Office 365 Grupları ve Ekipler Karşılaştırması

Başlamadan önce “Office 365 Grupları ve Takımları” başlığının biraz yanıltıcı olduğunu belirtmek isterim. Bunun nedeni Office 365 grupları ile Microsoft Teams'in birbirleriyle rekabet halinde olmamasıdır. Aslında, birlikte nasıl çalıştıklarına dair temel bir anlayışa sahip olmamız koşuluyla, aslında birbirlerini tamamlayabilirler. Yeni bir Ekip oluşturulduğunda ilişkili bir Office 365 grubunun da oluşturulduğunu hatırlamakta fayda var.

Office 365 nedir?

Tekrar özetleyelim. Office 365, Word, Excel, PowerPoint ve Outlook gibi aynı temel uygulamaların tümünü içeren Microsoft Office üretkenlik paketinin bulut tabanlı sürümüdür. Office 365, OneNote, Publisher, Planner, OneDrive, Exchange, SharePoint, Access, Skype, Yammer ve tabii ki Teams gibi ek uygulamaları içerir.

MS Teams nedir?

Microsoft Teams, sohbet, video konferans, dosya depolama, üçüncü taraf uygulamalar ve daha fazlasını sağlayan bir iletişim ve işbirliği platformudur. Yukarıda belirtildiği gibi, yeni bir Ekip oluşturulduğunda ve yeni Office 365 grubu, SharePoint belge kitaplığı ve OneNote not defteriyle birlikte otomatik olarak oluşturulur.

Office 365 Grubu nedir?

Office 365 grubu, Microsoft 365 yöneticisi tarafından oluşturulan, Azure Active Directory'de depolanan bir nesnedir. Yöneticiler gruba üye ekleyerek onlara grubun kaynaklarına erişim sağlayabilir.

Office 365 Grupları ve MS Ekipleri: Nasıl Farklılıklar?

Öncelikle arayüzler oldukça farklı. Office 365 grubu Outlook'a benzer bir arayüze sahipken, MS Teams arayüzü tartışmasız daha moderndir. İkinci olarak, Microsoft Teams, Office 365 grubunda kullanılamayan bazı özelliklere sahiptir. Örneğin, Teams sesli ve görüntülü aramayı kolaylaştırır ve ayrıca Masaüstü sürümüne de sahiptir.

Doğal olarak Teams, iletişim ve işbirliği söz konusu olduğunda daha iyi bir iş çıkarıyor çünkü bunun için tasarlandı. Ne yazık ki Office 365 grupları ve MS Teams sorunsuz bir şekilde bütünleşmiyor. Demek istediğimi açıklamak için aşağıdaki iki senaryoyu ele alalım:

Yeni Bir Ekip Oluşturma ve Mevcut Bir Gruba Bağlama

Mevcut bir grubun yöneticisiyseniz yeni bir Ekip oluştururken onu mevcut bir Office 365 grubuna bağlayabilirsiniz. Ancak bilmeniz gereken bazı tutarsızlıklar var.

İlk olarak, bir SharePoint sekmesi eklemediğiniz sürece Teams içinden grupla ilişkili dosya havuzlarını görüntüleyemezsiniz; bu, dosyaları görüntülemek için açık iki ayrı sekmeye sahip olacağınız anlamına gelir ki bu kesinlikle ideal değildir.

İkinci olarak, grupla ilişkili herhangi bir OneNote içeriğini göremeyeceksiniz; yalnızca her Teams kanalı için oluşturulan OneNote içeriğini görebileceksiniz. Benzer şekilde, gruptaki mevcut Planner görevlerini görüntüleyemeyeceksiniz ve Teams'de oluşturulan Planner görevleri Office 365 grubunda veya Planner'da kullanılamayacak.

Yeni Ekip Oluşturmak ve Mevcut Bir Gruba Bağlamamak

Yeni bir Ekip oluşturursanız ancak bunu mevcut bir Office 365 grubuna bağlamamayı seçerseniz, yanlışlıkla halihazırda var olan bir grupla aynı ada ve amaca sahip bir grup oluşturabilirsiniz ve Ekip üyeleri için kolay bir yol yoktur. yöneticilerin benzer ada ve amaca sahip bir Ekip veya grubun zaten mevcut olup olmadığını kontrol etmesini sağlayın.

Doğal olarak bu durum kafa karışıklığına neden olabilir ve kopuk ve tutarsız bir iş akışına neden olabilir. Örneğin, halihazırda aynı isim ve amaca sahip bir grubun varlığından habersiz, “Satış” adında yeni bir Ekip oluşturduğunuzu varsayalım. Ekip üyelerini, içeriği ve konuşmaları eklemeye başlarsınız, ancak daha sonra mevcut "Satış" grubu hakkında bilgi edinirsiniz. Tek seçeneğiniz ikisini birleştirmek olacaktır.

Üyeleri ve dosyaları yeni Ekipten mevcut gruba taşımak mümkün olsa da, konuşmaları taşıyamazsınız. Açık nedenlerden dolayı bu senaryodan kaçınılmalıdır. Bir kullanıcının Exchange Online posta kutusuna Teams içinden erişilebildiğinden, üyeleri ve içeriği (dosyalar, OneNote sayfaları, Planner görevleri ve paketler) mevcut gruptan yeni Ekibe taşımak belki de daha iyi bir seçenek olabilir.

Günün sonunda, verileri mevcut gruptan yeni Ekibe veya yeni Ekipten mevcut gruba taşıma kararı, içeriğin miktarına ve kaç üyenin bulunduğuna bağlı olacaktır.

Elbette ideal senaryo, Teams'i yalnızca iletişim ve işbirliği gerektiren tüm etkinlikler için kullanmak ve grupları tamamen kullanmaktan kaçınmak olacaktır.

Çözüm

Her iki durumda da, asıl mesele, bazı tutarsızlıkların önceden farkında olduğunuzu varsayarak, birlikte iyi çalışabilecekleri için bunun aslında Office 365 grupları ve Ekipler meselesi olmadığıdır. Bu uyumluluk sorunlarının çoğunun Teams platformunun gelecek sürümlerinde büyük olasılıkla ele alınacağını da belirtmekte fayda var.