Microsoft Office 365'te Veri Sınıflandırması

Giderek daha fazla kuruluş veri sınıflandırmanın gücünü ve değerini anlıyor. Sakladığınız bilgileri doğru şekilde sınıflandırıp etiketleyerek şunları yapabilirsiniz:

  • Kuruluş genelinde hassas verileri belirleyerek ve bunlarla ilgili kontrollerinizi iyileştirerek güvenliği güçlendirin.
  • CCPA ve GDPR gibi düzenlemelere uygunluğu sağlayın ve eklenen yeni düzenlemelere hızlı uyum sağlayın
  • Gizlilik, saklama ve gizlilik politikalarını uygulayın.
  • Yinelenen verileri tespit edip kaldırarak depolama ve yedekleme masraflarını azaltın.
  • Aramaları daha hızlı ve daha etkili hale getirerek iş süreçlerini geliştirin
  • Veritabanı mimarisi yapısını ve güvenlik platformu işlevselliğini iyileştirin.

Kuruluşunuz da çoğu kişi gibiyse, artık SharePoint Online, OneDrive ve Exchange Online gibi bulut platformlarına güveniyorsunuz ve hassas içeriğin uygun şekilde korunduğundan emin olmak için orada ne tür verilerin depolandığını tam olarak bilmeniz gerekiyor. Bu makalede, yardımcı olmak amacıyla Microsoft 365'te veri sınıflandırmanın nasıl çalıştığı ve temel sınırlamaların nasıl aşılacağı açıklanmaktadır.

Veri Sınıflandırma Nasıl Çalışır: Genel Bakış

Microsoft 365 veri sınıflandırma süreci aşağıdaki temel süreçleri içerir:

  • Etiket oluşturma ve yayınlama — Yöneticiler duyarlılık etiketleri oluşturur ve ayarlarını yapılandırır. Etiketleri, nasıl kullanılmaları gerektiğini ayrıntılarıyla açıklayan bir politikayla birlikte dahili olarak yayınlarlar.
  • İçeriğe etiket uygulama — İş kullanıcıları e-posta veya belgelerle çalışırken içeriği sınıflandırmak için yöneticiler tarafından sağlanan etiketleri uygulayabilirler. Yöneticiler ayrıca belirli bir etiketin içeriğe otomatik olarak atanacağı koşulları da belirleyebilir.

  • M365 tarafından etiket kullanımı — Microsoft 365, e-posta iletilerine ve belgelere uygulanan etiketlere göre koruma ayarlarını zorunlu kılar. Özellikle aşağıdaki Microsoft 365 iş yükleri duyarlılık etiketlerini tanır:

    • Ofis uygulamaları
    • Microsoft 365 Grupları
    • SharePoint, OneDrive ve Microsoft Ekipleri
  • Etiketin diğer sistemler tarafından kullanımı — Dahili süreçler ve üçüncü taraf çözümler de etiketleri kullanabilir. Örneğin, veri kaybını önleme aracınız, belirli bir hassasiyet etiketiyle içerik paylaşmaya çalışan kullanıcıları uyarabilir veya engelleyebilir ve veri saklama politikanız, dosyaların ne zaman silinmesi gerektiğini belirlemek için etiketleri kullanabilir.

Microsoft 365 Duyarlılık Etiketleri Oluşturma ve Yayımlama

Microsoft 365'teki sınıflandırma etiketleri aslında Microsoft bulutundaki belgelere ve e-postalara eklenen özelleştirilebilir damgalardır. Dosyanın meta verilerinde depolanırlar; dolayısıyla içerik örneğin bir Microsoft Office uygulamasında oluşturulsa bile, dosya taşınsa bile etiketleri bozulmadan kalır.

Etiket oluşturmak için Uyumluluk Merkezi'ni açın, Sınıflandırma > Hassasiyet Etiketleri'ne gidin ve aşağıdaki adımları uygulayın. Daha ayrıntılı ayrıntılar için bu Microsoft sayfasına bakın.

