Sharepoint Harici Paylaşımı Nasıl Etkinleştirilir?

SharePoint Online ve OneDrive'ın en büyük avantajlarından biri, içeriğinizi dahili olarak ve harici ve konuk kullanıcılarla kolayca paylaşabilmenizdir. SharePoint Online'da Harici Paylaşım, tüm SharePoint Siteleriniz için varsayılan olarak kapalıdır.

Artık, SharePoint Yönetici Merkezi'nde harici paylaşımı ayarlamış (veya bırakmış) olsanız bile, bir SharePoint sitesinden dosya veya klasör paylaşamadığınızı fark etmiş olabilirsiniz. Herkes'te.

Kullanıcılarınızın bir dosyayı veya klasörü paylaşmaya çalıştıklarında aldıkları tipik bir hata şudur:

Kuruluş politikalarınız bu kullanıcılarla paylaşımda bulunmanıza izin vermiyor

Bunun nedeni, yeni Microsoft 365 Teams sitelerinin varsayılan olarak “Yeni ve Mevcut Konuk” olarak ayarlanmış olmasıdır. SharePoint İletişim siteleri bile “Yalnızca kuruluşunuzdaki kişiler” olarak ayarlanmıştır.

Bu makalede farklı SharePoint Harici Paylaşım düzeylerini ve bunların nasıl etkinleştirileceğini açıklayacağız. Sadece global olarak değil, site bazında ve bunun için PowerShell'i nasıl kullanabiliriz.

SharePoint Harici Paylaşım İzinleri

SharePoint'te harici paylaşım için ayarlayabileceğimiz 4 farklı paylaşım seviyemiz bulunmaktadır. PowerShell ile bu seviyeleri global olarak ve ayrıca site bazında ayarlayabiliriz. Bu 4 seviyenin yanı sıra birkaç önemli izin daha ayarlayabiliriz.

Peki farklı SharePoint Harici Paylaşım izinleri nelerdir:

Herhangi biri

Harici kullanıcılar ve konuklar, oturum açmayı gerektirmeyen bir bağlantı kullanarak paylaşılan dosya ve klasörlere erişebilir. Bu seçeneğe Anonim paylaşım da denir çünkü temelde bağlantıya sahip olan herkes dosyalara erişebilir.

Yeni ve Mevcut Misafirler

Bu, Microsoft 365'e bağlı yeni siteler için varsayılan izindir. Harici kullanıcıların ve misafirlerin, paylaşılan dosyalara veya klasöre erişmek için oturum açması gerekir. Microsoft hesaplarıyla oturum açabilirler veya bir doğrulama kodu girmeleri gerekir.

Harici kullanıcılar Azure-AD'nize konuk kullanıcı olarak eklenecektir. Konuk kullanıcılarınızı Microsoft 365 Yönetim Merkezi > Kullanıcılar > Konuk Kullanıcılar'da görüntüleyebilirsiniz.

Mevcut Misafirler

Bu seçenekle öğeleri yalnızca Azure AD'nizde konuk kullanıcı olarak bulunan dış kullanıcılarla paylaşabilirsiniz.

Yalnızca kuruluşunuzdaki kişiler

Temel olarak harici paylaşımı tamamen devre dışı bırakın. Öğeleri yalnızca dahili olarak paylaşabilirsiniz. Bu, SharePoint iletişim siteleri için varsayılan seçenektir.

SharePoint Yönetim Merkezi izin ayarları

SharePoint Yönetim Merkezi'nde paylaşımla ilgili genel izinleri ayarlayabilirsiniz. Paylaşım politikalarını SharePoint Yönetim Merkezi'nde Politikalar > Paylaşım altında bulabilirsiniz.

En önemli politika elbette Dış Paylaşımdır. Burada ayarladığınız düzey tüm siteler için maksimumdur. Yani, Yeni ve mevcut misafir olarak ayarlarsanız, bireysel ekip sitesi PowerShell ile Herkes (ExternalUserAndGuestSharing) olarak ayarlanamaz. Çünkü bu, kuruluşunuzun politikasına göre daha az kısıtlayıcıdır.

