Exchange ve Microsoft 365'te Otomatik Yanıt (Ofis Dışında) İletisini Yapılandırma

Otomatik yanıt özelliği (Otomatik Yanıt, İşyeri Dışında Mesajı/OOF), bir Exchange kullanıcısının gelen tüm e-postalara yanıt olarak belirli bir mesajı otomatik olarak göndermek için posta kutusunda bir kural yapılandırmasına olanak tanır. Genellikle, bir kullanıcı uzun süre ofis dışında kaldığında (tatil, iş gezisi vb.) otomatik yanıt etkinleştirilir. Bir kullanıcı, Outlook veya web üzerinde Outlook grafik arabirimleri aracılığıyla otomatik yanıtı kendisi yapılandırabilir. Bu yazıda, Exchange Admin Center'dan (EAC) veya PowerShell kullanarak Exchange Server 2019/2016/2013/2010 ve Exchange Online'da (Microsoft 365) otomatik yanıt mesajının nasıl etkinleştirileceğini, devre dışı bırakılacağını ve yapılandırılacağını göstereceğiz.

Exchange Server'da Otomatik Yanıt Mesajı Nasıl Etkinleştirilir?

Başka bir kullanıcının posta kutusu için otomatik yanıtı grafiksel Exchange Kontrol Paneli (ECP) aracılığıyla yapılandırabilirsiniz:

1. Exchange Denetim Masası'nda oturum açın, sağ üstteki kullanıcı simgenizi tıklayın ve Başka bir kullanıcı'yı seçin;

   

2. Otomatik yanıtı etkinleştirmek istediğiniz bir kullanıcı posta kutusu seçin;

3. Otomatik yanıt mesajı oluştur'u tıklayın;
   

   

4. Burada, Otomatik yanıt gönder seçeneğini işaretleyerek ve otomatik yanıtların gönderilmesini istediğiniz süreyi ayarlayarak (Yanıtları yalnızca bu süre zarfında gönder) OOF'yi etkinleştirebilirsiniz. Ardından, kuruluşunuzdaki kullanıcılar için bir otomatik yanıt mesajı metni ve harici kullanıcılar için bir metin girin (Kuruluşumun dışından gönderene otomatik yanıt iletileri gönder);
   

   

5. Değişiklikleri kaydedin ve OWA'yı kapatın.

Artık bir kullanıcının posta kutusuna bir e-posta gönderirseniz, otomatik yanıt metnini içeren bir mesaj alacaksınız. Lütfen her gönderene yalnızca bir yanıt gönderildiğini unutmayın (aynı adrese başka bir e-posta gönderirseniz, OOF mesajını almazsınız). Exchange'in e-posta döngülerinden korunmasına yardımcı olur.

Exchange Sunucusunda, Get-MailboxAutoReplyConfiguration ve Set-MailboxAutoReplyConfiguration PowerShell cmdlet'lerini kullanarak bir otomatik yanıt yapılandırabilirsiniz.

Exchange Server'ınızda Exchange Management Shell'i açın veya PowerShell kullanarak uzaktan bağlayın.

Bir kullanıcı posta kutusu için otomatik yanıtları etkinleştirmek üzere aşağıdaki PowerShell betiğini kullanın:

$username="jason@a-d.site"
$starttime = "10/17/2022 00:00:01"
$endtime = "10/21/2022 23:59:59"
$msg_internal ="Dear recipient, I am out of office from {Date} to {Date} due to {reason}. If you cannot wait, call me at {phone number}"
$msg_external ="Dear recipient, I am out of office from {Date} to {Date} due to {reason}. If you require immediate assistance, please contact {Name} at {Email}"
Set-MailboxAutoReplyConfiguration $username -AutoReplyState Scheduled -StartTime $starttime -EndTime $endtime InternalMessage $msg_internal -ExternalMessage $msg_external -ExternalAudience All

Bu örnekte, otomatik yanıt süresi ayarlanmıştır (17 Ekim'den 21 Ekim'e kadar). Exchange kuruluşundaki dahili kullanıcılar ve harici kullanıcılar farklı OOF mesajları alacaktır.

