PowerShell Kullanarak Office 365 Posta Kutusu Bekletme Raporunu Dışa Aktarma

Soruşturma ve uyumluluk düzenleme süreçlerinden geçen kuruluşlar, devam eden veya yaklaşan yasal işlemlerle ilgili posta kutusu içeriklerini (e-posta, takvim veya notlar gibi) korur. Kullanıcılar bir posta kutusunda birden fazla muhafazaya sahip olabilir ve muhafazaya alınan posta kutularını silemezler. Herhangi bir posta kutusu bekletme işleminin gerçekleştirilmesindeki birincil etkinlik, bekletme türünün belirlenmesidir.

Yetkili yöneticiler, muhafazaya alınan posta kutularının uçtan uca yönetiminden sorumludur. Posta kutusu bekletme işlemlerinin durumunu analiz etmek için belirli otomatik yöntemlerin kullanılması yöneticilere büyük ölçüde destek olabilir.

Yöneticilerin Exchange Çevrimiçi Posta Kutusuna Uygulanan Bekletme Türünü Neden Belirlemesi Gerekir?< /açıklık>

Yaygın olarak kullanılan posta kutusu muhafaza yöntemleri, Davaya İlişkin Muhafazalar, Yerinde Muhafazalar ve Saklama Muhafazaları'dır. Yönetici, bu muhafazaların durumunu çeşitli nedenlerden dolayı karmaşık çabalarla izler. Birkaçı aşağıda listelenmiştir.

1. Lisans maliyetini azaltmak için: Kullanılmayan, etkin olmayan posta kutularındaki bekletmeleri kaldırabilirsiniz.
2. Depolama alanını azaltmak için: Yöneticiler bekletme süresini gözden geçirmeyi ve beklemeye alınan yüksek depolama alanı tüketen posta kutularını kaldırmayı planlıyor.
3. Posta kutusunun yasal işlemlerle ilgili içeriğinin kalıcı olarak korunmasını sağlamak.
4. Yöneticiler, birden fazla bekletme tespit edildiğinde en iyi bekletme tekniklerini önerebilir ve gerekirse bekletme ayarını güncelleyebilir.
5. Yöneticiler, posta kutusu bekletme süresi verilerine (başlangıç ve bitiş tarihi) sahip olduklarında, zamana dayalı posta kutusu bekletme işlemlerini kolaylıkla sürdürürler.

Exchange Online'da Posta Kutusu Muhafaza Durumunu Görüntüleme

İzin verilen yöneticiler (ör. Global, Exchange, Uyumluluk vb.) posta kutusu muhafazalarının durumunu görüntüleyebilir. Ayrıca, posta kutusu muhafazasına erişmek için belirli idari rollere sahip olmanız gerekir (ör. Genel, Yasal, Keşif, Posta Kutusu Arama). Bir posta kutusunu beklemeye almak için gerekli izinlere sahip olduğunuzdan emin olun.

Kullanıcı arayüzünü kullanma: Posta kutusu muhafazalarını Exchange Online Yönetici Merkezi'nde (EAC) görüntüleyebilirsiniz. Aşağıdaki navigasyonları takip edin.

• Davaya ilişkin tüm muhafazaları bulun: EAC'de, "Alıcılar"a gidin ve "Posta Kutuları"nı tıklayın. "Sütun seç"i tıklayın ve "Davaya yönelik bekletme etkin"i seçin. Bekleme durumunu görebilirsiniz. Buradaki en büyük kullanıcı şikayeti, EAC'nin hiçbir yerinde durum ve muhafaza ayrıntılarını toplu bir rapor olarak bulamamanızdır.
• Tüm Yerinde muhafazaları görüntüleyin: EAC'de Yerinde muhafazayı görüntüleme ve yönetme, yeni Uyumluluk eKeşif özelliklerinin lansmanından sonra geçerliliğini yitirir.
• Saklama muhafazalarını bulma: EAC'de, saklama muhafazası altındaki posta kutularını görüntülemek imkansızdır.