Daha fazla harici paylaşım ayarı

Diğer harici paylaşım ayarları'nı genişlettiğinizden emin olun. Kontrol edin Misafirin aynı hesapla giriş yapması gerekmektedir. Aksi takdirde mail sahibi olan herkes tarafından paylaşım buluşu açılabilir.

Ayrıca Konukların sahip olmadıkları öğeleri paylaşmasına izin ver seçeneğinin işaretini kaldırdığınızdan emin olun. Bu, çoğu durumda kapatılması gereken bir seçenektir.

Dosya ve klasör bağlantısı

Dosya ve klasör bölümünde varsayılan bağlantı türünü ayarlayabilirsiniz. Herkesle (anonim bağlantılar) paylaşıma izin veriyorsanız bunu Belirli kişiler olarak ayarlamanızı öneririm.

Elbette kullanıcılarınız basit bir bağlantı oluşturup bunu paylaşmak ister ancak bu bağlantılar üzerinde çok fazla kontrolünüzün olmadığını unutmayın. Kimin açtığını veya bağlantının kimlerle paylaşıldığını göremezsiniz. Bu yüzden kullanımını en aza indirmeye çalışıyorum.

Ayrıca, herhangi biriyle paylaşım iznini kullanıyorsanız bağlantılara bir son kullanma tarihi belirleyin (örneğin 14 gün). İzin düzeyini de salt görüntüleme olarak ayarlayın.

PowerShell ile Harici Paylaşımı Etkinleştirin

PowerShell ile bir SharePoint sitesi için doğru paylaşım iznini kolayca ayarlayabilirsiniz. Bunun için PnP-PowerShell modülünü kullanacağız. Henüz yüklemediyseniz aşağıdaki cmd ile PowerShell'e yükleyebilirsiniz:

Install-Module -Name PnP.PowerShell

PnP PowerShell yüklüyse ekip sitemiz için paylaşım iznini ayarlamaya devam edebiliriz. Öncelikle SharePoint yönetici sitemize bağlanacağız.

Tarayıcınızda SharePoint Yönetici Merkezi'ni açarak bağlanacağınız URL'yi bulabilir ve URL'yi adres çubuğundan alabilirsiniz.

# Connect to SharePoint Admin
Connect-PnPOnline https://contoso-admin.sharepoint.com -Interactive

# Set the sharing permission for the SharePoint site
# Replace the URL with the URL of your SharePoint site
Set-PnPTenantSite -Url https://contoso.sharepoint.com/teams/lab01 -SharingCapability ExternalUserAndGuestSharing

# Check the settings
# Replace the URL with the URL of your SharePoint site
Get-PnPTenantSite -Url https://contoso.sharepoint.com/teams/lab01 | select SharingCapability

-Etkileşimli anahtarını kullanmayı tercih ediyorum çünkü bu şekilde SharePoint'e MFA özellikli bir hesapla da bağlanabiliyoruz (böylece uygulama şifresini kullanmamıza gerek kalmıyor).

-Paylaşım anahtarına ilişkin seçenekler şunlardır:

  • Devre dışı - Harici paylaşım yok

  • ExistingExternalUserSharingOnly - Yalnızca Azure AD'nizde zaten bulunan harici kullanıcılar

  • ExternalUserAndGuestSharing - Dosyaları ve klasörleri anonim bir bağlantıyla paylaşma

  • ExternalUserSharingOnly - Harici kullanıcıların oturum açması veya bir doğrulama kodu girmesi gerekir

Birden fazla sitede paylaşım düzeyini ayarlayın

PowerShell ile birden fazla SharePoint sitesindeki paylaşım düzeyini kolayca ayarlayabilir veya değiştirebiliriz. Zaten çalışan birkaç siteniz varsa ve bunların iznini değiştirmek istiyorsanız bu gerçekten kullanışlıdır.

Öncelikle mevcut ayarlara genel bir bakış elde etmek her zaman iyi bir fikirdir. Aşağıdaki cmd ile tüm SharePoint sitelerinin ve mevcut paylaşım izinlerinin bir listesini oluşturabilirsiniz.

