SharePoint Online'da Bağlantı Paylaşımına İlişkin En İyi Uygulamalar

Microsoft SharePoint Online bağlantıları, işbirliğini kolaylaştırmak, üretkenliği artırmak ve bir kuruluş içindeki bilgilerin güvenliğini sağlamak açısından önemlidir. SharePoint Online'da bağlantı paylaşmayı planladığınızda, bağlantının amacını ve onu kullanacak hedef kitleyi dikkate almak önemlidir. İşte kullanabileceğiniz en iyi uygulamalardan bazıları!

SharePoint Online'da içeriği Microsoft 365'teki diğer kişilerle paylaşmak için kullanabileceğiniz dört paylaşım bağlantısı türü vardır:

Şirket/kuruluş bağlantıları
Mevcut erişim bağlantılarına sahip kişiler
Güvenli bağlantılar
Anonim/Herkes bağlantıları

SharePoint Online'daki şirket bağlantıları

Microsoft 365 SharePoint Online'da ' Kişiler' bağlantısını kullanarak bir belgeyi paylaştığınızda, onu şirket bağlantıları aracılığıyla göndermiş olursunuz.

Bu bağlantılar aynı zamanda kuruluş bağlantıları olarak da bilinir ve kuruluşunuzdaki herkesin içeriğe erişmesine olanak tanır.
Şirket bağlantıları kişi veya gruplarla paylaşılabilir ve belirli bir süre sonra sona erecek şekilde ayarlanabilir.
Bu bağlantılara yalnızca kuruluşunuzdaki kişiler erişebildiğinden güvenli kabul edilirler.

Şirket bağlantısını kullanarak herhangi bir belgeyi kuruluş dışındaki kişilerle paylaşmaya çalıştığınızda, paylaşım iletişim kutusunda aşağıdaki hata mesajı gösteriliyor.

"Bu bağlantı, kuruluşunuz dışındaki kişiler için çalışmaz".

Alıcı bir e-posta alır ve bağlantıya tıkladıktan hemen sonra belgeye yönlendirilir. Dosyayı paylaşırken izinleri 'düzenleyebilir', 'görüntüleyebilir' ve 'inceleyebilir' olarak ayarlamayı da seçebilirsiniz. Ek olarak, gereksinimlerinize göre indirmeyi engelle düğmesini evet/hayır olarak da değiştirebilirsiniz.

Microsoft 365'teki SharePoint Online Şirket bağlantıları ile ilgili etkinlikler için günlüğe kaydedilen etkinlikleri denetleme

Peki şirket bağlantılarında işlemler gerçekleştirilirken günlüğe kaydedilen Microsoft 365 denetim günlüğü etkinlikleri nelerdir?

Audit Events: İşlem
CompanyLinkCreated: Kullanıcı bir kaynağa şirket çapında bir bağlantı oluşturdu.
CompanyLinkRemoved: Kullanıcı, bir kaynağa şirket çapındaki bağlantıyı kaldırdı.
CompanyLinkUsed: Kullanıcı bir kaynağa şirket çapında bir bağlantı kullanarak erişti.

Mevcut Erişim Bağlantılarına Sahip Kişiler

Bir dokümanı "Mevcut erişime sahip kişiler" bağlantı türüyle paylaştığınızda, yani zaten erişimi olan kişilerle yeniden paylaştığınızda, yukarıdaki denetim etkinliklerinin aynıları günlüğe kaydedilir.
Yeniden paylaşırken herhangi bir izni değiştirmez.
Zaten erişimi olan kişilerin adı ve e-posta adresi aşağıdaki resimde gösterildiği gibi görüntülenecektir.

SharePoint Online'da Güvenli Bağlantılar

Microsoft SharePoint Online'da 'Seçtiğiniz kişiler' bağlantısını kullanarak bir belgeyi paylaştığınızda, onu güvenli bağlantılar aracılığıyla paylaşmış olursunuz.