PowerShell'i kullanma: Posta kutularına yerleştirilen muhafazaları görüntülemek için PowerShell cmdlet'lerini Get-Mailbox kullanabilirsiniz. Ancak, PowerShell'i birden fazla filtreleme koşuluyla kullanmanıza rağmen, posta kutusu muhafazaları hakkında net bir fikir edinemezsiniz (ör. GUID, Yerinde Muhafaza Türünü doğrudan açıklamaz).

Tüm kullanıcı arayüzü ve PowerShell imkansızlıklarının ve sınırlamalarının üstesinden gelmek için Hepsi Bir Arada komut dosyasını 'MailboxHoldReport.ps1' olarak tasarladık. Scriptin işlevlerini artık detaylı olarak tartışabiliriz.

Komut Dosyasında Öne Çıkanlar:

• 4 farklı posta kutusu muhafazası raporları oluşturur.
• Makinenizde mevcut olmadığında onayınız üzerine Exchange Online modülünü otomatik olarak yükler.
• Her bir posta kutusu için tüm etkin muhafaza bilgilerini içeren posta kutularının listesini gösterir.
• Durdurma süresi ve diğer ayrıntılarla birlikte davayı bekletme'nin etkin olduğu posta kutularını gösterir.
• Yerinde bekletme uygulanan posta kutularını görüntüler.
• Saklama muhafazasına alınan posta kutularını ve bunların saklama politikalarını listeler.
• Hem MFA hem de MFA dışıhesapları destekler.
• Raporu CSV biçiminde dışa aktarır.
• Zamanlayıcı dostu. Kimlik bilgilerini parametre olarak ileterek rapor oluşturmayı otomatikleştirebilirsiniz.

Komut Dosyasını İndirin: MailboxHoldReport.ps1

Posta Kutusu Bekletme Raporu - Komut Dosyası Yürütülmesine Genel Bakış

Yönetici, rapor verilerini kullanarak kuruluşundaki muhafazaya alınmış posta kutularını hızlı bir şekilde tanımlayabilir. Ayrıca her rapordaki ayrıntılı özellikler, mevcut bekletme politikalarının izlenmesine ve posta kutusu bekletme ayarlarının yeniden yapılandırılmasına yardımcı olur. Aşağıda girdi sağlama ve rapor oluşturma adımlarını özetledik.

Basit bir yürütme biçimiyle, aşağıda belirtilen 4 farklı posta kutusu bekletme raporunu alabilirsiniz.

• Muhafaza(lar) kapsamındaki Posta Kutuları hakkında rapor oluşturma
• Dava Bekletme Raporu
• Yerinde Muhafaza Raporu
• Saklama Bekletme Raporu

Aşağıda girdi sağlama ve rapor oluşturma adımlarını özetledik.

Muhafazalardaki Tüm Office 365 Posta Kutularını Listele:

Uyumluluk düzenlemelerini, yasal prosedürleri ve soruşturma prosedürlerini karşılamak için tek bir posta kutusuna farklı türde muhafazalar yerleştirebilirsiniz. Yöneticiler, her bir posta kutusuna yerleştirilen posta kutularının listesini ilişkilendirmede ve her bir saklama türünün benzersiz özelliklerini toplamada zorluklarla karşılaşmaktadır. Etkin muhafazalar raporuna başvurabilir ve posta kutusu muhafazalarına ilişkin tüm bilgileri hızlı bir şekilde alabilirsiniz.

.\MailboxHoldReport.ps1

Basit yürütme biçimi ve posta kutusu muhafaza ayrıntılarıyla, arşiv posta kutularının durumunu ve 'ComplianceTagHoldApplied' durumunu da görüntüleyebilirsiniz.

