Exchange Server 2019'da Posta Kutusu Kotalarını, Arşivleri ve Saklama Politikalarını Yapılandırma
Microsoft tarafından geliştirilen Exchange Server, kuruluşlar içinde e-posta sunucusu görevi gören güçlü bir mesajlaşma ve işbirliği platformudur. İletişimi kolaylaştıran, işbirliğini teşvik eden ve genel üretkenliği artıran bir dizi özellik sunması nedeniyle işletmelerdeki önemi yadsınamaz.
Bu kılavuzda, Exchange Server ortamınızda e-posta depolamayı yönetmenin, arşivleri düzenlemenin ve saklama ilkelerini uygulamanın temel yönlerini inceleyeceğiz.
Exchange sunucusundaki posta kutusu kotalarının etkili yönetimi, depolama kullanımını optimize etmek ve e-posta işlemlerinin sorunsuz olmasını sağlamak için çok önemlidir. Posta kutusu boyutlarına uygun sınırlar koymanıza, depolama kullanımını kısıtlamanıza ve posta kutularının taşmasından kaynaklanan sorunlardan kaçınmanıza olanak tanıyacak şekilde posta kutusu kotalarının yapılandırmasını ayrıntılı olarak ele alacağız.
Ayrıca değerli verilerin korunmasında, posta kutusu karmaşasının azaltılmasında ve uyumluluk gerekliliklerinin karşılanmasında hayati bir rol oynayan e-posta arşivleme kavramını da inceleyeceğiz. Adım adım talimatlarımız, geçmiş e-posta verilerini depolamak ve almak için güvenli ve etkili bir yol sağlayarak arşivleri yapılandırmanıza ve yönetmenize yardımcı olacaktır.
Ayrıca veri bütünlüğünün ve uyumluluğunun korunmasında saklama politikalarının önemini tartışacağız. E-postaların yaşam döngüsünü otomatik olarak yönetmek, saklama etiketlerini uygulamak ve veri saklama sürelerini zorunlu kılmak için saklama politikalarını nasıl tanımlayacağınızı öğreneceksiniz. Uygun saklama politikalarını uygulayarak, gereksiz dağınıklığı ortadan kaldırırken önemli verilerin gereken süre boyunca saklanmasını sağlayabilirsiniz.
İster sistem yöneticisi, ister BT uzmanı olun, ister yalnızca Exchange Server yönetimiyle ilgileniyor olun, bu blog gönderisi sizi Exchange Server 2019'da posta kutusu kotalarını, arşivleri ve saklama politikalarını etkili bir şekilde yapılandırmak için gereken bilgi ve pratik rehberlikle donatacaktır. ve e-posta yönetimi süreçlerinizi kolaylaştırmak için bu temel özelliklerin tüm potansiyelini ortaya çıkarın.
Başlarken
Önceki kılavuzumuzda Exchange Server 2019'un Windows Server 2022'ye nasıl kurulacağını anlattık. Aşağıdaki yapılandırmalara geçmeden önce Exchange Server 2019'u kurmanız tavsiye edilir. Aşağıdaki linke tıklayarak rehberi inceleyebilirsiniz.
- Exchange Server 2019'u Windows Server 2022'ye Yükleme
Kurulduktan sonra aşağıda gösterildiği gibi devam edin.
1. Exchange Server 2019'da Posta Kutusu Kotalarını Yapılandırma
Posta Kutusu Kotaları, Exchange Server gibi bir e-posta sistemindeki bireysel kullanıcı posta kutularına atanan depolama kapasitesi üzerinde belirlenen sınırlardır. Bu kotalar, e-postalar, ekler, takvim girişleri ve diğer posta kutusu öğeleri dahil olmak üzere kullanıcıların posta kutularında depolayabilecekleri maksimum veri miktarını tanımlar.
Tipik olarak posta kutusu kotaları üç bileşenden oluşur:
- Sorun Uyarı Kotası: Bu, posta kutusu kota sınırının altında belirlenen bir eşiktir. Kullanıcının posta kutusu bu sınıra ulaştığında veya bu sınırı aştığında, posta kutusu depolama kapasitesine yaklaştığını belirten bir uyarı bildirimi alır.
- Göndermeyi Yasakla: Bu, bir posta kutusu için maksimum depolama sınırıdır. Bu kotaya ulaşıldığında kullanıcıların yeni e-posta göndermeleri engellenir ancak gelen mesajları almaya devam edebilirler.
