SharePoint Online: PowerShell Kullanarak Teslim Alınan Tüm Dosyaları Bulun

Gereksinim: SharePoint Online'da Teslim Alınan Tüm dosyaları bulun.

Biraz arka plan: Müşterinin, teslim alınmış bir sürü belge içeren geniş bir belge kitaplığı var ve bunların son kullanıcıların kullanımına sunulmasını istiyor. Bu nedenle, teslim alınan tüm dosyaları filtreleyen bir görünüm oluşturmayı denedim, ancak liste öğesi sayısı > 5000 olduğundan liste görünümü eşiği sorunu nedeniyle başarısız oldu!

SharePoint Online'da Teslim Alınan Belgeler Nasıl Bulunur?

SharePoint Online belge kitaplığından teslim alınan tüm dosyaları almak için şu adımları izleyin:

Belge kitaplığına gidin ve Liste Görünümüne "Teslim Alındı" sütununun eklendiğinden emin olun.
Teslim alınan tüm belgeleri almak için görünümü teslim alınan sütuna göre sıralayın ve filtreleyin.

PowerShell, SharePoint Çevrimiçi Kitaplığı'ndaki Tüm Teslim Alınan Belgeleri Alacak

Belirli bir belge kitaplığından dosyaları kullanıma almak için SharePoint Online PowerShell'i burada bulabilirsiniz:


#Load SharePoint CSOM Assemblies
Add-Type -Path "C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\16\ISAPI\Microsoft.SharePoint.Client.dll"
Add-Type -Path "C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\16\ISAPI\Microsoft.SharePoint.Client.Runtime.dll"
 
#Set parameter values
$SiteURL="https://crescent.sharepoint.com/"
$ListName="Documents"

Try{
    #Get Credentials to connect
    $Cred= Get-Credential
    $Credentials = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.SharePointOnlineCredentials($Cred.Username, $Cred.Password)
 
    #Setup the context
    $Ctx = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($SiteURL)
    $Ctx.Credentials = $Credentials

    #Get the Web
    $Web = $Ctx.Web
    $Ctx.Load($Web)
    $Ctx.ExecuteQuery()

    #Get the list
    $List = $Web.Lists.GetByTitle($ListName)

    #Prepare the query
    $Query = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.CamlQuery
    $Query.ViewXml = "@
    <View Scope='RecursiveAll'>
        <Query>
            <Where>
                <IsNotNull><FieldRef Name='CheckoutUser' /></IsNotNull>
            </Where>
        </Query>
        <RowLimit Paged='TRUE'>2000</RowLimit>
    </View>"

    #Batch Process List items 
    Do {
        $ListItems = $List.GetItems($Query)
        $Ctx.Load($ListItems)
        $Ctx.ExecuteQuery()

        $Query.ListItemCollectionPosition = $ListItems.ListItemCollectionPosition

        #Get All Checked out files
        ForEach($Item in $ListItems)
        {
            #Get the Checked out File data
            $File = $Ctx.Web.GetFileByServerRelativeUrl($Item["FileRef"])
            $Ctx.Load($File)
            $CheckedOutByUser = $File.CheckedOutByUser
            $Ctx.Load($CheckedOutByUser)
            $Ctx.ExecuteQuery()

            Write-Host -f Yellow "Found a Checked out File '$($File.Name)' at $($Web.url)$($Item['FileRef']), Checked Out By: $($CheckedOutByUser.LoginName)"
        }
    }
    While($Query.ListItemCollectionPosition -ne $Null)
}
Catch {
        write-host -f Red "Error Getting Checked Out Files!" $_.Exception.Message
}

SharePoint Çevrimiçi Site Koleksiyonunda Teslim Alınmış Tüm Dosyaları Bul:

Teslim alınan tüm dosyaları bir SharePoint Online site koleksiyonunda bulalım ve PowerShell'i kullanarak verileri bir CSV dosyasına aktaralım.


#Load SharePoint CSOM Assemblies
Add-Type -Path "C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\16\ISAPI\Microsoft.SharePoint.Client.dll"
Add-Type -Path "C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\16\ISAPI\Microsoft.SharePoint.Client.Runtime.dll"
 
Function Get-SPOCheckedOutFiles([String]$SiteURL,[String]$ReportOutput)
{
    Try{
        #Setup the context
        $Ctx = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($SiteURL)
        $Ctx.Credentials = $Credentials

        #Get the Web
        $Web = $Ctx.Web
        $Ctx.Load($Web)
        $Ctx.Load($Web.Webs)
        $Ctx.ExecuteQuery()

        #Get All Lists from the web
        $Lists = $Web.Lists
        $Ctx.Load($Lists)
        $Ctx.ExecuteQuery()
 
        #Prepare the CAML query
        $Query = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.CamlQuery
        $Query.ViewXml = "@
        <View Scope='RecursiveAll'>
            <Query>
                <Where>
                    <IsNotNull><FieldRef Name='CheckoutUser' /></IsNotNull>
                </Where>
            </Query>
            <RowLimit Paged='TRUE'>2000</RowLimit>
        </View>"