Örnek Çıktı:

Office 365'teki Dava Bekletme Raporu:

Yöneticiler, posta kutusu depolama alanı yönetiminden, silinen öğelerin kurtarılmasından ve kullanıcılar tarafından silinen içeriklerin korunmasından sorumludur. Komut dosyamızı kullanarak davaya yönelik bilgi muhafazasının durumunu ve tüm önemli ayrıntılarını tanımlayabilirsiniz. Raporu, davaya yönelik muhafazaların özelliklerini analiz etmek ve davayı muhafazaya alma politikalarını kuruluşun ihtiyaçlarına uygun olacak şekilde revize etmek için kullanabilirsiniz.

.\MailboxHoldReport.ps1 -LitigationHoldsOnly

Dava nedeniyle muhafazaya alınmış tüm posta kutularını almak için 'LitigationHoldsOnly' anahtar parametresini kullanın. 'LitigationHoldOwner', 'LitigationHoldDuration' ve 'LitigationHoldDate' gibi tüm dava muhafazalarına ilişkin belirli özellikleri içeren bir rapor alacaksınız.

Örnek Çıktı:

Yerinde Bekletme Etkinleştirilmiş Posta Kutularını Listele:

Yönetici, bir posta kutusu çeşitli yasal soruşturmalara tabi olduğunda, posta kutularını birden fazla Yerinde muhafazaya alır. Yöneticiler, Yerinde bekletme raporumuzu kullanarak, beklemeye alınmayan posta kutularını belirleyebilir ve muhafazaları uygun şekilde etkinleştirebilir. Ayrıca yönetici, e-posta içeriğinin değiştirilemez bir şekilde, otomatik silme mekanizmalarından (örn. MRM) ve kullanıcı silme müdahalelerinden arınmış olarak saklanmasını sağlamak için raporu kullanabilir.

.\MailboxHoldReport.ps1 -InPlaceHoldsOnly

Yerinde muhafaza içeren posta kutularını almak için 'InPlaceHoldsOnly' anahtar parametresini kullanın. Birden fazla Yerinde muhafazaya sahipseniz, resimde gösterildiği gibi raporda 'Belirli Konum Saklama Politikası, Yerinde, e-Keşif Vakası' gibi tam sayım ve yerinde muhafaza türlerini göreceksiniz.

Örnek Çıktı:

Saklama Muhafazaları Olan Office 365 Posta Kutusunu Alma Raporu:

Saklama muhafazaları, Exchange Online, Microsoft 365 Grupları ve Ekiplere ait posta kutusu öğelerini tutacak şekilde yapılandırılabilir. Yönetici, saklama bekletmelerini etkinleştirerek posta kutuları için yönetilen asistan tarafından MRM süreçlerini askıya alabilir. Bekletme bekletme raporu, her posta kutusu için bekletme bekletmelerine, bekletme politikasına ve bekletme bitiş tarihine sahip posta kutularını tanımlamaya yardımcı olur.

.\MailboxHoldReport.ps1 -RetentionHoldsOnly

Saklama bekletmesi etkin posta kutularının listesini almak için 'RetentionHoldsOnly' anahtar parametresini kullanın. Rapordaki 'Saklama Politikası Etiketi', bekletmenin özet açıklamasını, 'Saklama Bekletme Başlangıç Tarihi' ve 'Saklama Bekletme Bitiş Tarihi' 'ni verir. bekletme bekletme süresini gösterir.

Örnek Çıktı:

Office 365 Posta Kutusu Beklemede Planlama Raporu:

Posta kutusu bekletmelerinin çoğu kalıcı olduğundan, PowerShell komut dosyasını posta kutusu bekletme durumunu ayrıntılı olarak izleyecek şekilde planlayabilirsiniz. Yürütmeyi planlamak için hem MFA hem de MFA dışı hesapları kullanabilirsiniz.

MFA olmayan yönetici hesaplarını kullanmak için aşağıdaki biçimi deneyin.

