Office 365: PowerShell Kullanarak Dağıtım Listesi Nasıl Oluşturulur?

Office 365'te Dağıtım Listesi nedir?

Office 365'teki dağıtım listesi, e-posta mesajlarını aynı anda birden fazla alıcıya göndermek için kullanılan bir e-posta adresleri koleksiyonudur. Bir yönetici veya uygun izinlere sahip herhangi bir kullanıcı bu tür bir grup oluşturabilir. Bir dağıtım listesine gönderilen herhangi bir e-posta otomatik olarak listedeki tüm e-posta adreslerine iletilir. Bu, her alıcının e-posta adresini manuel olarak girmeden birden fazla kişiye aynı anda mesaj göndermek için yararlı olabilir.

Office 365 Grupları ile dağıtım listesi arasındaki fark

Hem Office 365 Grupları hem de dağıtım listeleri, bir grubun üyeleri arasındaki iletişim ve işbirliği için kullanılır ancak aralarında bazı önemli farklar vardır:

  1. İşlevsellik: Office 365 Grupları, dağıtım listelerinden daha yüksek düzeyde işlevsellik sağlar. Office 365 Grupları, e-posta dağıtımına ek olarak takvimleri, görev listelerini, OneNote not defterlerini ve SharePoint sitelerini paylaşmak için de kullanılabilir. Ayrıca Microsoft Teams'de bir grup posta kutusu ve paylaşılan bir ekip çalışma alanı vardır.
  2. Üyelik: Office 365 Grupları, üyelerin kendi takdirine bağlı olarak gruba katılmasına ve gruptan ayrılmasına olanak tanıyan bir üyelik yönetim sistemine sahiptir. Öte yandan dağıtım listeleri, üyeliği yönetmek için bir yönetici gerektirir.
  3. İşbirliği: Office 365 Grupları, işbirliğini ve ekip çalışmasını kolaylaştırmak için tasarlanmıştır; dağıtım listeleri ise öncelikli olarak tek yönlü iletişim için kullanılır. Üyeler, Office 365 Gruplarını kullanarak projeler üzerinde işbirliği yapabilir ve dosyaları gerçek zamanlı olarak paylaşabilir.
  4. Erişim Denetimi: Office 365 Gruplarında erişim denetimi seçenekleri ayrıntılı olup, sahiplerin belirli üyeler veya üye grupları için izinler ayarlamasına olanak tanır. Dağıtım listelerine erişimi bu şekilde kontrol etmek mümkün değildir.
  5. Entegrasyon: Office 365 Grupları, Microsoft Teams, SharePoint ve OneDrive İş gibi diğer Microsoft uygulamaları ve hizmetleriyle entegre olur. Dağıtım listeleri bu düzeyde bir entegrasyona sahip değildir.

Sonuç olarak, Office 365 Grupları ve dağıtım listeleri benzer amaçlara hizmet etse de Office 365 Grupları daha fazla işlevsellik, işbirliği ve erişim kontrolü seçenekleri sağlar ve modern iş yerinde ekip çalışmasını ve işbirliğini kolaylaştırmak için tasarlanmıştır.

Office 365'te dağıtım listesi nasıl oluşturulur?

Dağıtım listeleri, bir kuruluş içindeki kullanıcı veya kişi gruplarını yönetmek için kullanılabilir. Bunları departman, ekip, proje veya konum gibi çeşitli kriterlere göre oluşturabilirsiniz. Örneğin, pazarlama departmanı için pazarlama ekibi üyelerinin tüm e-posta adreslerini içeren bir dağıtım listesi hazırlanabilir. Dağıtım listelerini oluşturmak ve yönetmek için Office 365 yönetim merkezi veya PowerShell kullanılabilir.

Microsoft 365 Admin Center'ı kullanarak Dağıtım Grubu Oluşturma

Dağıtım listesi, mesaj göndermek veya projelerde işbirliği yapmak için kullanılan bir grup e-posta adresidir. Office 365'te dağıtım listesi oluşturma sürecini adım adım inceleyelim.

1. Adım: Office 365 yönetim merkezinde oturum açın

Dağıtım listesi oluşturmanın ilk adımı, yönetici kimlik bilgilerinizle Office 365 yönetim merkezinde oturum açmaktır. Dağıtım listesi oluşturmak için Office 365 yönetici izinlerine sahip olmanız gerekir.

2. Adım: Gruplar bölümüne gidin

Yönetim merkezinin sol gezinme menüsünde "Etkin Ekipler ve Gruplar" bağlantısına erişmek için "Ekipler ve Gruplar"ı seçin. Bu bölüm, dağıtım listeleri, güvenlik grupları ve Microsoft Teams dahil olmak üzere kuruluşunuzda oluşturulan tüm grupları içerir.

3. Adım: Yeni bir dağıtım listesi oluşturun

Yeni bir dağıtım listesi oluşturmak için “Dağıtım listesi” sekmesi altındaki “Grup ekle” butonuna tıklayın. Bu, dağıtım listesi yapılandırmalarını girebileceğiniz bir sihirbaz açacaktır.

Grup türü olarak “Dağıtım”ı seçin.

4. Adım: Grup adını ve açıklamasını girin

Daha sonra “Ad” alanına dağıtım listesi için bir ad girin. Bu ad, mesaj gönderdiğinizde veya projelerde işbirliği yaptığınızda grubu tanımlamak için kullanılacaktır. İsteğe bağlı olmakla birlikte, “Açıklama” alanına dağıtım listesi için bir açıklama da girebilirsiniz.