Set-MailboxAutoReplyConfiguration a.jason@a-d.site -AutoReplyState Disabled -ExternalMessage $null -InternalMessage $null

Set-Mailbox a.jason@a-d.site -ForwardingAddress k.fisher@a-d.site -DeliverToMailboxAndForward $true

Set-Mailbox a.jason@a-d.site -ForwardingSmtpAddress $null

Bir kullanıcı için otomatik yanıtın etkinleştirilip etkinleştirilmediğini kontrol etmek ve mevcut OOF mesajını görüntülemek için aşağıdaki komutu çalıştırın:

Get-MailboxAutoReplyConfiguration a.jason@a-d.site

Otomatik yanıtın etkin olduğu bir kuruluştaki tüm posta kutularının bir listesini almak için:

Get-Mailbox | Get-MailboxAutoReplyConfiguration | Where-Object {$_.AutoReplyState -eq "scheduled"} | fl identity,MailboxOwnerId,AutoReplyState,StartTime,EndTime

Kalıcı otomatik yanıtlayıcıya sahip kullanıcıları bulmak istiyorsanız, planlandı öğesini etkin olarak değiştirin.

Microsoft 365'te (Exchange Online) Ofis Dışı İletilerini Yapılandırma

Exchange Online'da (Microsoft 365), kullanıcı posta kutuları için otomatik yanıtları da etkinleştirebilirsiniz.

OOF'yi Exchange Yönetici Merkezi aracılığıyla etkinleştirebilirsiniz (https://admin.exchange.microsoft.com/):

1. Alıcılar -> Posta Kutuları'na gidin;

2. Bir posta kutusu seçin;

3. Posta kutusu özellikleri penceresinde, Diğerleri sekmesini tıklayın ve Otomatik Yanıtlar -> Otomatik yanıtları yönet'i seçin;
   

   

4. Bir sonraki pencerede otomatik yanıtı etkinleştirebilir ve dahili ve harici gönderenler için bir yanıt metni girebilirsiniz.
   

   

Exchange Online'da (Microsoft 365), PowerShell kullanarak posta kutuları için otomatik yanıtı da yapılandırabilirsiniz. Exchange Server'dakiyle aynı komutlar kullanılır (Get-MailboxAutoReplyConfiguration ve Set-MailboxAutoReplyConfiguration).

EXOv2 PowerShell modülünü kullanarak Exchange Online kiracınıza bağlanın:

Connect-ExchangeOnline

Otomatik yanıtı etkinleştirmek için:

Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity b.hoffmann -AutoReplyState Enabled -InternalMessage "Internal autoreply message text" -ExternalMessage "External autoreply message text"

Bir posta kutusu için mevcut otomatik yanıt ayarlarını listelemek için:

Get-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity b.hoffmann

OOF'u devre dışı bırakmak için:

Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity b.hoffmann -AutoReplyState Disabled

Microsoft 365, Set-MailboxAutoReplyConfiguration cmdlet'ini kullanarak ayarlayabileceğiniz bazı ek otomatik yanıt seçeneklerine sahiptir:

• -AutoDeclineFutureRequestsWhenOOF $true

  - OOF etkinken tüm toplantı isteklerini reddedin;

• -DeclineAllEventsForScheduledOOF $true

  - ofis dışı dönem için planlanan tüm kabul edilen etkinlikleri reddedin;

• -DeclineMeetingMessage

  - önceki seçeneklerden biri tarafından yapılandırılmışsa, bir toplantı düzenleyicisine bir mesaj metni ayarlayın;

• -CreateOOFEvent $true

  - OOF dönemi için bir takvim etkinliği oluşturun. Bu, toplantıyı düzenleyenlerin bir planlama asistanı kullanmasını kolaylaştıracaktır;

• -OOFEventSubject

  - Outlook takviminde görüntülenecek bir OOF olay konusu ayarlayın.