Microsoft Office 365 Paylaşılan Posta Kutuları Yönetimi

Microsoft 365'teki paylaşılan posta kutuları ekiplerin işbirliği yapmasına ve e-posta sorumluluklarını paylaşmasına olanak tanır. Burada Microsoft 365 paylaşılan posta kutularını nasıl oluşturacağınızı, yapılandıracağınızı ve kullanacağınızı öğrenmenize yardımcı olacağız.

Microsoft 365'te paylaşılan posta kutusu nedir?

Paylaşılan bir posta kutusu, e-posta göndermek, paylaşılan klasörlere erişmek veya aynı takvimi ve kişi listesini kullanmak için uygun izinlere sahip birden fazla kullanıcının aynı e-posta hesabına erişmesine olanak tanır. Paylaşılan posta kutuları, lisans gerektirmeden 50 GB'a kadar veri depolayabilir.

İşletmelerin paylaşılan bir posta kutusuna ihtiyaç duyduğu senaryoların yaygın örnekleri şunlardır:

Müşteri desteği veya resepsiyon için tutarlı bir takma ad kullanma
Bir departmandaki herkesin aynı gelen kutusuna erişmesini sağlamak
Yüklenicilerin veya satıcıların faturaları tek bir tutarlı yere göndermesini sağlamak
Eski ve yeni çalışanlar arasında geçiş

Kuruluşunuzun hibrit bir Exchange ortamı varsa Microsoft, paylaşılan posta kutularınızı yönetmek için Exchange yönetim merkezini (EAC) kullanmanızı önerir.

Paylaşılan bir posta kutusunun sınırlamaları nelerdir?

Kullanışlı olmasına rağmen paylaşılan posta kutularının bazı sınırlamaları vardır:

Paylaşılan posta kutularının depolama sınırları vardır.
Paylaşılan bir posta kutusundan gönderilen e-postaları şifrelemek mümkün değildir.
Paylaşılan bir posta kutusu daha az güvenli olabilir çünkü her kullanıcı ona kendi kimlik bilgilerini kullanarak erişir ve bu kimlik bilgilerinin herhangi biri tehlikeye girebilir.

Microsoft 365 Paylaşılan Posta Kutusu Oluşturma ve Üye Ekleme

Microsoft 365 paylaşılan posta kutusu oluşturma ve yeni kullanıcılar ekleme işlemi basittir:

Genel bir hesap veya Exchange hesabı kullanarak yönetici olarak oturum açın.
Gruplar > Paylaşılan posta kutuları'nı tıklayın.
Yeni bir paylaşılan posta kutusu oluşturmak için + Posta kutusu ekle'yi tıklayın.
Posta kutusu için e-postalardaki "Kimden" satırında görünecek bir ad belirtin. Otomatik olarak düzenleyebileceğiniz bir e-posta adresi atanacaktır. Ekle'yi tıklayın.
Üye eklemek için "Sonraki adımlar"ın altında Bu posta kutusuna üye ekle'yi seçin.
+Üye ekle'yi tıklayın ve yeni paylaşılan posta kutusuna erişmesini istediğiniz etkin kullanıcıları seçin.
Kaydet'i ve ardından Kapat'ı tıklayın.

Üyelerin Paylaşılan Posta Kutusunu Görmesini ve Kullanmasını Etkinleştirme

Exchange, kullanıcının izinlere sahip olduğu paylaşılan posta kutularını Outlook'taki posta kutularına otomatik olarak eşleyen, otomatik eşleme adı verilen bir özellik içerir. Otomatik eşleme etkinse (varsayılan olarak açıktır), Outlook'u kapatıp yeniden başlattıktan sonra her kullanıcının Outlook uygulamasında yeni paylaşılan posta kutuları otomatik olarak görünecektir. Ancak otomatik eşleme, paylaşılan posta kutusunda değil, her kullanıcının posta kutusunda ayarlanır. Bu nedenle, otomatik eşlemeyi kullanmak istiyorsanız, bir güvenlik grubu kullanmak yerine, her kullanıcıya açıkça izin atayarak paylaşılan posta kutusuna erişimi yönetmeniz gerekir.

Gönderilen E-postaları Kaydetmek İçin Paylaşılan Posta Kutusunu Yapılandırma

Varsayılan olarak, bir kişi paylaşılan bir posta kutusunu kullanarak posta gönderdiğinde, gönderilen mesaj o kişinin Gönderilmiş Öğeler klasöründe saklanır. Yanıtların ve gönderilen diğer e-postaların da paylaşılan posta kutusunun Gönderilenler klasörüne kaydedileceği şekilde paylaşılan bir posta kutusu ayarlamak için şu adımları izleyin:

Genel bir yönetici veya Exchange yönetici hesabı kullanarak Microsoft 365 yönetim merkezinde oturum açın.
Gruplar > Paylaşılan posta kutuları'na gidin.
Paylaşılan posta kutunuza tıklayın.
Özellikler'e gidin.
Gönderilmiş Öğeler'in yanındaki Düzenle'yi tıklayın.
Hem Bu posta kutusu olarak gönderilen öğeleri kopyala hem de Bu posta kutusu adına gönderilen öğeleri kopyala'nın yanındaki Açık'ı seçin.
Kaydet'i tıklayın.