- Gönderme ve Alma Kotasını Yasakla: Bu, bir posta kutusu için kesin sınırdır. Bu kotaya ulaşıldığında kullanıcıların yeni e-posta göndermesi veya alması engellenir. E-posta işlevselliğini yeniden kazanmak için öğeleri silerek veya arşivleyerek posta kutusu boyutunu küçültmeleri gerekir.
Bunu yapılandırmak için aşağıdaki yöntemlerden herhangi birini kullanabilirsiniz:
1. Seçenek: Yönetici Merkezini Kullanarak Posta Kutusu Kotalarını Yapılandırma
Exchange Server 2019'daki Posta Kutusu Kotalarını Yönetim Merkezi'nden kolayca ayarlayabilirsiniz. Bunu başarmak için Exchange Server Yönetici Merkezi'nde oturum açın ve alıcılar sekmesine gidin.
Buraya geldiğinizde istediğiniz kullanıcıyı seçin ve düzenle simgesini tıklayın. Sol bölmedeki posta kutusu kullanımı sekmesine gidin.
Buraya geldiğinizde, Posta Kutusu Kotalarını yapılandırmak için diğer seçenekler'i tıklayın.
Şimdi Kota ayarlarını özelleştirme kutusunu işaretleyin ve ardından her öğe için istediğiniz boyutu sağlayın.
2. Seçenek: PowerShell'i kullanarak Posta Kutusu Kotalarını Yapılandırma
Exchange Server 2019'da Posta Kutusu Kotalarını ayarlamanın bir diğer seçeneği de PowerShell kullanmaktır. Bu yöntem için PowerShell’i açın ve Exchange Management Shell’i başlatmak için aşağıdaki komutu verin;
LaunchEMS Başlatıldıktan sonra mevcut Kota ayarlarını görüntüleyebilirsiniz:
Get-Mailbox | Select Name,IssueWarningQuota,ProhibitSendQuota,ProhibitSendReceiveQuota,UseDatabaseQuotaDefaults Örnek Çıktı:
Bu demo için, yönetim merkezini kullanarak yaptığımız gibi tüm değerleri belirterek Test Kullanıcısı kotasını yapılandıracağım:
Set-Mailbox -Identity "Test User" `
-IssueWarningQuota 3gb `
-ProhibitSendQuota 3.5gb `
-ProhibitSendReceiveQuota 4gb `
-UseDatabaseQuotaDefaults $FalseDeğişiklikler yapıldıktan sonra bunları komutla görüntüleyin;
Get-Mailbox "Test User" | Select Name,IssueWarningQuota,ProhibitSendQuota,ProhibitSendReceiveQuota,UseDatabaseQuotaDefaults Örnek Çıktı:
2. Exchange Server 2019'da Yerinde Arşivleri Yapılandırma
Exchange Server'daki Yerinde Arşivler, kullanıcılara eski e-posta verilerini aynı Exchange ortamında birincil posta kutularından ayrı olarak saklama olanağı sunar. Bu özellik, geçmiş e-postaların verimli bir şekilde saklanmasını ve alınmasını sağlayarak birincil posta kutusundaki dağınıklığı azaltırken verilerin korunmasını ve uyumluluğunu sağlar.
Bunun için bunu etkinleştirmenin iki yolunu da göstereceğim.
1. Seçenek: Yönetim Merkezini Kullanarak Yerinde Arşivleri Etkinleştirme
Yönetici Merkezini kullanarak Exchange Server 2019'da Yerinde Arşivleri etkinleştirmek için sunuculara->veritabanlarına gidin
Buraya geldiğinizde düzenle simgesini tıklayarak arşivler için kullanılacak yeni bir veritabanı ekleyin. Gerekli ayrıntıları sağlayın ve bağlayın.
Exchange sunucusunu yeniden başlattığınızda veritabanı gösterildiği gibi kullanılabilir olacaktır:
Yerinde Arşivleri etkinleştirmek için alıcılar->Posta Kutuları'nı seçin
Yerinde Arşivleri etkinleştirmek istediğiniz posta kutusunu seçin. Veritabanını arşivleri depolayacak şekilde ayarlayın ve Tamam'ı tıklayın.
Artık kullanıcının e-postasında gösterildiği gibi Yerinde Arşiv etkinleştirilecektir.
