SharePoint'te Kayıt Yönetimi: Nasıl Çalışır?

Günümüzde çoğu kuruluş, günlük ortak projelerini ve ekip içeriğini yönetmek için Microsoft SharePoint'i kullanıyor çünkü bu, ağ sürücülerinin yerini alan, kullanımı kolay bir işbirliği ve belge yönetimi çözümü. SharePoint kitaplıklarınızdaki belgelerin birçoğu aslında düzgün bir şekilde yönetmeniz ve korumanız gereken kayıtlardır.

Bu makalede, Microsoft'un SharePoint içindeki kayıtları yönetmenize yardımcı olmak için sağladığı kayıt yönetimi işlevselliği açıklanmakta ve bunu en etkili şekilde kullanmak için neye ihtiyacınız olduğu açıklanmaktadır.

SharePoint'te Kayıt Yönetimine Geleneksel Yaklaşımlar

Geleneksel SharePoint, kayıt yönetimine iki yaklaşım sunar:

• Yerinde kayıt yönetimi — Kayıtlar, insanların onları oluşturduğu belge kitaplıklarında bulunur. Bu yaklaşımın avantajı, kullanıcıların kayıtların nerede olduğu konusunda endişe duymadan işlerini yapabilmeleridir. Ancak, kayıtlar birden fazla siteye ve site koleksiyonuna yayıldığından, yerinde kayıt yönetimi, kayıt yöneticisine çok büyük bir yük getirir. Saklama sürelerinin yönetimi de dahil olmak üzere uygun denetim ve kontrolün sürdürülmesi, tüm site koleksiyonu yöneticilerinin koordineli bir çabasını gerektirir. Kuruluşunuz ne kadar büyük olursa, zorluk da o kadar büyük olur.
• SharePoint Kayıt Merkezi — Kayıtlar, depolama ve yönetim için merkezi bir konuma taşınır. Bu seçenek, yöneticiler için yönetimi ve uyumluluğu önemli ölçüde kolaylaştırır. Ancak kayıtları orijinal kitaplıklarından taşımak kullanıcıların ihtiyaç duydukları verileri bulmasını zorlaştırabilir. Çözüm, SharePoint'i, içeriğin kayıt olduğu bildirildiğinde ve Kayıt Merkezi sitesine taşındığında geride bir taslak bırakacak şekilde yapılandırmak; saplama, kullanıcıların belgeye erişmek için takip edecekleri bir bağlantı görevi görerek kullanıcı deneyimleri üzerindeki etkiyi en aza indirir.

Bu geleneksel yaklaşımların her ikisinin de önemli dezavantajları vardır. Birincisi, özellikle işletmenin zaman içinde büyüyüp daha fazla elektronik veri ve daha az fiziksel kayıt biriktirmesi nedeniyle, personelin kayıt beyanı konusunda uygun şekilde eğitilmesini ve disipline edilmesini gerektirir. Çoğu insan gününün herhangi bir bölümünü kayıtları beyan ederek geçirmek istemediğinden, doğru bilgi yönetimini sağlamak genellikle çok zordur. Üstelik, kayıtları yönetmek için Kayıt Merkezi'ni kullanmayı seçerseniz, insanlar genellikle ihtiyaç duydukları bilgiye erişimlerini kaybedebilecekleri korkusuyla bir kaydın beyanını ertelerler.

Yıllarca SharePoint'i kullandıktan sonra kayıt yönetimini uygularsanız ek zorluklarla karşılaşırsınız. SharePoint'teki kayıt yönetimi, doğru meta verilere sahip, iyi yapılandırılmış belge kitaplıkları gerektirir; bu, çoğu SharePoint ortamında eksik olan bir şeydir. Ve tabii ki SharePoint'te çok büyük bir dosya birikimi var; Hangilerinin kayıt olarak ilan edilmesi gerektiğine karar vermek için hepsini gözden geçirme zamanı ve isteği kimde var?

Modern Bir Yaklaşım

Daha iyi bir yaklaşım, SharePoint Kayıt Merkezi'nin kayıtların sahipliğini alırken dosyaların orijinal sitelerinde kalmasına izin vermektir. Bu birleşik yaklaşım, Office365 uygulamalarının bir parçası olarak SharePoint kullanan kuruluşlar için hızla tercih edilen strateji haline geliyor. Office365 çözümü, bilgi yönetimi politikalarını yönetmeye yönelik bu modern yaklaşımı mümkün kılan bir Güvenlik ve Uyumluluk Merkezi içerir. Kuruluşlar, site veya e-posta adresi düzeyinde uygulayabilecekleri saklama politikaları oluşturabilir. Ayrıca uyumluluk düzenlemelerinin veya şirket içi politikaların gerekliliklerini karşılamak için e-postalardan belgelere kadar Office365'teki herhangi bir öğeye veya içerik türüne saklama etiketleri uygulayabilirler.

SharePoint'te Kayıt Yönetimiyle İlerlemeye Devam Ediyoruz

Kayıt Merkezi ve Güvenlik ve Uyumluluk Merkezi, kayıtlar toplanıp sınıflandırıldıktan sonra çoğu kuruluşun yasal ihtiyaçlarını karşılayabilir. Zorluk da bu: Kuruluşların kayıtların tanımlanmasını ve beyan edilmesini kolaylaştıracak bir yola ihtiyacı var. Bu yükü kullanıcılara yüklemek, sisteminizin kullanılmamasını sağlamanın iyi bir yoludur.

Kayıtların otomatik olarak sınıflandırılması, bilgi çalışanlarınızı kayıtları beyan etme zorunluluğundan kurtaracak ve aynı zamanda kayıt sınıflandırmanızın doğruluğunu ve tutarlılığını artıracaktır. Zamanla, aracınızı daha iyi eğittikçe, yanlış sınıflandırmaları düzeltmek ve gözden kaçan içeriği bulmak için Microsoft SharePoint'te daha önce sınıflandırılmış içeriği yeniden değerlendirebilir ve kuruluşunuzun kayıt politikalarının düzgün bir şekilde takip edildiğinden emin olabilirsiniz.

Netwrix Veri Sınıflandırma gibi araçlar kayıtları otomatik olarak tanımlayabilir, sınıflandırabilir ve bildirebilir. Otomatik sınıflandırma araçları, kullanıcı eğitimi veya manuel kayıt bildirimi ihtiyacını ortadan kaldırmasa da gerekli uyumluluk düzeyine ulaşmanıza ve bunu denetçilere ve hukuk personelinize göstermenize yardımcı olur.

Çözüm

Kayıt yönetimini uygulamaya yönelik en iyi yaklaşım, siteyi dikkatlice planlayıp organize ettiğinizden emin olarak bir Kayıt Merkezi sitesi kullanmaktır. Personelinizi kayıt yönetiminin önemi ve izlemeleri gereken süreçler konusunda eğitin, ancak SharePoint dağıtımınız boyunca kayıtları doğru ve tutarlı bir şekilde sınıflandırmak ve kaos üzerinde kontrol sahibi olmak için otomatik sınıflandırma aracından yararlanın.