# List all permissions of the SharePoint sites
Get-PnPTenantSite | select Title, Url, SharingCapability | where {$_.SharingCapability -ne 'ExternalUserAndGuestSharingOnly'}

İzinleri değiştirmek için aşağıdaki betiği kullanabilirsiniz

# Get all sites that are not set to ExternalUserAndGuestSharingOnly
$sites = Get-PnPTenantSite | select Title, Url, SharingCapability | where {$_.SharingCapability -ne 'ExternalUserAndGuestSharingOnly'}

# Loop through each site
ForEach ($site in $sites)
{
    # Ask confirmation before changing the permissions
    Write-host $site.title " is set to " $site.SharingCapability
    $r = Read-Host 'Change to External and Guest user? y/n'
    if($r -eq 'y')
    {
        Set-PnPTenantSite -Url $site.Url -Sharing ExternalUserAndGuestSharing
    }
}

Kiracı Düzeyinde Sharepoint Harici Paylaşımını Etkinleştir

PowerShell ile Sharepoint Online'da kiracı düzeyinde harici paylaşımı da etkinleştirebilirsiniz. Bu yalnızca varsayılan paylaşım özelliklerini değiştirecek ve mevcut SharePoint sitelerinin ayarlarını değiştirmeyecektir.

# Connect to SharePoint Admin
Connect-PnPOnline https://contoso-admin.sharepoint.com -Interactive

# Enable External Sharing
Set-PnPTenant -SharingCapability ExternalUserAndGuestSharing

Ayarları doğrulamak için şunları kullanabilirsiniz:

Get-PnPTenant | Select SharingCapability

SharePoint İletişim Sitesini Paylaşma

Varsayılan olarak SharePoint İletişim sitesi yalnızca dahili olarak paylaşılabilir. Bunu SharePoint Yönetim Merkezi'nde veya iletişim sitesinde değiştirme seçeneği de yoktur.

Ancak PowerShell ile diğer SharePoint sitelerinde olduğu gibi paylaşım izinlerini değiştirebiliriz. Burada yukarıdaki scripti kullanabilirsiniz, tek yapmanız gereken iletişim sitesinin doğru URL'sini kullanmak.

Paylaşım daha sonra sağ üst taraftaki Paylaş seçeneğine tıklanarak yapılır. Daha sonra siteyi paylaşmak istediğiniz misafir kullanıcının e-posta adresini girebilirsiniz.

Harici Paylaşım En İyi Uygulaması

Kullanıcılarınızın işbirliği yapmasına ve veri paylaşmasına izin vermek hemen hemen her zaman iyi bir fikirdir. SharePoint'te paylaşımı devre dışı bırakırsanız kullanıcılarınız muhtemelen dosyaları e-postayla gönderecek veya WeTransfer'ı kullanacak. Onlara doğru araçları vermek ve paylaşım seçeneklerini nasıl doğru kullanacakları konusunda eğitmek daha iyidir.

Mümkünse Yeni ve Mevcut misafirler için izin düzeyini ayarlayın. Bu şekilde harici kullanıcıların oturum açması gerekecek ve böylece kimin neye erişimi olduğunu takip edebileceksiniz. Ancak aynı zamanda gerekirse izinleri iptal etmek için gerekli araçları da sağlar.

Mevcut SharePoint sitelerinizin izinlerinin politikanızla eşleştiğinden emin olun. Geçerli ayarları kontrol etmek için PowerShell betiğini kullanın.

Anonim bağlantılar kullanıyorsanız (Herkesle paylaşımda bulunuyorsanız), bağlantılara bir son kullanma tarihi belirlediğinizden ve izinleri sınırladığınızdan emin olun.

Başlangıçta yalnızca kullanıcılarınızı değil, dış kullanıcıları da eğitmeniz gerekeceğini unutmayın. Evet, anonim bağlantılarla çalışmak kolaydır, ancak harici kullanıcılarınız için kısa bir kılavuz hazırlayın; böylece nasıl oturum açacaklarını veya nasıl Microsoft hesabı oluşturacaklarını bilirler. Kullanıcılarınızı eğitmek, SharePoint'in paylaşım yeteneklerini kullanmanın en önemli adımıdır.

Aşağıdaki makaleleri de beğenebilirsiniz:

  • PowerShell ile ev sürücülerinizi OneDrive'a taşıyın

  • Microsoft 365'i neden yedeklemelisiniz?

  • PowerShell ile SharePoint geri dönüşüm kutusunu geri yükleyin

İlgili makaleler