OneDrive ve SharePoint'te Paylaşılan Dosya ve Klasörler Nasıl Yönetilir?

Günümüzün dijital çağında OneDrive gibi bulut depolama çözümleri, dosyaları depolamak ve paylaşmak için önemli bir araç haline geldi. OneDrive, dosya ve klasörleri başkalarıyla paylaşmanıza olanak tanıyarak kusursuz işbirliği sunar. Dosya ve klasörleri paylaşmak işbirliğini ve üretkenliği büyük ölçüde artırsa da, paylaşılan içeriğinize kimlerin erişebileceğini izlemek çok önemlidir. Hassas bilgilerin yetkisiz kişilerle paylaşılması, veri ihlalleri ve gizlilik ihlalleri de dahil olmak üzere ciddi sonuçlara yol açabilir. OneDrive ve SharePoint'te paylaşılan dosya ve klasörleri yönetmenin tüm yollarının neler olduğuna bir göz atalım.

Ayrıca Microsoft'un Haziran başından itibaren (MC545906) OneDrive ve SharePoint'te SharedWith ve SharedWithDetails sütunlarını kullanımdan kaldırmasıyla ilgili bazı bilgiler vermek istiyorum. Başlayalım!

OneDrive ve SharePoint'te Paylaşılan Dosyaları Yönetme

SharePoint ve OneDrive'da paylaşılan dosya ve klasörleri etkili bir şekilde yönetmek için, bu dosya ve klasörlere erişimi olan kişiler hakkındaki bilgilerin nerede bulunacağını bilmek önemlidir. Aşağıda paylaşım bilgilerine erişilebilecek farklı konumlar yer almaktadır.

1. ‘Sizinle Paylaşılanlar’ dosyalarını görüntüleyin.
2. 'Erişimi Yönet' seçeneğini kullanarak paylaşılan dosyaları inceleyin.
3. Microsoft 365 denetim günlüklerini kullanarak dosya ve klasör paylaşımını izleyin.
4. Dosya ve klasör paylaşımına ilişkin bir rapor oluşturun.

1. 'Sizinle Paylaşılan' Dosyaları Görüntüleyin

Sizinle paylaşılan ve sizin tarafınızdan paylaşılan OneDrive dosyalarını/klasörlerini keşfetmek için OneDrive'ı açın ve sol bölmedeki "Paylaşılanlar" sekmesine gidin.

Sizinle Paylaşılan OneDrive Dosyaları ve Klasörleri:

Bu bölümde sizinle paylaşılan OneDrive dosyaları ve klasörleri görüntülenir. Dosyaları sizinle paylaşan kişiler hakkında bilgi, paylaşım tarihi ve bu dosyalar üzerindeki en son etkinliklerin özetini sağlar.

Sizin Tarafınızca Paylaşılan OneDrive Dosyaları ve Klasörleri:

Bu bölümde başkalarıyla paylaştığınız dosya ve klasörleri inceleyebilirsiniz. Ayrıca dosyaların kimler tarafından değiştirildiğini incelemenize de olanak tanır.

“Paylaşılanlar” sekmesindeki bu bölümlere giderek OneDrive dosya ve klasörlerinizin paylaşım etkinliklerini yönetebilir ve izleyebilirsiniz.

'Siteyle Paylaşılan' SharePoint Dosyaları ve Klasörleri:

SharePoint Online söz konusu olduğunda, bir sitedeki paylaşılan dosya ve klasörleri yönetmek, ilgili site belgelerine gitmeyi ve "Bizimle paylaşılanlar" panelini bulmayı gerektirir. Bu, söz konusu sitede sizinle paylaşılan SharePoint dosyalarını ve klasörlerini kolayca izlemenize olanak tanır.

2. Erişimi Yönet'i Kullanarak Paylaşılan Dosyaları İnceleyin

Kuruluş çapındaki paylaşım varsayılanlarınızı, paylaşım kurallarınızı ve diğer paylaşım ayarlarınızı yönetmek için Paylaşım ayarları sayfasını kullanın.

• OneDrive/SharePoint'i açın ve dosyalarınızın ve klasörlerinizin bulunduğu "Dosyalarım/Belgelerim" bölümüne gidin.
• Erişimini yönetmek istediğiniz belirli dosyayı veya klasörü bulun.
• “Diğer” seçeneğini (üç nokta) tıklayın.
• Görüntülenen açılır menüden “Erişimi yönet” seçeneğini seçin.
• “Erişimi Yönet” sayfasında, dosyaya veya klasöre şu anda erişimi olan kullanıcıların ve grupların listesini göreceksiniz. Bu liste, dosyayı düzenleyip düzenleyemeyecekleri veya görüntüleyip görüntüleyemeyecekleri gibi erişim düzeyleri hakkında bilgi sağlar.