Kullanıcının Posta Kutusunu Paylaşılan Posta Kutusuna Dönüştürme

Posta kutusunu paylaşılan posta kutusuna dönüştürmek istediğiniz kullanıcıya bir lisans atanmış olmalıdır. Kullanıcının posta kutusuna veya hesabına atanan lisansı sildiyseniz, posta kutusunu paylaşılan posta kutusuna dönüştürebilmeniz için önce onu geri yüklemeniz gerekir.

Bir kullanıcının posta kutusunu paylaşılan bir posta kutusuna dönüştürmek için şu adımları izleyin:

Exchange yönetim merkezinde Alıcılar > Posta Kutuları'nı seçin.
Kullanıcının posta kutusunu seçin.
Paylaşılan Posta Kutusuna Dönüştür'ün altında Dönüştür'ü tıklayın.

Bir Hesapta Oturum Açma Nasıl Engellenir

Kullanıcılar genellikle kendi hesaplarını kullanarak paylaşılan posta kutularına erişir. Ancak bu, bir kullanıcının hesabını ele geçiren bir bilgisayar korsanının, paylaşılan posta kutusuna erişim sağlayabileceği anlamına gelir. Böyle bir durumda, aşağıdaki adımları uygulayarak güvenliği ihlal edilen hesapta oturum açılmasını engelleyebilirsiniz:

Exchange yönetim merkezinde, Kullanıcılar'ın altındaki Etkin kullanıcılar sayfasına gidin.
Paylaşılan posta kutusu hesabını bulun ve kullanıcıyı seçin.
Bu kullanıcıyı engelle'yi seçin.
Kullanıcının oturum açmasını engelle'yi tıklayın.
Değişiklikleri kaydet'i tıklayın.

Kullanıcılara Outlook'ta ve Web'de Paylaşılan Posta Kutusunu Nasıl Açacaklarını ve Kullanacaklarını Öğretme

Paylaşılan bir posta kutusunun yöneticisi olarak, yeni kullanıcıların Outlook'ta paylaşılan posta kutularını nasıl kullanacaklarını öğrenmelerine yardımcı olmak sizin sorumluluğunuzdur. Kullanıcılardan gelen bazı yaygın sorular şunlardır:

Outlook'uma paylaşılan bir posta kutusunu nasıl eklerim?

Bu, Outlook'u kapatıp yeniden başlattığınızda otomatik olarak gerçekleşmelidir. Hesabı, “E-posta” sekmesi altındaki hesap ayarlarınızdan manuel olarak da ekleyebilirsiniz.

Paylaşılan hesaba mobil cihazdan nasıl erişirim?

Mobil cihazınızdaki tarayıcıyı kullanarak Outlook'un web sürümüne erişebilirsiniz.

Paylaşılan Posta Kutularına İlişkin İzinleri Kontrol Altına Alma

Paylaşılan posta kutularının kötüye kullanılmasını önlemek ve güvenlik olaylarından kaçınmak için düzenli olarak şunları yapmalısınız:

Hangi kullanıcıların paylaşılan posta kutularına erişim iznine sahip olduğunu kontrol edin
Bu posta kutularında kimin ne okuduğunu izleyin.

Bu görevler, hassas iş bilgilerini korumak, potansiyel olarak kötü niyetli kullanıcıları tespit etmek ve yanlışlıkla silinen veya gönderilen e-postaları izlemek için gereklidir.

Exchange Çevrimiçi Yönetim Konsolu, paylaşılan posta kutusunda kimin neye erişebileceğini izlemenize yardımcı olur. Ancak yerel denetimin, kısa saklama süresi ve sınırlı filtreleme ve uyarı seçenekleri dahil olmak üzere çeşitli dezavantajları vardır.

Tüm sistemlerin izlenmesini destekleyen bir üçüncü taraf çözümüne sahip olmak, birden fazla çözüm ve konsolu bir arada kullanmanın getirdiği rahatsızlıkları ve insan hatalarını ortadan kaldıracak, ayrıca izinler ve kullanıcı etkinlikleri konusunda size daha iyi görünürlük sağlayacaktır. Özellikle Netwrix Auditor for Exchange, Exchange Online ve Exchange Server için aşağıdaki gibi önemli ayrıntıları içeren okunması kolay raporlar sağlar:

Sahibi olmayan posta kutusu erişim etkinlikleri
Hangi kullanıcıların hangi posta kutuları üzerinde sahiplik dışı hakları vardır
Posta kutusu izinleri ve yetkilendirmede yapılan değişiklikler

Ayrıca erişim olaylarını ve kullanıcı izinlerindeki değişiklikleri takip etmek için ihtiyaç duyduğunuz tüm bilgileri de sağlar. Yerleşik filtreler tam olarak istediğiniz bilgilere odaklanmanızı kolaylaştırır. Sonuç olarak, güvenlik risklerini en aza indirirken paylaşılan posta kutularının rahatlığından da yararlanabilirsiniz.