Güvenli bağlantılar aynı zamanda doğrudan bağlantılar olarak da bilinir ve yalnızca doğrudan alıcılar için çalışır.
Doküman bağlantısını paylaşırken, bağlantı ayarlarını 'düzenleyebilir', 'görüntüleyebilir' ve 'inceleyebilir' olarak ayarlayabilir ve gerekirse indirmeleri engelleyebilirsiniz.
Bu bağlantılar kuruluşunuzun içindeki ve dışındaki herkesle paylaşılabilir, ancak yalnızca belirli kişi veya gruplarla sınırlıdır.
Güvenli bağlantıların süresi belirli bir süre sonra dolacak şekilde de ayarlanabilir.

Microsoft 365'te güvenli bağlantıları kullanarak içerik paylaştığınızda, kuruluş içindeki kişiler normalde belgeye erişebilir ancak SharePoint Online'da harici paylaşımı yapılandırdıysanız, kuruluş dışındaki kişiler belgeye erişebilir. kuruluşun, e-posta isteği üzerine alınan kodu girerek bir kimlik doğrulama kontrolünden geçmesi gerekir. Ancak kodu girdikten sonra içeriğe erişebilirler.

SharePoint Online'da güvenli bağlantıyla ilgili etkinlikler için günlüğe kaydedilen olayları denetleyin

Güvenli bağlantılara yönelik denetim günlüğü etkinlikleri aşağıdadır.

Audit events: İşlem
SecureLinkCreated: Bir öğeye güvenli paylaşım bağlantısı oluşturuldu.
SecureLinkDeleted: Bir öğeye yönelik güvenli paylaşım bağlantısı silindi.
SecureLinkUsed: Bir kullanıcı bir öğeye güvenli bir bağlantı kullandı.
AddedToSecureLink: Güvenli paylaşım bağlantısını kullanabilen varlıklar listesine bir kullanıcı eklendi.
RemovedFromSecureLink: Bir kullanıcı, güvenli paylaşım bağlantısını kullanabilen varlıklar listesinden kaldırıldı.

SharePoint Online'da Anonim Bağlantılar/Herkes Bağlantıları

Microsoft SharePoint Online'da 'Herkes' bağlantısını kullanarak bir belge paylaştığınızda, onu anonim bağlantılar aracılığıyla paylaşmış olursunuz.

Anonim bağlantılar, SharePoint hesabı olup olmadığına bakılmaksızın, bağlantıya sahip olan herkesin erişebileceği genel bağlantılardır.
Bu bağlantılar, kuruluşunuz dışındaki kişilerle içerik paylaşmak için kullanışlıdır ancak içeriğin hassas veya gizli olması durumunda güvenlik riski de oluşturabilirler.
Anonim bağlantıların süresi belirli bir süre sonra dolacak şekilde ayarlanabilir ve gerekirse belirli kişi veya gruplara erişimi de kısıtlayabilirsiniz.

Herhangi bir kişinin bağlantısını kullanarak paylaşmanın zararlarını göz önünde bulunduran Microsoft, bunu güvenli bir şekilde paylaşmanın birçok yolunu getirdi. Her birine teker teker daha yakından bakalım!

Dosya İzinleri: Herkes bağlantısını kullanarak belge paylaştığınızda, dosya iznini, paylaştığınız kişiye bağlı olarak 'görüntüleyebilir', 'düzenleyebilir' veya 'inceleyebilir' olarak ayarlayabilirsiniz.

Son kullanma tarihi: Herkes bağlantıları için paylaşım iletişim kutusuyla birlikte gelen dahili son kullanma tarihinden yararlanın. Bu özellik, içeriğe olan bağlantıyı belirtilen tarihte sona erdirir.

Şifre: Kolay bir şifre belirleyin ve bunu dosyaya/klasöre erişim izni vermek istediğiniz alıcıyla paylaşın.

İndirmeyi engelle: İndirmeyi engelle seçeneğini 'evet' olarak değiştirin ve dosyalarınızı indirilmeye karşı koruyun.