OneDrive/SharePoint'te dosya paylaştıktan sonra kullanıcıları kaldırmak mümkün mü?

Evet! Bu sayfadan, erişimi yönetmek için kullanıcı ekleme veya kaldırma, izinlerini değiştirme veya dosyayı veya klasörü başkalarıyla paylaşmak için bir bağlantı oluşturma gibi çeşitli eylemleri gerçekleştirebilirsiniz. SharePoint Online ve OneDrive'da bağlantı paylaşımına ilişkin en iyi uygulamalara bağlı kalarak tüm yönetim sürecini kolaylaştırabilir ve daha verimli hale getirebilirsiniz.

3. Microsoft 365 Denetim Günlüklerini Kullanarak Dosya/Klasör Paylaşımını Takip Edin

Microsoft 365'te paylaşılan dosya ve klasörleri izlemek için yerleşik denetim günlüğü arama özelliğini kullanabilirsiniz. Microsoft 365 denetim günlüklerini kullanarak, SharePoint/OneDrive'daki bir dosyaya veya klasöre kimin eriştiğini veya bunları paylaştığını kolayca belirleyebilirsiniz.

• Microsoft 365 Uyumluluk portalında oturum açın.
• Uyumluluk portalının sol bölmesinde "Denetim" seçeneğini bulun ve seçin.
• Paylaşımla ilgili etkinliklere odaklanmak için "Etkinlikler" bölümünde Paylaşım ve erişim isteği etkinlikleri'ni arayın.
• Etkinliklerden "Paylaşılan dosya, klasör veya site " seçeneğini seçin. İhtiyaçlarınıza göre diğer etkinlikleri seçebilirsiniz.
• Söz konusu dönemdeki paylaşım etkinliklerine yönelik aramayı daraltmak için belirli bir tarih ve saat aralığı belirtin.
• Arama işlemini başlatmak için “Ara” düğmesini tıklayın.
• Arama tamamlandığında sonuçlar görüntülenecektir.

4. Dosya ve Klasör Paylaşımına İlişkin Rapor Oluşturun

Paylaşım ayrıntılarını almak için bir rapor oluşturabilirsiniz. Bu raporla OneDrive ve SharePoint'te konuklarla herhangi bir dosya ve klasörün paylaşılıp paylaşılmadığını öğrenebilirsiniz.

OneDrive dosyaları ve klasör paylaşımı hakkında bir rapor oluşturmak için şu adımları izleyin:

• OneDrive'ı açın.
• Ayarlar menüsünü açın ve “Ayarlar”ı tıklayın.
• Ayarlar seçeneklerinde "Diğer ayarlar"ı bulun ve tıklayın.
• Ardından, "Paylaşım raporunu çalıştır"ı seçin.
• Raporu kaydetmek istediğiniz OneDrive'ınızda bir konum seçin.
• Konumu seçtikten sonra rapor oluşturma sürecini başlatmak için “Kaydet”i tıklayın.
• Dosyanızın boyutuna bağlı olarak raporun tamamlanması biraz zaman alabilir.

SharePoint dosya ve klasör paylaşımına ilişkin rapor oluşturmak için site yöneticisi olmanız gerekir. Aşağıdaki adımları izleyin:

• SharePoint'i açın.
• Raporu çalıştırmak istediğiniz istediğiniz siteye gidin.
• Ayarlar menüsüne erişin.
• “Site kullanımı” seçeneğini bulup seçin.
• Rapor oluşturmayı başlatmak için sayfayı aşağı kaydırıp “Harici kullanıcılarla paylaşıldı” bölümüne gelin.
• "Raporu çalıştır" düğmesini seçin.
• Raporun saklanacağı konuma karar verin ve seçimi onaylamak için "Kaydet"i tıklayın.
• Sitenizin boyutuna bağlı olarak raporun tamamlanması biraz zaman alabilir.

Raporun çalıştırılması tamamlandığında, oluşturulan rapora erişmenizi sağlayacak bağlantıyı içeren bir e-posta alacaksınız.

OneDrive ve SharePoint'te dosya ve klasör paylaşımına ilişkin rapordan hangi ayrıntıları edinebilirsiniz?

Dışa aktarılan CSV, aşağıdakileri içeren aşağıdaki özellikleri içerir:

Column

Açıklama

Resource Path

Öğenin göreceli URL'si.

