SharePoint Online'da 'Teslim Al'ı Kullanarak Bağımsız Düzenlemeyi Etkinleştirin
Başkalarının müdahalesi olmadan bir dosyayı düzenliyor olsaydınız nasıl olacağını hayal edin. Belgeyi herhangi bir müdahale olmadan şekillendirmek için kendi dünyanızdasınız, değil mi? Bunun gerçekte mümkün olacağını söylersem nasıl tepki verirsiniz? Evet, SharePoint Online'daki 'Gözat', bir dosyayı kesintiye uğramadan düzenlemenize olanak tanır. Bir dosyayı belge kitaplığından teslim alarak değişikliklerinize öncelik verebilir ve başkalarının dosyayı düzenlemesini kısıtlayabilirsiniz.
Gelin bu blogun derinliklerine inelim ve SharePoint Online'daki 'Ödeme Alma' özelliğinin dosya düzenleme çakışmalarından uzak durmamıza nasıl yardımcı olduğunu keşfedelim!
Microsoft 365 SharePoint Online'da dosyalar nasıl teslim alınır?
Microsoft SharePoint Online'daki Teslim Alma, sanal bir çit oluşturarak aynı anda yalnızca bir kişinin dosyayı düzenlemesine olanak tanır.
SharePoint belge kitaplığındaki bir dosyayı teslim almak, başkalarının dosyayı düzenlemesini kısıtlayarak dosyayı değişiklik yapmak üzere kendinize ayırmanız anlamına gelir. Bireyin bağımsız bir ortamda istediği değişiklikleri yapmasına olanak tanır. Ayrıca, SharePoint belge kitaplığınızda istediğiniz sayıda dosyayı aynı anda teslim alabilirsiniz.
Dosyayı SharePoint sitesinden teslim almak için aşağıdaki adımları izleyin.
- Öncelikle Microsoft 365 SharePoint Online'ı açın ve teslim alınacak dosyanın bulunduğu siteyi seçin.
- Şimdi belge kitaplığını açın ve istediğiniz dosyanın yanındaki üç noktayı (…) seçin.
- Alt kısımdaki Diğer seçeneğini tıklayın. Son olarak, aşağıdaki 'Gizle Al' seçeneğini tıklayarak dosyayı teslim alın.
Artık dosya teslim alındığına göre, ilgili dosyanın sitenin diğer üyeleri tarafından düzenlenemeyeceğini belirtmek üzere aşağıda işaretlendiğini görebilirsiniz.
Önemli: Bir dosyanın teslim alınması 24 saat sürecektir. Bu sürenin tamamlanmasının ardından çıkış işlemi otomatik olarak iptal edilecektir.
Çevrimdışı Modda Dosya Düzenlemeyi Yönetme
Bir dosyayı teslim aldıktan sonra dosyayı indirebilir ve çevrimdışı modda da düzenleyebilirsiniz. Düzenlemeniz bittiğinde, Yükle seçeneğini kullanarak eski dosyayı ilgili site kitaplığında yeni düzenlenen bu dosyayla değiştirebilirsiniz. Dosyayı değiştirmeden önce silmemeniz gerektiğini kontrol ettiğinizden emin olun ve her iki dosyanın da aynı ada sahip olması gerektiğini unutmayın.
Birisi Teslim Alınan Dosyayı Geçersiz Kıldığında Ne Olur?
Siteye üye olan herkes, SharePoint belge kitaplığındaki bir dosyada değişiklik yapabilir. Sitedeki bir kişi teslim aldığınız dosyayı geçersiz kıldığında kısıtlanır ve dosyaya salt okunur modda erişmesine izin verilir.
Kullanıcılar teslim alınan dosyayı açmaya çalışırken aşağıdaki gibi bilgilendirilir.
Ve bu salt okunur mod, düzenleme sırasında üyeler arasındaki çatışmaları azaltır ve bireylerin rahatsız edilmeden değişiklik yapmaya devam etmesine yardımcı olur.
Not: Dosyayı kimin teslim aldığını öğrenmek için fareyle küçük teslim alınmış simgesinin üzerine gelin. Bunun yerine, SharePoint belge kitaplığına "Teslim alan" varsayılan sütununu ekleyebilirsiniz.
SharePoint Sitesindeki Diğer Kişilere Erişim Sağlamak İçin Belgeyi Teslim Edin
Düzenlemenizi tamamladıktan sonra dosyanızı kontrol edip kaydettiğinizden emin olun. Aksi halde güncellemeler artık dosyada mevcut değildir. Ardından Giriş yap seçeneğini etkinleştirin ve başkalarının dosyada değişiklik yapmasına izin verin.
Bir dosyayı iade etmek için üç noktaya tıklayın (…) ve Diğer seçenekler altında Emanet et'i tıklayın.
Teslim etme seçeneğine tıkladıktan sonra, teslim alınan dosyada neleri değiştirdiğinize dair kısa bir açıklama yazabileceğiniz bir diyalog kutusunu doldurmanız istenecektir. Bu yorumlar başkalarının değişikliklerinizi kolayca tanımlamasına yardımcı olacaktır.