2. Seçenek: PowerShell kullanarak Yerinde Arşivleri Etkinleştirme
Bu özelliği PowerShell kullanarak da etkinleştirebilirsiniz. PowerShell'i yükseltilmiş ayrıcalıklarla çalıştırın ve ardından Exchange Yönetim Kabuğu'nu şu komutla başlatın:
LaunchEMSArşivler için bir veritabanı oluşturarak başlayın:
New-MailboxDatabase -Server exchange-server -Name "Archive Database 001" `
-EdbFilePath "C:\Program Files\Microsoft\Exchange Server\V15\Mailbox\Archive Database\Archive Database 001.edb" `
-LogFolderPath "C:\Program Files\Microsoft\Exchange Server\V15\Mailbox\Archive Database"Oluşturulduktan sonra veritabanını şu komutla bağlayın:
Mount-Database "Archive Database 001"
Get-MailboxDatabase Örnek Çıktı:
Değişim sunucusunu yeniden başlatın:
Restart-Service MSExchangeIS Şimdi istediğiniz kullanıcı için Yerinde Arşivleri etkinleştirin (örneğin Test Kullanıcı) komutunu kullanarak:
Enable-Mailbox "Test User" -Archive -ArchiveDatabase "Archive Database 001" Değişiklikleri doğrulayın:
Get-Mailbox "Test User" | Select Name,ArchiveDatabase Örnek Çıktı:
Daha sonra arşiv DB'sine olan bağlantıyı şu komutla test edebilirsiniz:
Test-ArchiveConnectivity -UserSmtp [email Örnek Çıktı:
Yerinde Arşivlerin devre dışı bırakıldığı kullanıcıları görüntüleyebilirsiniz:
Get-Mailbox -Filter "Name -NotLike 'DiscoverySearchMailbox*' -AND ArchiveDatabase -Eq `$null" | Select Name,ArchiveDatabase Örnek Çıktı:
Ayrıca tek komutla Yerinde Arşivleri tüm kullanıcılar için etkinleştirebilirsiniz:
Get-Mailbox -Filter "Name -NotLike 'DiscoverySearchMailbox*' -AND ArchiveDatabase -Eq `$null" | Enable-Mailbox -Archive -ArchiveDatabase "Archive Database 001" Test Kullanıcısı diyen bir kullanıcı için Yerinde Arşivleri devre dışı bırakmak için şunu kullanın:
Disable-Mailbox "Test User" -Archive 3. Exchange Server 2019'da Saklama Politikalarını Belirleyin
Exchange Server 2019'daki Saklama Politikaları, e-posta iletilerinin ve diğer posta kutusu öğelerinin yaşam döngüsünü ve yönetimini yöneten bir dizi kural ve ayardır. Bu politikalar kuruluşların veri bütünlüğünü korumasına, mevzuata uygunluk gereksinimlerini karşılamasına ve e-posta saklama ve silme yönetimini kolaylaştırmasına yardımcı olur.
Exchange Server 2019'da saklama Politikalarını iki yöntemi kullanarak ayarlayabilirsiniz:
1. Seçenek: PowerShell'i kullanarak Saklama İlkelerini Ayarlama
PowerShell'i kullanarak Exchange Server 2019'da gerekli Saklama Politikalarını ayarlayabilirsiniz. Ancak Arşive Taşı politikasını ayarlamak için öncelikle Yerinde Arşivi etkinleştirmeniz gerekir.
Powershell'i yönetici ayrıcalığıyla başlatın ve Exchange Yönetim Kabuğunu başlatın:
LaunchEMSMevcut varsayılan politikaları görüntüleyin:
Get-RetentionPolicy Örnek çıktı:
Varsayılan saklama politikası etiketlerini görüntüleyin:
Get-RetentionPolicyTag | Format-Table -AutoSize -Wrap Örnek çıktı:
Normalde, varsayılan saklama ilkesi varsayılan olarak uygulanmaz. Ancak yerinde arşiv klasörünü etkinleştirdiyseniz varsayılan saklama ilkesi otomatik olarak uygulanır.
Bir kullanıcı için saklama politikasının etkin olup olmadığını görüntüleyin:
Get-Mailbox "Test" | Select Name,ArchiveDatabase,RetentionPolicy
Get-Mailbox "Klinsmann" | Select Name,ArchiveDatabase,RetentionPolicy Örnek Çıktı:
Şimdi gerekli tüm parametreleri belirten iki yeni saklama politikası etiketi oluşturacağız.