Item Type

Web, klasör, dosya vb. gibi öğenin türünü belirtir.

Permission

Bu öğe için kullanıcıya verilen erişim düzeyini belirtir.

User Name

Bu öğeye erişimi olan kullanıcı veya grubun kolay adını sağlar. Paylaşım bağlantısı ise kullanıcı adı “SharingLink” olacaktır.

User E-mail

Bu öğeye erişimi olan kullanıcının e-posta adresini görüntüler. Bu alan SharePoint grupları için boş bırakılır.

User or Group Type

Kullanıcının veya grubun Üye (dahili), Konuk (harici), SharePoint grubu, Güvenlik grubu veya Microsoft 365 grubu olup olmadığını belirten sınıflandırmasını belirtir. Lütfen "Üye"nin sitenin üyesi olması gerekmediğini, rehberdeki bir üyeyi ifade ettiğini unutmayın.

Link ID

Kullanıcı adı "SharingLink" ise, paylaşım bağlantısıyla ilişkili benzersiz tanımlayıcıyı (GUID) görüntüler.

Link Type

Kullanıcı adı "SharingLink" olduğunda geçerli olan, Anonim, Şirket veya Belirli Kişiler gibi kullanılan paylaşım bağlantısının türünü belirtir.

AccessViaLinkID

Kullanıcının öğeye yönelik izni paylaşılan bir bağlantı üzerinden veriliyorsa, öğeye erişmek için kullanılan Bağlantı Kimliğini belirtir.

Bunlar, OneDrive'da ve SharePoint Online'da paylaşılan dosya ve klasörleri yönetmenin yollarıdır.

Microsoft, OneDrive ve SharePoint'teki SharedWith ve SharedWithDetails'ı Kullanımdan Kaldırıyor

Haziran başından itibaren Microsoft, 'SharedWith' ve 'SharedWithDetails' sütunlarının artık hem OneDrive'da hem de SharePoint'te güncellenmeyeceğini duyurdu. Bu geçiş Temmuz ayı sonuna kadar tam olarak uygulanacaktır.

Bu değişiklik neden diye soruyorsunuz? Microsoft, bu sütunların izinleri ve bir öğeye erişimi olan kişileri doğru şekilde yansıtmadığını fark etti. Aslında 'SharedWith' sütunu üç yıldan fazla bir süredir varsayılan olarak gizlenmiş durumda ve bu da alaka düzeyinin azaldığını gösteriyor. Bir kullanıcının veya grubun paylaşılan belgeye erişim izinleri kaldırıldıktan sonra bile bu kişinin adı veya grubu "Paylaşılanlar" sütununda görünmeye devam eder.

Sonuç olarak Microsoft, bu sütunlardaki verileri müşteri içeriği olarak değerlendirmeye karar vermiştir. Bu da yakın gelecekte bu sütunların tamamen kaldırılacağı anlamına geliyor. Bunların hepsi Microsoft'un size mümkün olan en iyi deneyimi sunmak için hizmetlerini kolaylaştırma ve optimize etme kararlılığının bir parçasıdır.

SharedWith ve SharedWithDetails Bilgilerini Bundan Sonra Nerede Görüntüleyebilirsiniz?

Basitçe, OneDrive ve SharePoint'teki SharedWith ve SharedWithDetails sütunları hakkında bilgi edinmek için yerel Microsoft Denetim günlüklerini, 'Paylaşılan' panelini ve paylaşım raporunu kullanabilirsiniz.

SharedWith sütunu hakkında bilgi edinmek için OneDrive ve SharePoint dosyalarınızın/klasörlerinizin kimlerle paylaşıldığını öğrenmek amacıyla yukarıdaki yöntemlerden herhangi birini kullanabilirsiniz.

SharedWithDetails sütunu hakkında bilgi edinmek için OneDrive/SharePoint -> Dosyalarım -> Herhangi bir dosyayı seçin —>Daha fazla seçenek seçin —>Ayrıntılar seçeneğine gidebilirsiniz.

Buna ek olarak Microsoft 365 denetim günlüklerini de görüntüleyebilirsiniz. Denetim günlüğünde, paylaşılan bir öğenin ayrıntılarını izleyebileceğiniz özel bir sütun bulunur.

Umarım bu blog, OneDrive ve SharePoint Online'da paylaşılan dosya ve klasörleri yönetme konusunda daha iyi bilgi edinmenize yardımcı olmuştur. Başka sorularınız varsa yorum bölümünden bize ulaşmaktan çekinmeyin.