  1. Etiket Oluştur'u tıklayın ve uyarıyı kabul edin.
  2. Etiket için bir ad, ipucu ve açıklama girin. İleri'yi tıklayın.
  3. İstediğiniz koruma ayarlarını, süre sonu ayrıntılarını, izinleri, çevrimdışı erişim seçeneklerini ve diğer seçenekleri yapılandırın. Örneğin, belirli içeriklere şifreleme veya filigran ekleyebilir, yalnızca belirli kullanıcıların gizli belgeleri açmasına izin verebilir ve belirli içeriklerin e-posta yoluyla iletilmesini engelleyebilirsiniz.
  4. Otomatik etiketlemeyi açmayı seçerseniz, oluşturduğunuz etiketin içeriğe otomatik olarak atanacağı koşulları belirtin. Örneğin, içeriğin pasaport veya Sosyal Güvenlik numarası içerdiği etiketini ekleyebilirsiniz. Otomatik ve manuel etiketleme hakkında daha fazla ayrıntı için aşağıdaki tartışmaya bakın.
  5. Ayarlarınızı gözden geçirin ve Oluştur'u tıklayın.
  6. Kuruluşunuz için oluşturmayı seçtiğiniz her ek etiket için önceki adımları tekrarlayın.
  1. İsterseniz etiketinize politikalar atayın. Örneğin, belirli hassas bilgi türlerinin (kredi kartı numaraları gibi) her zaman Gizli olarak etiketlendiğinden emin olmak isteyebilirsiniz. Varsayılan olarak etiketler Microsoft 365'te şu sırayla görünür: Gizli, Dahili ve Genel. Bu sırayı değiştirebilirsiniz.
  2. İsterseniz etiketinize bir alt etiket ekleyin.
  3. Etiketleri Yayınla'ya gidin.
  4. Yayınlamak istediğiniz etiketleri seçin ve Ekle > Bitti > İleri'yi tıklayın.
  5. Ayarlarınızı inceleyin ve ardından Yayınla'yı seçin.
  6. Gerektiğinde düzey öncelikleri ve alt etiket grupları oluşturun.

SharePoint ve OneDrive'da Hassasiyet Etiketlerini Etkinleştirme

SharePoint ve OneDrive'da duyarlılık etiketlerini kullanmak için kaydolmanız gerekir. Bunu Uyumluluk Merkezi'ni veya PowerShell'i kullanarak yapabilirsiniz.

Microsoft 365 Uyumluluk Merkezi

Aşağıdaki adımları izleyin:

  1. Genel yönetici izinlerine sahip bir hesap kullanarak oturum açın.
  2. Çözümler > Bilgi Koruma'ya gidin. (Bu seçeneği hemen göremezseniz öncelikle Tümünü göster'i seçin.)
  3. Office çevrimiçi dosyalarındaki içeriği işleme özelliğini açmanızı isteyen bir mesaj görürseniz Şimdi etkinleştir'i seçin. Veri sınıflandırma işlemi hemen başlayacaktır.

Güç kalkanı

PowerShell genellikle duyarlılık etiketlerini etkinleştirmenin tercih edilen yolu olmasa da bazen tek seçenektir. Örneğin Microsoft 365 Multi-Geo kullanıyorsanız ve duyarlılık etiketlerini etkinleştirmek istiyorsanız PowerShell kullanmanız gerekir.

İşte atmanız gereken temel adımlar. Gerekli olabilecek tüm özel adımlar için bu Microsoft sayfasına bakın.

  1. Microsoft 365'te genel yönetici veya SharePoint yönetici ayrıcalıklarına sahip bir iş veya okul hesabını kullanarak SharePoint'e bağlanın.
  2. Aşağıdaki komutu çalıştırın:
Set-SPOTenant -EnableAIPIntegration $true

İçeriğe Etiketler Uygulama

Daha önce belirtildiği gibi, kullanıcılar içeriğe manuel olarak etiket uygulayabilir ve ayrıca etiketin otomatik olarak uygulanacağı koşulları da ayarlayabilirsiniz.

