Uygun dosya güvenliğini sağlamak için bu SharePoint dosya paylaşımı en iyi uygulamalarını kullanın.

giriiş

Microsoft SharePoint, kullanıcıların yalnızca birkaç tıklamayla dosyaları iş arkadaşlarıyla paylaşmasına olanak tanır. Ancak harici paylaşım da bir o kadar kolaydır; bu da hassas verilerinizin güvenliğini riske atar.

Yasal işbirliğine müdahale etmeden dosya ve klasörlerin harici paylaşımını denetlemenize yardımcı olmak için bu makalede, Microsoft yönetim arayüzlerinde bulunan harici paylaşım ayarları ayrıntılı olarak açıklanmakta ve bunların yapılandırılmasına yönelik en iyi uygulamalar sunulmaktadır. Microsoft 365 Yönetim Merkezi, SharePoint ve OneDrive İş yönetim merkezleri, klasik SharePoint Çevrimiçi Yönetim Merkezi ve modern SharePoint Çevrimiçi Yönetim Merkezi'ndeki ayarları ele alacağız.

Microsoft 365 Admin Center: Harici Paylaşım için Kiracı Düzeyinde Ayarlar

Microsoft SharePoint'te harici paylaşımı yapılandırırken yönetici ekiplerinizin kiracı (kuruluş) düzeyinde başlaması en iyisidir. Microsoft 365 Yönetim Merkezi'ni (eski adıyla Office 365) açın ve Ayarlar -> Hizmetler ve eklentiler -> Siteler'e gidin.

Daha sonra kiracı düzeyinde harici paylaşımı denetlemek için seçenekleri belirleyebilirsiniz:

Çoğu durumda ikinci seçenek olan "Yeni ve mevcut harici kullanıcılar (oturum açılması gerekir)" önerilir çünkü esneklik ve kontrol arasında bir denge sağlar. Kuruluşunuz için en iyi seçenekleri seçme konusunda daha ayrıntılı tavsiyeleri burada bulabilirsiniz:

Choose this option:: Eğer amacınız şuysa…
Let users share SharePoint Online and OneDrive content with people outside the organization: Aşağıda belirttiğiniz kısıtlamalara tabi olarak harici paylaşımı kiracı düzeyinde etkinleştirin.
Only existing external users (sign-in required): İçeriğe erişmeden önce harici kullanıcıların (misafirlerin) bir Microsoft hesabıyla oturum açmasını zorunlu kılın ve paylaşımı, zaten paylaşılmış oldukları veya manuel olarak içe aktarılmış oldukları için dizininizde zaten bulunan harici kullanıcılarla sınırlandırın.
New and existing external users (sign-in required): Hem mevcut hem de yeni harici kullanıcıların, Microsoft hesabıyla oturum açtıktan sonra paylaşılan içeriğe erişmesine izin verin.
Anyone, including anonymous users: Erişim için oturum açmayı gerektirmeyen anonim bağlantıların kullanımına izin ver
Set anonymous links to expire in these many days: Anonim erişim bağlantılarına izin veriyorsanız, bunlar için otomatik son kullanma tarihlerini belirtin.

Harici Paylaşım için Site Koleksiyonu ve OneDrive İş Ayarları

Kiracı çapında paylaşım ayarlarınızı yapılandırdıktan sonra, SharePoint Online ve OneDrive İş için üst düzey harici paylaşım ayarlarını ilgili yönetim merkezlerinde yapılandırmaya başlamanın zamanı gelmiştir.

Gördüğünüz gibi, SharePoint Online'da paylaşım bağlantılarını denetlemek için kullanılabilen seçenekler yukarıda tartışılanlara benzer:

Choose this option:: Hedefiniz ise
Anyone: Kullanıcıların dosyaları ve diğer site içeriğini herkesle paylaşmasına izin verin.
New and existing external users (Recommended): Kullanıcıların harici kullanıcılarla içerik paylaşmasına izin verin ancak bu içeriğe erişmek için bir Microsoft hesabıyla oturum açmalarını zorunlu kılın. Bu seçenek, özellikle SharePoint'in daha yeni bir sürümüne geçiş sürecindeyseniz, dış ortak çalışanların bulunduğu site koleksiyonları için genellikle en iyisidir.
Existing external users: Yalnızca dizininizde zaten mevcut olan kullanıcılarla harici paylaşıma izin verin.
Only people in your organization: Harici paylaşıma izin vermeyin.

OneDrive'ın harici paylaşım seçenekleri de oldukça benzer, ancak metin biraz farklı:

Yine kullanıcıların, bağlantıya sahip olan herkesle içerik paylaşmasına izin vermek, dosyalarınızı önemli bir risk altına sokar. Harici kullanıcıların oturum açmasını zorunlu kılmak daha fazla kontrol sağlar. Kullanıcılar OneDrive'a daha hassas bilgiler kaydetme eğiliminde olduğundan, OneDrive için SharePoint'ten daha kısıtlayıcı ayarlar oluşturmak genellikle akıllıca olacaktır.