        #Array to hold Checked out files
        $CheckedOutFiles = @()
        Write-host -f Yellow "Processing Web:"$Web.Url
        
        #Iterate through each document library in the web
        ForEach($List in ($Lists | Where-Object {$_.BaseTemplate -eq 101}) )
        {
            Write-host -f Yellow "`t Processing Document Library:"$List.Title
            #Exclude System Lists
            If($List.Hidden -eq $False)
            {
                #Batch Process List items 
                Do {
                    $ListItems = $List.GetItems($Query)
                    $Ctx.Load($ListItems)
                    $Ctx.ExecuteQuery()

                    $Query.ListItemCollectionPosition = $ListItems.ListItemCollectionPosition

                    #Get All Checked out files
                    ForEach($Item in $ListItems)
                    {
                        #Get the Checked out File data
                        $File = $Web.GetFileByServerRelativeUrl($Item["FileRef"])
                        $Ctx.Load($File)
                        $CheckedOutByUser = $File.CheckedOutByUser
                        $Ctx.Load($CheckedOutByUser)
                        $Ctx.ExecuteQuery()

                        Write-Host -f Green "`t`t Found a Checked out File '$($File.Name)' at $($Web.url)$($Item['FileRef']), Checked Out By: $($CheckedOutByUser.LoginName)"
                        $CheckedOutFiles += New-Object -TypeName PSObject -Property @{
                                                FileName = $File.Name
                                                URL = $Web.url+$Item['FileRef']
                                                CheckedOutBy = $CheckedOutByUser.LoginName
                                                }
                    }
                }While($Query.ListItemCollectionPosition -ne $Null)
            }
        }
        #Export the Findings to CSV File
        $CheckedOutFiles| Export-CSV $ReportOutput -NoTypeInformation -Append

        #Iterate through each subsite of the current web and call the function recursively
        ForEach($Subweb in $Web.Webs)
        {
            #Call the function recursively to process all subsites underneaththe current web
            Get-SPOCheckedOutFiles -SiteURL $Subweb.URL -ReportOutput $ReportOutput
        }
    }
    Catch {
        write-host -f Red "Error Generating Checked Out Files Report!" $_.Exception.Message
    }
}

#Config Parameters
$SiteURL="https://crescent.sharepoint.com/"
$ReportOutput="C:\Temp\CheckedOutFiles.csv"
 
#Setup Credentials to connect
$Cred= Get-Credential
$Credentials = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.SharePointOnlineCredentials($Cred.Username, $Cred.Password)
 
#Delete the Output Report, if exists
if (Test-Path $ReportOutput) { Remove-Item $ReportOutput }
 
#Call the function 
Get-SPOCheckedOutFiles -SiteURL $SiteURL -ReportOutput $ReportOutput

Belirli Bir Kullanıcıya Teslim Edilen Tüm Dosyaları Bulabilir miyim?

Elbette, belirli bir kullanıcıya teslim edilen tüm belgeleri filtrelemek için yalnızca bir IF koşulu ekleyin:


#Set the Login Name variable
$LoginName=""i:0#.f|membership|salaudeen@crescent.com"

If($CheckedOutByUser.LoginName -eq $LoginName)
{
    $File.CheckIn("Checked in By Admin","MajorCheckIn")
}

PnP PowerShell, SharePoint Çevrimiçi Sitesindeki Tüm Teslim Alınmış Dosyaları Almak İçin

Bir site koleksiyonunda teslim alınan tüm belgeleri listelemek için SharePoint Online PowerShell'i burada bulabilirsiniz.


#Config Variables
$SiteURL = "https://crescent.sharepoint.com/sites/marketing"
$CSVFilePath = "C:\Temp\CheckedOutFiles.csv"

#Connect to PnP Online
Connect-PnPOnline -Url $SiteURL -Credentials (Get-Credential)

#Get all document libraries
$CheckedOutFiles = @()
$DocumentLibraries = Get-PnPList | Where-Object {$_.BaseType -eq "DocumentLibrary" -and $_.Hidden -eq $False}

#Iterate through document libraries
ForEach ($List in $DocumentLibraries)
{
    Write-host "Processing Library:"$List.Title -f Yellow
    
    #Get All Checked out Files of the library
    $FilesCheckedOut = Get-PnPListItem -List $List -PageSize 500 | Where {$_["CheckoutUser"] -ne $Null}
    
    #Collect data from each checked-out file
    ForEach ($File in $FilesCheckedOut) 
    {
        $CheckedOutFiles += [PSCustomObject][ordered]@{
            Library         = $List.Title
            FileName        = $File.FieldValues.FileLeafRef
            CheckedOutTo    = $File.FieldValues.CheckoutUser.LookupValue
            Location        = $File.FieldValues.FileRef
        }
    }
}
#Export Checked out Files data to CSV File
$CheckedOutFiles
$CheckedOutFiles | Export-Csv -Path $CSVFilePath -NoTypeInformation