılara dağıtılması gerekiyor. Aşağıdaki adımları izledikten sonra seçeneği göremiyorsanız, okumaya devam edin, ardından PowerShell ile bunu nasıl etkinleştireceğinizi göstereceğim.

  1. SharePoint Yönetim Merkezi'ni açın
  2. Ayarlar'a gidin
  3. Sürüm Geçmişi Sınırlarını açın
  4. Otomatik olarak ayarlayın

Otomatik seçeneğini kullanmak istemiyorsanız, Manuel olarak açık bırakabilir ve saklamak istediğiniz maksimum ana sürüm sayısını yapılandırabilirsiniz.

Otomatik Sürüm Geçmişi Sınırlarını Etkinleştirmek için PowerShell'i Kullanma

Otomatik sürüm geçmişi sınırlarını etkinleştirmek için PowerShell'i de kullanabiliriz. Bu seçenek, özelliği henüz SharePoint Yönetim Merkezi'nde göremediğinizde de kullanılabilir.

Özelliği PowerShell ile etkinleştirmek için SharePoint Çevrimiçi Yönetimine veya PnP PowerShell modülüne ihtiyacımız var. Devam etmeden önce modüllerin en son sürüme güncellendiğinden emin olun.

# Option import the SPO module for PowerShell 7
Import-Module Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell -UseWindowsPowerShell

# Connect to SharePoint Online
Connect-SPOService -url 'https://lazydev-admin.sharepoint.com/'

# Enable Version History Limits
Set-SPOTenant -EnableVersionExpirationSetting $true

PnP PowerShell modülünü kullanmak istiyorsanız ayarı etkinleştirmek için aşağıdaki komutu kullanın:

# Connect to PnP Online
Connect-PnPOnline -Url 'https://lazydev-admin.sharepoint.com/' -Interactive

# Enable Version History Limits
Set-PnPTenant -EnableVersionExpirationSetting $true

Sürüm Geçmişi Sınırları ayarlarını yapılandırmak için de PowerShell'i kullanabiliriz, sürüm geçmişini otomatik olarak ayarlamak için aşağıdaki ayarı etkinleştirmeniz gerekir:

# SPO Module:
Set-SPOTenant -EnableAutoExpirationVersionTrim $true

# PnP MOdule:
Set-PnPTenant -EnableAutoExpirationVersionTrim $true

Manuel ayarları tercih ederseniz, yapılandırmak için aşağıdaki seçenekleri kullanabilirsiniz:

# Don't expire, and 100 file version max
Set-SPOTenant -ExpireVersionsAfterDays 0 -MajorVersionLimit 100

# Expire versions after 180 days, and 500 file version max
Set-SPOTenant -ExpireVersionsAfterDays 180 -MajorVersionLimit 500

Mevcut Kitaplıkları Temizleme

Sürüm Geçmişi Sınırları ayarları yalnızca yeni belge kitaplıklarına uygulanır, ancak muhtemelen mevcut kitaplıkları da temizlemek isteyebilirsiniz. Bunu yapmak için yeni New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob cmdlet'ini kullanabiliriz.

Bu cmdlet, mevcut belge kitaplıkları için toplu temizleme işleri oluşturmanıza olanak tanır. Kitaplıklar için otomatik kırpma yöntemini mi kullanmak istediğimizi veya manuel seçenekleri yapılandırmak mı istediğimizi belirtebiliriz.

Not

Toplu Silme İşi tarafından silinen dosya sürümleri kurtarılabilir! Geri dönüşüm kutunuza gitmezler ve bu nedenle geri yüklenemezler. Şüpheye düştüğünüzde öncelikle bir Durum Analizi yapın!

Temizleme işleri, eksiksiz bir SharePoint sitesi için oluşturulabilir veya belirli bir kitaplık için iş oluşturabilirsiniz:

# Apply automatic logic to trim existing versions from a Site
New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl -Automatic

# Config count limits (Major versions) for a library
New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -list $libName -MajorVersionLimit 100

PowerShell kullanırken elbette her site için manuel olarak yeni bir arka plan işi oluşturmanıza gerek yok. Her site için Sürüm Geçmişi Sınırlarını etkinleştirmek ve sürümleri otomatik mantığa göre kırpmak için aşağıdaki komut dosyasını kullanabilirsiniz:

# Check if script is running in PowerShell 7
if ($psversionTable.PSVersion.major -eq 7) {
    Import-Module Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell -UseWindowsPowerShell
}

# Connect to SharePoint Online
$spAdminUrl = "https://<your-tenant>-admin.sharepoint.com"
Connect-SPOService -Url $spAdminUrl

# Get all SharePoint Sites
$spoSites = Get-SPOSite -Limit All

# Process each site
$spoSites | ForEach-Object{
    $site = $_
    Write-Host "Creating cleanup job for site: $($site.Url)"
    
    # Check if Version History Limits is enabled for each site
    if ($null -eq (Get-SPOSite -Identity $site.Url).EnableAutoExpirationVersionTrim) 
    {
        # Enable Version History Limits
        Set-SPOSite -Identity $site.Url -EnableAutoExpirationVersionTrim:$true -Confirm:$false
    
        # Create a batch to trim versions based on the automatic logic
        try {
            New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $site.Url -Automatic -Confirm:$false 
            Write-Host "Batch trim job created for site: $($site.Url)" -ForegroundColor Green
        } catch {
            Write-Host "Unable to create job for site: $($site.Url)"
            Write-Host $_.Exception.Message
        }
    }else{
        Write-Host "Version History Limits already enabled for site: $($site.Url)" -ForegroundColor Cyan
    }
}

# Disconnect from SharePoint Online
Disconnect-SPOService

Kapanış

Sürüm Geçmişi Sınırları, SharePoint siteleriniz için maksimum dosya sürümü sayısını yapılandırmayı çok daha kolaylaştırır, ancak bu yeni özelliğin en iyi kısmı elbette otomatik kırpma seçeneğidir.

Dosyalarınızın yeterli sayıda sürümünün mevcut olduğundan emin olurken, SharePoint depolama alanınızın büyük bir kısmını geri kazanmanın harika bir yoludur.

Bu makaleyi beğendiyseniz bültene abone olmayı veya beni sosyal medya platformlarından birinde takip etmeyi unutmayın. Ve herhangi bir sorunuz varsa aşağıya bir yorum bırakmanız yeterli.