New-RetentionPolicyTag -Name "2 Year Delete" -Type All -AgeLimitForRetention 730 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery
New-RetentionPolicyTag -Name "3 Month move to Archive" -Type All -AgeLimitForRetention 90 -RetentionAction MoveToArchive Artık yeni politikalar oluşturabilir ve bunları etiketlere bağlayabiliriz.
New-RetentionPolicy "My Delete Policy" -RetentionPolicyTagLinks "2 Year Delete"
New-RetentionPolicy "My Archive Policy" -RetentionPolicyTagLinks "3 Month move to Archive" Oluşturulan politikaları ve etiketleri görüntüleyin:
Get-RetentionPolicy
Get-RetentionPolicyTag | Format-Table -AutoSize -Wrap Örnek çıktı:
Daha sonra bu politikaları kullanıcılara uygulayabilirsiniz. Örneğin:
##For User Test User
Set-Mailbox "Test" -RetentionPolicy "My Delete Policy"
Start-ManagedFolderAssistant -Identity "Test"
##For User John Doe
Set-Mailbox "John" -RetentionPolicy "My Archive Policy"
Start-ManagedFolderAssistant -Identity "John" Yapılan değişiklikleri görüntüleyin:
Get-Mailbox -Filter "Name -NotLike 'DiscoverySearchMailbox*'" | Select Name,ArchiveDatabase,RetentionPolicy Örnek Çıktı:
2. Seçenek: Yönetici Merkezini Kullanarak Saklama Politikalarını Ayarlama
Exchange Server 2019'da saklama Politikalarını ayarlamak için Yönetici Merkezi'ni kullanarak uyumluluk yönetimi'ne gidin. Burada farklı saklama politikası etiketlerini yönetmek mümkündür.
Ayrıca mevcut politikaları da görüntüleyebilirsiniz.
Bir politika oluşturmak ve kullanmak için öncelikle bir saklama politikası etiketi oluşturmamız gerekir.
Devam edin ve istediğiniz politika etiketini oluşturun.
Ardından etiketi kullanarak bir saklama politikası oluşturun. Bu gösterimin amaçları doğrultusunda test amacıyla kullanılacak bir günlük saklama politikası oluşturacağım. İstediğiniz politikayı oluşturabilirsiniz.
Oluşturulduktan sonra bir kullanıcı için politikayı ayarlayabilirsiniz. Öncelikle, Posta Kutusu için kullanıcının ayarlarına gidin ve aşağıda posta kutusu özellikleri altında gösterildiği gibi değişiklikler yapın:
Artık politikayı uygulayabilirsiniz:
Exchange Server 2019'da Test Saklama Politikaları
Daha sonra Exchange Server 2019'da Saklama İlkelerini test edebilirsiniz. Örneğin, Sil ve Kurtarmaya İzin Ver ilkesi uygulanmışsa ve iletiler Silinen öğeler<'e taşınmışsa. klasörün süresi dolduktan sonra bunları Silinmiş öğeler->Silinen öğeleri kurtar bölümünden kurtarabilirsiniz.
Ayarlanan politika, e-postalar alındığında gelen kutusunda da görüntülenebilir. Örneğin, aşağıdaki kullanıcıya 2 yıllık Silme politikası uygulandı
Arşive Taşı politikası uygulanırsa ve yerinde arşivleme klasörü etkinleştirilirse ve klasörün süresi dolduktan sonra iletiler silinirse, dosyaları kurtarabilirsiniz onlar burada.
Karar
Sonuç olarak bu kılavuz, Exchange Server 2019'da posta kutusu kotalarını, arşivlerini ve saklama politikalarını yapılandırmaya ilişkin değerli bilgiler sağlamıştır. Kuruluşlar, bu özellikleri anlayıp etkili bir şekilde uygulayarak e-posta yönetimi süreçlerini optimize edebilir, işbirliğini geliştirebilir, veri bütünlüğünü sağlayabilir ve yasal düzenlemeleri karşılayabilir uyumluluk gereksinimleri. Umarım bu bilgilendirici olmuştur.
Daha fazla gör:
- Postfix, Dovecot, MySQL ve RoundCube ile Rock Linux 8'de Posta Sunucusu Kurulumu
- E-posta Şablonunuzu Özelleştirme Kılavuzu
- Üçüncü Taraf Bir E-posta İstemcisi ile Gmail Nasıl Kurulur