OneDrive Yönetim Merkezi Nasıl Kullanılır ve Depolama Kotaları Nasıl Artırılır

OneDrive İş, Dropbox'a benzeyen bir dosya depolama ve senkronizasyon hizmetidir: Nerede olursa olsun veya hangi cihazı kullanıyor olursa olsun, kişinin tüm dosya ve klasörlerini kullanılabilir hale getirir.

OneDrive İş ve SharePoint Online Karşılaştırması

Hem SharePoint hem de OneDrive İş (OD4B), kullanıcıların dosyaları depolamasına, paylaşmasına ve bunlara birden fazla cihazdan erişmesine olanak tanır. Peki bu iki Office 365 uygulaması arasında nasıl seçim yapılır?

• OneDrive, belgeleri kaydedip alabileceğiniz bir ana dizine veya kişisel eşlenmiş sürücüye benzer. OneDrive İş, Windows Belgelerim klasörünün bulut tabanlı bir sürümü olarak tanımlanabilir. Bu işlevsellik Dropbox'a benzese de önemli bir fark var: Bir ekibin farklı üyeleri Dropbox'ı kullandığında, depolama ve paylaşım için belgelere erişim elde ediyorlar. OneDrive dosyalarınızı başkalarıyla paylaşabilseniz de, yazılım aslında kullandığınız çeşitli cihazlar üzerinden senkronize edilebilecek kişisel bir bulut dosya deposu anlamına gelir.
• Öte yandan SharePoint, iş arkadaşlarınızla veya kuruluşunuz dışındaki kişilerle işbirliği gerektiren projeler için idealdir. Modern bir dosya gibi hizmet veren ekip siteleri aracılığıyla çeşitli hizmetler sağlar. Kuruluşlar, verileri iş arkadaşlarıyla paylaşmak ve projeler üzerinde gerçek zamanlı olarak birlikte çalışmak için SharePoint'i kullanır. Dosyalarınıza bireysel olarak değil de SharePoint ekibi olarak sahipseniz, bunları bir SharePoint sitesine koymak genellikle mantıklı olur. Güvenliği korumak için her kullanıcının erişim izinlerini kontrol edebilirsiniz. Üstelik SharePoint, OneDrive'ın desteklemediği takvimler, wiki'ler ve toplantı çalışma alanları gibi ek içerik türlerini de işleyebilir.

OneDrive İş'i Yönetmek için OneDrive Yönetim Merkezi'ni Kullanma

Genellikle her kullanıcı kendi OneDrive ayarlarından sorumludur. Ancak Office 365 yöneticisi olmak size tüm OneDrive İş kişisel sitelerini yönetme gücü verir. OneDrive İş'in Office 365 kiracınızda çalışma şeklini özelleştirmek için https://admin.onedrive.com/ adresindeki OneDrive yönetim merkezi önizlemesini kullanın. Yönetici portalı tıklayabileceğiniz aşağıdaki bölümleri içerir:

• Ev
• Paylaşma
• Senkronizasyon
• Depolamak
• Cihaz erişimi
• uyma
• Bildirimler

Ev

Bu, yönetici portalının varsayılan açılış sayfasıdır. Burada en son Office 365 İleti Merkezi gönderilerinizin tümünü görebilirsiniz.

Paylaşma

Paylaşım sayfası, kullanıcıların bilgileri nasıl ve kimlerle paylaştığını kontrol etmenizi sağlar. Kullanıcı bir belgeyi paylaştığında oluşturulacak bağlantı türünü seçebilirsiniz. Ayrıca bir bağlantının süresinin dolmasına kadar geçecek gün sayısını ve dosyalara yönelik bağlantıların, tüm klasörlerin içeriğini paylaşan bağlantılardan farklı izinlere sahip olup olmayacağını da yapılandırabilirsiniz.

Harici paylaşım seçeneklerine özellikle dikkat edin. OneDrive verilerinize (varsa) hangi harici kullanıcıların erişebileceğini kontrol edebilirsiniz. Ayrıca paylaşımın engelleneceği alan adlarının bir listesini de oluşturabilirsiniz; kuruluş dışındaki kullanıcıların davetin gönderildiği hesaptan daveti kabul etmesini zorunlu kılmak (bu, davetlerin iletilmesini engeller); ve harici kullanıcıların, sahip olmadıkları öğeleri paylaşmalarını engelleyin.

Şekil 1. Harici paylaşımı yapılandırma

Senkronizasyon

Senkronizasyon sayfasından Windows 7, Windows 8.1 ve Mac istemcileri için önerilen en son OneDrive senkronizasyon istemcisini indirebilirsiniz; senkronizasyon Windows 10'da yerleşiktir, dolayısıyla Windows Update işlevi bu makinelerdeki istemcinin güncellenmesini gerçekleştirecektir. Ayrıca belgelerin kullanıcıların ev bilgisayarlarıyla senkronize edilmesini ve iyi senkronize edilemeyen veritabanları gibi belirli dosya türlerinin senkronizasyonunun engellenmesini de önleyebilirsiniz.