Manuel Etiketleme

Kullanıcılar, belge ayarları menüsünden etiketleri tek tek dosyalara veya tüm belge kitaplığına veya e-posta klasörüne manuel olarak uygulayabilir.

Otomatik Etiketleme

Bir etiketi otomatik olarak uygulamanın iki yöntemi vardır:

  • İstemci tarafı etiketleme — Kullanıcılar Word, Excel, PowerPoint veya Outlook'ta belgeler veya e-postalarla çalışırken, sistem içeriği inceleyecek ve kullanıcının reddetmek üzere kabul edebileceği etiketler önerecektir.
  • Hizmet tarafı etiketleme — İçerik zaten SharePoint veya OneDrive'a kaydedildiğinde veya Exchange tarafından gönderildiğinde veya alındığında, kullanıcı içerikle etkileşimde bulunmadığından etiketler otomatik olarak uygulanır.

Tüm ayrıntılar için bu Microsoft sayfasına bakın.

Microsoft 365 Veri Sınıflandırmayla İlgili Zorluklar

Microsoft 365'teki belge ve e-posta sınıflandırması kullanışlı bir yapı ekler ve kullanıcıların ağlarındaki verileri anlamlandırmasına yardımcı olur. Ancak bu, bazı önemli zorlukları da beraberinde getiriyor.

Manuel Etiketleme Sorunları

  • Hata riski — Mükemmel bir dünyada kullanıcılar her zaman kuruluşun manuel etiketleme süreci gereksinimlerine uyar. Ancak gerçek dünyada kuruluşlar, çalışanların etiketleri her zaman doğru şekilde atayacağını varsayamaz; İnsan hatası her zaman iş yapmanın maliyetinin bir parçası olacaktır.
  • Eski içeriği etiketlemede başarısız olma riski — Manuel etiketleme zahmetli ve zaman alıcı bir süreç olduğundan, sistemlerinizde halihazırda depolanan büyük miktardaki içerik muhtemelen hiçbir zaman sınıflandırılmayacaktır.

Otomatik Etiketleme Sorunları

  • Kesinlik eksikliği — İçeriği anahtar kelimelere göre sınıflandırmak çoğu zaman kötü sonuçlar verir. Kuruluşlar hem yanlış pozitifleri (hak etmedikleri bir etiket alan belgeler) hem de yanlış negatifleri (kendilerine atanması gereken bir etiket alamayan dosyalar) bildirir.
  • Sınırlı uygulanabilirlik — Microsoft 365'teki otomatik etiketlemenin belirli önkoşulları vardır ve Microsoft ürünlerinin eski sürümlerinde desteklenmez. Ayrıca bu işlevsellik yalnızca Microsoft 365 E5 ve Azure Information Protection Premium P2 gibi belirli abonelik planlarında kullanılabilir. Üstelik etiketleri yalnızca Office dosyalarına uygulayabilirsiniz.

Microsoft 365 Veri Sınıflandırmasına Bir Alternatif

Verilerinizi sınıflandırma çabasını ve maliyetini azaltmak ve daha doğru sonuçlar almak için üçüncü taraf bir çözüme yatırım yapmayı düşünün. Örneğin Netwrix Veri Sınıflandırması şunları sağlar:

  • Bileşik terim arama ve kök çıkarma gibi gelişmiş teknikler sayesinde daha doğru sınıflandırma sonuçları
  • Hem yapılandırılmış hem de yapılandırılmamış veriler için destek
  • Hem şirket içi hem de bulut veri havuzları için destek
  • Belirli düzenlemelere ve veri türlerine uygun, önceden tanımlanmış sınıflandırmalar
  • Şirkete özel içeriği işlemek için özel sınıflandırmalar
  • Yalnızca Office belgeleri için değil, çeşitli dosya türleri için destek.

İlgili makaleler