.\MailboxHoldReport.ps1 -UserName admin@contoso.com -Password (password) -LitigationHoldsOnly

Yönetici hesabında MFA varsa, bunu doğrudan planlama için kullanamazlar. Bunun yerine, çalışması için MFA'yı Koşullu Erişim Politikasına göre devre dışı bırakmanız gerekir.

Posta Kutusu Bekletme Raporu - İzlemek İçin Daha Fazla Neden:

Diğer yönetim gruplarının yöneticileri de posta kutularının bakımını yapmak için bu raporu daha etkili bir şekilde kullanabilir. Ek kullanımları aşağıda bulabilirsiniz.

• Etkin olmayan bir posta kutusunun bekletme süresini değiştirin.
• Hiçbir bekletme gerekmediğinde etkin olmayan bir posta kutusunu silin.
• Muhafaza altındaki posta kutuları için arşiv posta kutularını etkinleştirin.
• Bekletmelerin bitiş tarihini tanımlar ve bekletme süresini günceller.
• Saklama etiketinin performansını anlamak için uyumluluk etiketi tutma durumunu tanımlar.

AdminDroid ile Yerel Office 365 Raporlamasını Geçin

Posta kutusu muhafazalarının EAC ve PowerShell aracılığıyla izlenmesi çeşitli zorluklara yol açabilir ve olumsuz yönlerden birkaçı zaman alıcıdır, hataya açıktır, otomasyondan yoksundur ve bir kuruluşun uyumluluk durumuna ilişkin sınırlı görünürlük sağlar.

Posta kutusu bekletmelerini izlemeyle ilgili zorlukların üstesinden gelmek için, yerel Office 365 raporlarının sınırlamalarını aşarak ayrıntılı posta kutusu bekletme raporları sağlayan ve uyumluluk yönetimi sürecini basitleştirmeye yardımcı olan AdminDroid Microsoft 365 raporlayıcısını kullanmayı düşünün.

AdminDroid Exchange Online raporlama aracı, temel bilgilerin ötesine geçer ve bekletme süresi, sahip, bekletme tarihi vb. konularda daha ayrıntılı bir görünümle davaya yönelik bekletme, alıkoyma bekletme ve yerinde bekletme hakkında net posta kutusu raporları sağlar. Ayrıca, saklama süresinin başlangıç ve bitiş tarihi, posta kutusu türü, departman ve daha fazlası gibi belirli Exchange Online posta kutusu ayrıntılarına da inebilirsiniz.

Genel olarak, ister küçük bir işletme ister büyük bir kuruluş olun, AdminDroid Microsoft 365 raporlama aracı, Exchange Online ortamınızı daha verimli ve etkili bir şekilde yönetmenize yardımcı olabilir. Posta kutusu saklama politikaları ve posta kutusu etkinlikleri hakkında net bilgiler sağlayan ve yasal gerekliliklere uygunluğun sağlanmasına yardımcı olan, temel posta kutusu raporlarından çok daha fazlasını sunar.

• AdminDroid, akıllı yapay zeka destekli grafik analizler, ve şık ve kapsamlı kontrol panelleri ile diğer tüm Office 365 hizmetlerinde yaygın görünürlük sağlar.
• AdminDroid artık daha iyi uyarı özellikleri, yetkilendirme, gelişmiş planlama, gelişmiş filtreleme vb. ile donatılmıştır.

Potansiyel riskler ve uyumluluk sorunları hakkında sizi karanlıkta bırakan sınırlı raporlara razı olmayın! Özelliklerini ve işlevlerini keşfetmek için AdminDroid'in 15 günlük ücretsiz premium sürümünü deneyin!

Yerel Office 365 Raporlama aracı, raporlamanın yalnızca %10'unu gerçekleştirir,

ve AdminDroid başka bir %90 daha yapıyor!

Bu blogun posta kutusu bekletme durumunu öğrenmek için yararlı olacağını umuyoruz. Hala net olmayan bir şey varsa, lütfen yorum bırakın, sorularınızı ele alacağız.