Şekil 2. Senkronizasyon ayarlarını yönetme

Depolamak

Bu sayfa buluttaki dosya depolamayı yönetmenize yardımcı olur. Tüm kullanıcılar için varsayılan kotayı (her kullanıcı 1 ila 5 terabayt arasında depolayabilir) ve silinen kullanıcılara ait belgeler için saklama ilkesini yapılandırabilirsiniz.

Şekil 3. Depolama kotalarını yönetme

Cihaz erişimi

Burada belirli IP aralıklarına erişimi kısıtlayabilirsiniz (örneğin, yalnızca ofis ağınızdaki cihazların senkronizasyon yapabilmesi için) veya en son kimlik doğrulama yöntemlerini destekleyen cihazlara erişimi kısıtlayabilirsiniz.

Şekil 4. Cihaz erişim kısıtlamalarını yönetme

uyma

Uyumluluk sayfası, yöneticilerin denetim, veri kaybı önleme, saklama ve eKeşif gibi bazı önemli senaryoları bulabileceği Güvenlik ve Uyumluluk Merkezi'ne giden bir kısayoldur.

Bildirimler

Bildirimler sayfasında, paylaştığınız kullanıcılar diğer harici kullanıcıları davet ettiğinde, harici kullanıcılar dosyalara erişim davetlerini kabul ettiğinde ve anonim bağlantılar oluşturulduğunda veya değiştirildiğinde OneDrive sahiplerine verilecek e-posta uyarılarını yapılandırabilirsiniz.

Şekil 5. OneDrive İş bildirimlerini yapılandırma

OneDrive Depolama Kotaları Nasıl Artırılır

Office 365 E tipi plana sahip her kullanıcı en az bir terabayt Microsoft OneDrive depolama alanına sahip olur. En az beş kullanıcılı E3 planları ve üzeri için "sınırsız" depolama alanı elde edersiniz, ancak elbette bu tamamen doğru değildir; başlangıçta kullanıcı başına bir terabayt alan alırsınız ve yönetici bu kotayı kullanıcı başına beş terabayta çıkarabilir. Kullanıcı beş terabayt sınırına ulaştığında, kotayı kişi başına 25 terabayta çıkarmak için Microsoft desteğine bir bildirim gönderebilirsiniz. Bu sınıra ulaşıldığında, SharePoint ekip siteleri tek bir kişiyle sınırlı olduğundan bireysel kullanıcılara daha fazla alan paylaştırılır.

Depolama kotalarını SharePoint Çevrimiçi Yönetim Kabuğu'nu kullanarak yapılandırırsınız. Varsayılan depolama kotasını 1 TB olarak ayarlamak için aşağıdaki PowerShell komutunu girin:

Set-SPOTenant -OneDriveStorageQuota 1048576

5 TB için size matematikten tasarruf edeceğim; 5242880. Ancak burada bedava öğle yemeği yok: Herhangi bir bireysel kullanıcının aboneliği burada belirttiğiniz değere izin vermiyorsa, kotası lisanslarının izin verdiği maksimum değere ayarlanacaktır.

Mevcut bir kullanıcının OneDrive hesabının depolama sınırını yeni varsayılan depolama alanıyla değiştirmek için aşağıdaki komutu çalıştırın:

Set-SPOSite -Identity /personal /jon_jonathanhassell_com –StorageQuotaReset

OneDrive İş Kullanıcı Deneyimi Konusunda Kullanıcılara Rehberlik Etme

Kullanıcıların OneDrive İş'i kullanmaya başlaması kolaydır; https://portal.office.com adresinden Office 365 portalında oturum açmaları ve OneDrive düğmesini tıklamaları yeterlidir. Ortaya çıkan sayfa şuna benzer:

Şekil 6. OneDrive İş web kullanıcı arayüzü

Temel olarak OneDrive İş, kullanıcının sisteminde başka bir dosya klasörü haline gelir; kullanıcılar belgeleri, elektronik tabloları, resimleri ve diğer dosyaları bu klasöre kaydedebilir.

Şekil 7. OneDrive kullanıcı deneyimi

Her dosyanın Durum sütunu aşağıdakilerden birine sahip olacaktır:

• Yeşil onay işaretli bir daire; bu, dosyanın hem bulutta hem de yerel cihazda mevcut olduğu anlamına gelir.
• Daire şeklinde iki ok; bu, dosyanın şu anda senkronize edildiği anlamına gelir.
• Dosyanın yalnızca OneDrive bulutunda mevcut olduğu anlamına gelen bir bulut simgesi. Bulut dosyasının kalıcı bir kopyasını yerel cihazınıza indirmek için dosyayı sağ tıklayın ve Her zaman bu cihazda tut'u seçin.