Planlayıcı Planlarında Tamamlanmamış Görevleri Analiz Etme

Planner Graph API'lerinden Daha Fazla Faydalanma

Geçen ay Microsoft'un Planner Graph API'lerini uygulama izinleriyle nasıl yükselttiğini anlatmıştım. Bu değişiklik önemlidir çünkü otomasyon için daha fazla fırsat yaratır. Bir Microsoft 365 kiracısındaki tüm planların ayrıntılarının nasıl çıkarılacağına ve raporlanacağına ilişkin ilkeleri gösteren bir tanıtım komut dosyası ekledim. Senaryoda daha sonra düzelttiğim bir veya iki hata vardı. Aynı zamanda okuyucuların talep ettiği iki özelliği eklemek için senaryoyu yükseltme fırsatını da değerlendirdim.

Tamamlanmamış Görevleri Listeleme

İlk değişiklik, her plan için tamamlanmamış görevlerin bir listesinin eklenmesidir. Buradaki fikir, planlarda devam eden çalışmalara genel bir bakış oluşturmaktır. Görevin yaşı ve atamadan bu yana geçen gün sayısı, biraz fazla uzun sürebilecek görevleri vurgular.

Bir plan için tamamlanmamış görev listesini oluşturmak zor değildir. Komut dosyasının önceki sürümü zaten bir plan için görev kümesini getiriyordu, dolayısıyla gereken tek işlem şuydu:

Tamamlanan görevleri filtreleyin.
Görev önceliğini işaretlemek için kullanılan dahili değerleri (örneğin, 5=orta) metne çevirin.
Benzer şekilde, görevin tamamlanma yüzdesini bir metin değerine çevirin.
Görevin kaç yaşında olduğunu (oluşturulduğundan bu yana geçen gün sayısı) ve birisinin görevi mevcut sahibine atamasının üzerinden ne kadar zaman geçtiğini hesaplayın.

Bu adımların hiçbiri, mevcut görev verilerine göre çalıştıklarından ek Grafik istekleri gerektirmedi.

Bireysel Görev Atamalarını Görüntüleme

Görevler plan listesinin herhangi bir üyesine atanabilir. Microsoft 365 gruplarına ait planlar için bu, herhangi bir grup üyesi anlamına gelir. Döngü görev listesi bileşenleri, planları için hafif kapsayıcılar kullanır ve üyelik, bileşene erişimi olan hesaplardan oluşur. Betik hafif planları yok sayar.

Herhangi bir grupta, bazı kişilerin kendilerine verilen görevlerle başa çıkmada diğerlerinden daha iyi olması muhtemeldir. Bazılarının diğerlerinden daha fazla görev alması da mümkündür, bu nedenle iş eşit olmayan şekilde dağıtılır. Ve bazı insanlar, iş tamamlandığında görevleri kapatma konusunda diğerlerinden daha az titizdir, bu da onların adına açılan görevlerin sayısının olması gerekenden çok daha fazla olduğu anlamına gelir. Bu nedenlerden ve daha fazlasından dolayı grup üyeleri için görev yönetimi "sorunlu" olabilir.

Planlayıcı, grup üyeleri için görev atamalarının bir şemasını içerir (Şekil 2). Grafik, üst düzey bir genel bakış olarak kullanışlıdır ancak bazı sorunları vardır. Filtreler yardımcı olmak için mevcuttur (örneğin, yalnızca tamamlanmamış görevleri veya belirli üyelere yönelik görevleri dahil etmek için), ancak bunlar yalnızca grafikte görüntülenen verileri hassaslaştırır.

Şekil 2'de gösterilen veriler olağanüstü sayıda atanmamış görevi içermektedir. Her plan farklıdır ve bu durumda BT Uzmanları için Office 365 e-Kitap ekibi, mesaj merkezi gönderilerini Planner ile senkronize ederek Microsoft 365 mesaj merkezinde yayınlanan değişiklikleri takip eder. Kurumsal Microsoft 365 uygulamalarına yönelik bir güncelleştirmenin mevcut olduğunu duyuranlar gibi bazı mesaj merkezi gönderileri bilgilendirici niteliktedir ve hemen kapatılabilir; bazılarının ise kitabın içeriğiyle ilgisi yoktur. Son olarak, Microsoft mesaj merkezi gönderilerini yeniden yayınladığında veya kod güncellemelerinin görüneceği tarihi güncellediğinde bazen yinelenen görevler ortaya çıkar. Atanmamış görev sayısının çokluğu nedeniyle bu görevleri hemen kapatıyoruz.

Bireysel görev atamalarına geri dönersek, çoğu durumda insanlar tamamlanmamış görevler hakkında bilgi edinmek ister. Tamamlanan işler kısa sürede unutulur, ancak tamamlanmamış işler zihne ağırlık verir veya buna benzer bir şey. Grafik, bir kişinin kaç görev atamasına sahip olduğunu gösterir ve bir filtre, kümeyi tamamlanmamış görevlere indirgeyebilir, ancak hepsi bu. Daha iyisini yapabiliriz.

Şekil 3, BT Uzmanları için Office 365 e-Kitabı üzerinde çalışan farklı yazarlara ve editörlere ait tamamlanmamış görevler için rapor komut dosyası tarafından oluşturulan atama analizini göstermektedir. Gördüğünüz gibi en fazla sayıda tamamlanmamış görev benim dosyamda yer alıyor. Sadece diğer yazarlardan daha fazla bölüm yazdığımı iddia edebilirim. Ayrıca bazen evrak işlerini tamamlamamaktan ve işleri kapatmaktan dolayı suçlu olduğumu da söyleyebilirim. Görevlerinin üzerinden ortalama yüz günden fazla zaman geçmiş olan herkesin ödevlerini temizlemek için yardıma ihtiyacı olabilir!

Tamamlanmamış görev analizini oluşturmaya yönelik kod, her grup üyesi arasında dolaşıp herhangi bir aktif görevi olup olmadığını keşfetmek ve bazı temel hesaplamalar yapmaktan ibarettir.

Örnek betiğin V2.0'ı (GitHub'dan indirilebilir), tamamlanmamış görev listesini ve bireysel üye istatistiklerini oluşturmaya yönelik kodu içerir.

Düşünme Şapkalarınızı Takın

Verilere erişim yaratıcılığı özgürleştirir. Planner verilerine Grafik aracılığıyla erişim sayesinde insanlar, verilerin ne anlama geldiğine dair çok daha zengin bir anlayışa sahip olabilir. Benim örneğim sadece mümkün olanın yüzeyini çiziyor. Örneğin, insanlar Microsoft'tan Planner'da yer alan grafik setini geliştirmesini istedi. Bazıları mevcut sette bir Gantt şeması görmek ister. İsteğin yerine getirilmesi Planner'ı Microsoft Project'e çok yaklaştırabilir, ancak eminim ki bir grafik kitaplığının manipülasyonu konusunda benden daha yetenekli biri bu işi yapabilir.

TEC Konuşması: Microsoft Mesajları Engellemeye Başladıktan Sonra Şirket İçi Exchange Hakkında Ne Yapmalı?