5. Adım: Sahibi ve üyeleri dağıtım listesine ekleyin

Grup adını ve açıklamasını girdikten sonra dağıtım listesine sahipleri ve üyeleri ekleyebilirsiniz. Sahip olarak atamak istediğiniz kullanıcıları veya kişileri seçmek üzere bir panel açmak için "Sahip Ekle" düğmesini tıklayın. Kullanıcıları veya kişileri ada veya e-posta adresine göre arayabilir ve listeden seçebilirsiniz.

“Üye ekle” butonuna tıklayıp listeye dahil etmek istediğiniz kullanıcıları veya kişileri seçerek dağıtım listesine üye ekleyin.

6. Adım: Grup E-posta Adresini Ayarlayın

Dağıtım Listesi için bir E-posta adresi atayın. Bu, Outlook gibi E-posta istemcilerinde kullanılacaktır. Dağıtım listesinin harici gönderenlere izin verip vermeyeceğini de ayarlayabilirsiniz.

7. Adım: Dağıtım Listesini Oluşturmayı Bitirin

Gerekli tüm bilgileri girdikten ve dağıtım listesine üye ekledikten sonra, dağıtım listesini oluşturmak için “Grup oluştur” butonuna tıklayın.

Dağıtım listesi oluşturulduktan sonra "Grup oluşturuldu" sayfasını göreceksiniz. Dağıtım listesi oluşturulacak ve Gruplar bölümündeki gruplar listesine eklenecektir.

Artık gruplar listesindeki grup adına tıklayarak ayarlarını yönetebilirsiniz. Buradan üye ekleyebilir veya kaldırabilir, izinleri yönetebilir ve listenin ayarlarını ihtiyaçlarınızı karşılayacak şekilde özelleştirebilirsiniz.

PowerShell kullanarak Office 365'te dağıtım listesi oluşturma

PowerShell kullanarak Office 365'te bir dağıtım listesi oluşturmak için Exchange Online Yönetim Kabuğu'ndaki New-DistributionGroup cmdlet'ini kullanabilirsiniz. Bu betiği çalıştırmadan önce Exchange Online PowerShell Modülünün kurulu olduğundan emin olun!


#Parameters
$Name = "Marketing Managers"
$Alias = "MarketingMgrs"
$EmailAddress = "MarketingManagers@Crescent.com"
$DLMembers = @("GradyA@Crescent.com", "IsaiahL@Crescent.com","AdeleV@Crescent.com")

#Connect to Exchange Online
Connect-ExchangeOnline -ShowBanner:$False
 
#Create a new Distribution List
New-DistributionGroup -Name $Name -Alias $Alias -PrimarySmtpAddress $EmailAddress -Members $DLMembers -Type Distribution

Ayrıca bir Dağıtım Listesi oluşturabilir ve daha sonra bu listeye üye ekleyebilirsiniz!


#Create a new Distribution List
New-DistributionGroup -Name "Sales Managers" -Alias "SalesMgrs" -PrimarySmtpAddress "SalesManagers@Crescent.com" -Type Distribution

#Add a Member to the Distribution List
Add-DistributionGroupMember -Identity "SalesManagers@Crescent.com" -Member "AdeleV@Crescent.com"

#Add Multiple Members
$Members = @("GradyA@Crescent.com","IsaiahL@Crescent.com","CredeS@Crescent.com")

$Members | ForEach-Object {
    Add-DistributionGroupMember -Identity "SalesManagers@Crescentcom" -Member $_
    Write-Host "Added Member:"$_
}

Posta özellikli bir güvenlik grubu oluşturmak için “Tür” parametresini “Güvenlik” olarak kullanın. Yöneticiler bu yöntemi dağıtım listelerinin oluşturulmasını otomatikleştirmek veya bir şirket genelinde çok sayıda dağıtım listesini yönetmek için kullanabilir.

CSV Dosyasından Toplu Dağıtım Grupları Oluşturmak için PowerShell Betiği

CSV'den PowerShell'i kullanarak Office 365'te birden fazla dağıtım listesi oluşturalım. İşte CSV şablonum:


#Parameters
$CSVFilePath = "C:\Temp\Bulk-DL.csv"

Try {
    #Connect to Exchange Online
    Connect-ExchangeOnline -ShowBanner:$False

    #Get Data from CSV and Create Distribution List
    Import-CSV $CSVFilePath | ForEach {
        New-DistributionGroup -Name $_.Name -PrimarySmtpAddress $_.Email -Type $_.Type -Members $_.Members.split(",")
        Write-host -f Green "Created Distribution List:"$_.Name
    }
}
Catch {
    write-host -f Red "Error:" $_.Exception.Message
}

Şablonu buradan indirebilirsiniz:

Çözüm

Sonuç olarak, Office 365'te bir dağıtım listesi oluşturmak, kişi veya kullanıcı gruplarını yönetmenin basit ve etkili bir yöntemi olabilir. Dağıtım listeleri oluşturmak için PowerShell veya Office 365 yönetim merkezi kullanılabilir ve bunlar, kuruluşun belirli ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde özelleştirilebilir. PowerShell'den yararlanarak çok sayıda listenin oluşturulmasını otomatikleştirebilirsiniz. Ek olarak, gerekli bilgileri içe aktarmak için bir CSV dosyası kullanılarak dağıtım listelerinin toplu olarak oluşturulması da gerçekleştirilebilir. Yukarıda özetlenen adımları izleyerek bir dağıtım listesi oluşturmak ve bu listeye üye eklemek kolaydır.

İlgili makaleler