Profesyonel ipucu: Üç noktalardan Beni uyar seçeneğini kullanabilirsiniz (…) bir hatırlatma olarak. Evet, diğer site üyeleri SharePoint dosyasına eriştiğinde size bildirimde bulunacaktır. Ayrıca bu bildirimleri ne sıklıkta almak istediğinizi de belirtebilirsiniz.
Ayrıca dosya her düzenlemeye tabi tutulduğunda ilgili dosyanın yeni bir sürümü oluşturulacaktır. Bu sürümler, teslim alma/giriş yapma işlemleri sırasında dosyada yapılan değişiklikleri izlemenize yardımcı olur.
Sürüm Oluşturma Ayarını Kullanarak Dosyada Yapılan Değişiklikleri İzleme
Başlangıçta sürüm oluşturmayı etkinleştirmek, değiştirilen dosyaları izlemenize ve geri yüklemenize yardımcı olacaktır. Buna ek olarak belgelerin önceki sürümlerinin alınmasına da yardımcı olur.
Microsoft SharePoint Online'da bir dosyaya sürüm oluşturmanın nasıl yapılandırılacağını görelim,
Microsoft SharePoint Online → İlgili DPT sitesi → Ayarlar i>→ Lkütüphane ayarları → Diğer kitaplık ayarları → Sürüm oluşturma ayarları.
Sürüm oluşturma ayarlarını seçtikten sonra, bir SharePoint sitesindeki ihtiyaçlarınıza göre aşağıdaki seçenekleri yapılandırabilirsiniz.
- İçerik onayı gerektir.
- Bir dosyanın düzenlendiği her sefer için bir sürüm oluşturun.
- Sürüm sayısını sınırlayın.
- Taslak öğeleri kimlerin görüntüleyebileceğini belirtin.
- Düzenlemeden önce bir dosyayı inceleyin.
SharePoint Online'da Ödemeyi Devre Dışı Bırakma
Site yöneticileri ve site sahipleri, SharePoint belge kitaplığının kullanıma alma ayarlarına karar verme hakkına sahiptir. Site üyeleri için çıkış seçeneğini kalıcı olarak etkinleştirebilir veya devre dışı bırakabilirler.
Ödemeyi devre dışı bırakmak için, yukarıdaki resimde gösterilen sürüm oluşturma ayarında Ödemeyi Gerektir seçeneğini 'Hayır' olarak ayarlayın. Bu, kullanıcıların dosyayı teslim almadan düzenlemesine olanak tanır.
Ayrıca ödemeyi kalıcı olarak etkinleştirmek için bu seçeneği 'Evet' olarak ayarlayın. Bu nedenle kullanıcılar dosyayı doküman kitaplığından teslim almadan düzenleyemeyecektir.
Sürüm Geçmişindeki Sürümleri Görüntüleme, Geri Yükleme ve Silme
Sürüm geçmişi size, onu değiştiren kullanıcının göstergesi de dahil olmak üzere tüm değişikliklerin kaydını sağlar. Ve aşağıdaki adımları takip ederek dosyanın önceki versiyonlarını görebilirsiniz.
Microsoft SharePoint Online → İlgili DPT sitesi → Belge kitaplığı → İlgili dosya → Elipsler (…) < i>→ Sürüm Geçmişi.
Artık dosyanın sürümlerini düzenlenen tarih ve saatle birlikte görebilirsiniz. Tarih ve saatin yanındaki aşağı oka tıkladığınızda size üç seçenek sunulacaktır.
- Görüntüle - Seçilen bir dosyanın farklı sürümlerini görebilirsiniz.
- Geri Yükle - En son sürüm olarak kabul etmek için sürümü geri yükleyin.
- Sil - İhtiyaç duyulmadığında sürümü silin.
İhtiyaçlarınıza göre yukarıdaki üç seçenekten herhangi birini kullanabilirsiniz.
SharePoint Online'da Ödeme Seçeneğini İptal Et
Ayrıca, bir dosyayı teslim aldıysanız ve tekrar teslim etmeyi unutursanız, bu durum diğer kullanıcıların dosyayı düzenlemesini kısıtlamaya devam edecektir. Ancak dosyaya salt okunur modda erişmelerine olanak tanır.
Site yöneticileri ve site sahipleri, dosyayı, dosyada hemen değişiklik yapması gereken diğer kullanıcıların kullanımına sunmak için Ödemeyi iptal et seçeneğini kullanarak teslim almayı geçersiz kılabilir.
Dosyanın yanındaki üç noktaya (…) gidip Diğer seçenekler altında Ödemeyi iptal et'i tıklayarak bir teslim almayı iptal edebilirler.
Kullanımdan çıkarma seçeneğini tıkladıktan sonra, kararınızın onayını almak için bir uyarı diyalog kutusu göreceksiniz. Bu nedenle, ödemeyi iptal ettiğinizden eminseniz 'Evet''i tıklayabilirsiniz.