Uygun ayarları yapılandırarak, güvenlikten ödün vermeden içerik paylaşmak için Microsoft SharePoint Online'daki Herkes bağlantılarını güvenle kullanabilirsiniz.

SharePoint Online'daki ilgili etkinliklere bağlantı veren herkes için günlüğe kaydedilen denetim etkinlikleri

Güvenli bağlantılara yönelik denetim günlüğü etkinlikleri aşağıdadır.

Audit events: İşlem
AnonymousLinkCreated: Kullanıcı bir kaynağa anonim bir bağlantı oluşturdu.
AnonymousLinkRemoved: Kullanıcı bir kaynağa giden anonim bağlantıyı kaldırdı.
AnonymousLinkUpdated: Kullanıcı bir kaynağa giden anonim bağlantıyı güncelledi.
AnonymousLinkUsed: Anonim bir kullanıcı, anonim bir bağlantı kullanarak bir kaynağa erişti.

style="font-size: 23px">SharePoint Yönetim Merkezi'nde Paylaşım Ayarları Yönetimi

Bu ayarların dışında, bağlantıların son kullanma tarihlerini ayarlamak gibi kurumsal düzeyde paylaşımı kontrol etmek için SharePoint Yönetici Merkezi -> Politikalar -> Paylaşım sayfasını da kullanabilirsiniz. , kullanıcılar SharePoint Online'da dosya ve klasörleri paylaştığında varsayılan paylaşım bağlantısını seçme ve Microsoft 365'te harici paylaşımı sınırlamak için diğer ayarlar.

SharePoint Online'daki Bağlantıları Paylaşarak Güvenli Bir Şekilde Paylaşın

Şirket bağlantılarının, güvenli bağlantıların ve anonim bağlantıların kullanımını planlayarak ve SharePoint Online'da harici paylaşımı denetleyerek, kuruluşunuzun içeriğinin güvenli ve verimli bir şekilde paylaşılmasını sağlayabilirsiniz. Bu bağlantı türlerinin kullanımını planlamaya yönelik bazı en iyi uygulamalar şunlardır:

Her senaryo için uygun bağlantı türünü belirleyin: Paylaşılan içeriğin hassasiyetini, içeriğe kimin erişmesi gerektiğini ve içeriğin kuruluşunuz dışındaki kişilerle paylaşılmasının gerekip gerekmediğini göz önünde bulundurun. Bu faktörlere dayanarak, her senaryo için hangi bağlantı türünün en uygun olduğuna karar verin.
Son kullanma tarihlerini ayarlayın: İçeriğinize yetkisiz erişimi önlemek için, şirket bağlantılarında, güvenli bağlantılarda ve anonim bağlantılarda son kullanma tarihlerini uygun şekilde ayarlayın. Bu, içeriğe erişimin belirli bir süre sonra iptal edilmesini sağlayacaktır.
Erişimi sınırlayın: Hassas veya gizli içerik paylaşırken şirket bağlantılarını veya güvenli bağlantıları kullanın ve erişimi belirli kişi veya gruplarla kısıtlayın.
Kullanıcılarınızı eğitin: Kullanıcılarınızı şirket bağlantılarının, güvenli bağlantıların ve anonim bağlantıların uygun kullanımı konusunda eğitin. Son kullanma tarihlerini belirlemek ve hassas içeriğe erişimi sınırlamak gibi en iyi uygulamaları takip etmeleri konusunda onları teşvik edin.
Bağlantı kullanımını izleyin: Anonim bağlantıların, şirket bağlantılarının ve güvenli bağlantıların uygun şekilde kullanıldığından emin olmak için kullanımını düzenli olarak izleyin. Bağlantı kullanımını izlemek ve olası güvenlik risklerini tespit etmek için Microsoft SharePoint Online'ın denetim özelliklerini kullanmayı düşünün.

Bu en iyi uygulamaları izleyerek Microsoft SharePoint Online'daki şirket bağlantılarının, güvenli bağlantıların ve anonim bağlantıların kullanımını güvenliği ve uyumluluğu artıracak şekilde planlayabilirsiniz.