SharePoint Yönetim Merkezi

Klasik SharePoint Çevrimiçi Yönetim Merkezi, her SharePoint sitesi için harici paylaşım ayarları oluşturmanıza olanak tanır. "Site Koleksiyonları" bölümüne gidin ve Paylaşma'yı tıklayın:

Aşağıdaki ekran görüntüsü mevcut seçenekleri göstermektedir:

Varsayılan olarak harici paylaşıma izin verilmez, ancak bunu seçtiğiniz siteler için etkinleştirmeyi ve izin verilen paylaşım türünü seçebilirsiniz. Örneğin, hassas veriler içeren siteler için daha sıkı denetim, işbirliği odaklı siteler için ise daha izin verici denetimler oluşturabilirsiniz. Ayrıca bir siteye kimlerin yeni kullanıcı davet etmesine izin verileceğini de seçebilirsiniz; ancak bu kararı site sahiplerine bırakmak genellikle en iyisidir.

Modern SharePoint Yönetim Merkezi

Modern SharePoint Yönetim Merkezi'nde ayarlar, daha önce tartışılan seçeneklerin aynısını yansıtacak şekilde değiştirildi:

Aşağıdaki seçenekleri kullanarak daha da fazla erişim kontrolü elde edebilirsiniz:

Yönetilmeyen cihazlar — Alanla uyumlu olmayan veya alana katılmamış cihazlardan erişimi kısıtlayabilirsiniz. Seçenekler arasında tam erişime izin vermek, yalnızca web'e izin vermek (masaüstü veya mobil değil) ve erişimi tamamen engellemek yer alır.
Boş oturumda oturum kapatma - Etkin olmayan tarayıcı oturumlarındaki kullanıcıların oturumlarını otomatik olarak kapatabilirsiniz.
Ağ konumu — Yalnızca belirli IP adreslerinden erişime izin verebilirsiniz.
Modern kimlik doğrulamasını kullanmayan uygulamalar —Eski kimlik doğrulama protokollerini kullanan uygulamalara erişimi reddedebilirsiniz.

Ek Güvenlik Kontrolleri

Diğer güvenlik denetimleri SharePoint ve OneDrive İş'teki harici paylaşımı etkileyebilir. Özellikle aşağıdaki kontroller kullanıcıların belirli belgeleri ve diğer içerikleri harici olarak paylaşmasını engelleyebilir:

Veri Kaybını Önleme (DLP) politikaları
Saklama politikalarını harici olarak kaydedin.
eKeşif gereksinimleri
Microsoft Purview Bilgi Koruması (eski adıyla Microsoft Bilgi Koruması) güvenlik kontrolleri

Ayrıca aşağıdaki denetim ve uyarı yetenekleri, yöneticilerin belgelerin harici olarak paylaşılması konusunda bilgi sahibi olmasına yardımcı olabilir:

Paylaşılan dosyalarla ilgili tüm kullanıcı etkinlikleri denetim günlüklerinde görüntülenebilir.
Yöneticiler, kullanıcılar SharePoint veya OneDrive İş'te belirli eylemler gerçekleştirdiğinde bilgilendirilmeyi seçebilir.

Harici Paylaşımda Görünürlük Kazanmak için PowerShell'i Kullanma

PowerShell betikleri, harici paylaşıma ilişkin görünürlük kazanmanıza yardımcı olabilir. Örneğin, aşağıdaki komut dosyası kiracınızın tüm harici kullanıcılarını döndürecektir (SharePoint Yönetici haklarını gerektirir):

Çıktı aşağıdaki gibi görünecektir:

Netwrix Nasıl Yardımcı Olabilir?

Yukarıda ayrıntıları verilen ayarları dikkatli bir şekilde yapılandırmak, kuruluşunuza içeriğin harici olarak nasıl paylaşılabileceği konusunda önemli bir kontrol sağlayacaktır. Ancak üçüncü taraf araçlar, veri güvenliğinin sağlanması açısından kritik önem taşıyan daha iyi görünürlük ve kontrol sağlayabilir.

Netwrix'in veri erişimi yönetim yazılımı, hassas verilerinizin açığa çıkmasını azaltarak veri ihlali riskini azaltmanıza olanak tanır. Ayrıca kuruluşların veri korumasını tasarım gereği ve varsayılan olarak uygulamasını gerektiren GDPR gibi düzenlemelere uymanıza da yardımcı olabilir.

Netwrix çözümü özellikle şunları yapmanızı sağlar:

En kritik verilerinizi tanımlayın.
İçeriden gelen tehdit riskini azaltmak ve fidye yazılımı ile diğer saldırılardan kaynaklanan hasarı en aza indirmek için hassas verilere erişimi gerekli minimum seviyeye indirin.
Veri sahiplerinin düzenli ayrıcalık doğrulamalarını kolaylaştırın.
İçeriğin doğru ve tutarlı şekilde etiketlenmesiyle hassas verileri her zaman koruyun.
BT ekosisteminizdeki etkinliği denetleyin ve tehditleri hızla tespit edip engelleyin.