Hatırlanması Gereken Nokta:
Site yöneticisi veya site sahibi tarafından "tam kontrol" izinleri verilen site üyeleri, SharePoint belge kitaplığında teslim alınan dosyanın sahipliğini alabilir.
Bunu aşağıdaki yola giderek yapabilirler.
Microsoft SharePoint Online → İlgili DPT sitesi → Ayarlar → L ibrary ayarları → Diğer kitaplık ayarları → 'Sürüm olarak teslim edilmeyen dosyaları yönet' →İlgili dosya → Seçimin sahipliğini alın.
Belge kitaplığına eklenmemiş tüm dosyaları teslim edebilirler. Ancak, teslim alınan kişinin teslim etmeden önce dosyada herhangi bir değişiklik yaptığından emin olmaları gerekir.
AdminDroid ile Ayrıntılı SharePoint Çevrimiçi Kullanıma Alınmış Dosya Raporları Alın
Teslim alma dosyalarını izlemek çok önemli olduğundan, yerel Microsoft 365 raporlama araçlarından istatistiklerini ve raporlarını almak için acele edebilirsiniz. Ancak, yerel raporlama aracında yalnızca Teslim alma dosyalarına ilişkin genel bakışı göreceksiniz. Dosyaların ne zaman teslim alındığı veya teslim edildiği, kullanıcıların ayrıntılı istatistikleri vb. gibi ayrıntılı ölçümlerden yoksundur.
Ödeme dosyaları hakkında net bilgi almanın bir yolu olmayacağını mı düşünüyorsunuz? Aslında değil. Bu dezavantajı ortadan kaldırmak amacıyla AdminDroid kurtarmaya geliyor! Saatlik/günlük olarak teslim alınan dosyaların sayısı, ödemeyi gerçekleştiren kullanıcılar gibi teslim alınan dosyalara ilişkin değerli bilgiler sunar. , dosya durumunu kontrol edin ve daha fazlasını yapın.
Yukarıdakilerin yanı sıra, AdminDroid ile SharePoint dosya etkinlikleri, dosya değişiklikleri, teslim edilen dosyalar, dosyaların sürümlendirilmesi vb.'yi de denetleyebilirsiniz.
İşte AdminDroid tarafından sağlanan SharePoint dosya etkinlikleri raporlarının listesi.
- Dosya Kontrol Raporu - Teslim alma işlemini gerçekleştiren ilgili kullanıcılarla birlikte teslim alınan tüm dosyaların listesi.
- Dosya Teslim Raporu - Teslim edilen tüm dosyaları, ilgili site URL'si, teslim edilme zamanı vb. ile birlikte görüntüler.
- Atılan Dosyaların Teslim Alma Raporu - SharePoint'teki teslim alma devre dışı bırakılan tüm dosyaların listesi ile teslim almayı iptal eden kullanıcı kimliği, atılan zamanı vb.
Dosya Sürümü Yönetim Raporları:
- Sürüm Silinen SharePoint Dosyaları
- Küçük Sürümler Silinen SharePoint Dosyaları
- Tüm Sürümler Silinen SharePoint Dosyaları
Yukarıdakilere ek olarak, etkili SharePoint Online denetimi için SharePoint klasörleri/sayfaları etkinlikleri, site izinleri ve daha fazlası hakkında raporlar alabilirsiniz.
Üstelik AdminDroid'in SharePoint Online raporlayıcısı, SharePoint dosyalarına günlük kullanıcı erişimi, kullanıcılar tarafından harici dosya paylaşımı özetleri, etkin dosya sayısı vb. hakkında bilgiler sağlayarak dosya etkinliklerini yönetmenize olanak tanır; bu da daha iyi SharePoint Online yönetiminin yolunu açar.
Ayrıca AdminDroid, büyüleyici SharePoint Online kontrol paneli sunarak SharePoint site koleksiyonlarının, sitelerinin, listelerinin ve belge kitaplıklarının kolay analiz edilmesini sağlar.
Admindroid - Etkili SharePoint Online yönetimi için tek durak çözüm!
Peki neden hala bekliyorsunuz? SharePoint Online'daki teslim alma dosyalarının zahmetsiz yönetimi için AdminDroid'i indirin ve indirin.
Haydi Deneyelim!
Sonuç olarak, bu blogda verilen adımları kullanarak kullanıma almayı yapılandırın ve çarpışmasız düzenlemeyi yönetin. Yukarıdaki adımları izleyin ve başkalarını düzenlemeden uzak tutarak değişikliklerinizi önceliklendirin. Ayrıca, belgelerinizin önceki sürümlerini depolamak ve takip etmek ve SharePoint Online'da ödeme ve iade işlemlerini yönetmek için sürüm oluşturma ayarını kullanın.
Bu blogun size Microsoft 365 SharePoint Online'da ödemeyi nasıl yapılandıracağınız ve yöneteceğiniz hakkında yeterli bilgi vereceğini umuyorum. Daha fazla öneri ve sorularınız için yorum bölümünden bize ulaşmaktan çekinmeyin.