SharePoint Online'da "Dosya İste" özelliği nasıl kullanılır?

SharePoint, ekiplerin dosyaları depolamasına, düzenlemesine, paylaşmasına ve erişmesine olanak tanıyan güçlü bir işbirliği ve belge yönetimi platformudur. SharePoint'teki "Dosya İste" özelliği, başkalarından, sahip olduğunuz belirli bir klasöre dosya yüklemelerini istemenize olanak tanır. Bu özellik, özellikle birden fazla dosyayla veya büyük dosyalarla uğraşırken, dosyaları paylaşmayı ve toplamayı kolaylaştırmak için tasarlanmıştır. Bu kapsamlı kılavuz, iş arkadaşlarınızdan, müşterilerden veya dış ortaklardan belge toplamak için ihtiyaç duyduğunuz SharePoint'te dosya istemenin temelleri konusunda size yol gösterecektir.

SharePoint Online'da İstek Dosyaları Nasıl Etkinleştirilir?

Dosya İste özelliğini etkinleştirmek için SharePoint Online kiracınızda "Herkes" paylaşım ayarının etkinleştirildiğinden emin olmamız gerekir. Bu ayar, kişilerin Herkes ile bağlantı oluşturmasına ve harici kullanıcılardan dosya yüklemesini talep etmesine olanak tanır. Ayrıca, Klasör bağlantısına ilişkin izinler yükleme erişimini de içermelidir.

SharePoint Yönetim Merkezi'nde oturum açın, Paylaşım >> İlkeler >> seçeneğine tıklayın. Harici paylaşım ayarının "Herkes" olarak ayarlandığını kontrol edin. Bu ayarın site koleksiyonuna da aktarıldığından emin olun.
"Paylaşım" sayfasında aşağı kaydırın ve Klasörler için Herkes bağlantıları iznini "Görüntüleme, düzenleme ve yükleme" olarak ayarlayın.

Lütfen "Herkes" paylaşım ayarının yalnızca SharePoint için gerekli olduğunu ve OneDrive için "Yeni ve mevcut konuklar" gibi daha düşük düzeylere sahip olabileceğinizi ve bu özelliği OneDrive için de etkinleştirebileceğinizi unutmayın. Ayrıca dosya isteği özelliği yalnızca Microsoft 365'teki SharePoint Online veya İş veya okul için OneDrive yardımı hesapları için kullanılabilir.

PowerShell, SharePoint Online'da "Dosya İste"yi Etkinleştirecek

Harici paylaşım politikasını "Herkes" olarak ayarladıktan ve Klasör için Herkes bağlantı iznini "Görüntüleme, düzenleme ve yükleme" olarak ayarladıktan sonra bile "Dosya İste" seçeneğini göremiyor musunuz? İşte kiracı ve site düzeylerinde istek dosyaları özelliğini etkinleştirmek için PowerShell betiği.


#Connect to Admin Center
Connect-SPOService -Url https://Crescent-admin.sharepoint.com

#Check if "Request Files" is Enabled for SharePoint
Get-SPOTenant | Select CoreRequestFilesLinkEnabled

#Enable Request Files Feature in SharePoint Tenant
Set-SPOTenant -CoreRequestFilesLinkEnabled $True

Ayrıca dosya isteme özelliğini site düzeyinde de etkinleştirebilir veya devre dışı bırakabilirsiniz:


#Connect to Admin Center
Connect-SPOService -Url https://Crescent-admin.sharepoint.com

#Enable Request Files for the site
$SiteURL = "https://crescent.sharepoint.com/sites/operations"

#Check if "Request Files" feature is Enabled
Get-SPOSite -Identity $SiteURL | select RequestFilesLinkEnabled

#Activate Request Files
Set-SPOSite -Identity $SiteURL  -RequestFIlesLinkEnabled $True

SharePoint Online'da Dosya İste Özelliği nasıl kullanılır?

SharePoint Online'daki Dosya İste özelliği, kullanıcıların harici kişilerden belge kitaplığındaki belirli bir klasöre dosya yüklemelerini istemesine olanak tanır. Bu özellik herhangi birinden dosya almanın kolay ve güvenli bir yolunu sağlar. Bir hukuk firmasında çalıştığınızı ve müşterilerden imzalı sözleşmeler ve yasal belgeler toplamanız gerektiğini düşünün. Birden fazla e-posta ve hatırlatıcı göndermek yerine süreci kolaylaştırmak için "Dosya İste" seçeneğini kullanabilirsiniz. Bir istek oluşturun, bunu müşterilere gönderin ve gerekli tüm dosyaları zahmetsizce tek bir güvenli konumda toplayın.

Dosya Talep Etme işlemini başlatmak için kullanıcı, belge kitaplığında bir hedef klasör seçer ve menüden Dosya Talep Et seçeneğini belirler. SharePoint Online daha sonra kullanıcının istenen dosyalara sahip kişilerle paylaşabileceği bir Dosya İstek bağlantısı oluşturur.

“Dosya İste” özelliğini kullanma adımları şunlardır:

SharePoint sitenizde oturum açın, dosyaların yüklenmesini istediğiniz SharePoint klasörüne gidin.
Araç çubuğundan “Dosya İste” düğmesini tıklayın. (Klasöre sağ tıklayıp menüden “Dosya İste”yi de seçebilirsiniz.)
Dosyaları kimden istediğinizi belirtmeniz istenecektir. E-posta adreslerini buraya girebilirsiniz.
İstediğiniz dosyalar hakkında daha fazla talimat veya bilgi sağlamak için isteğe bağlı bir mesaj eklenebilir. Dosya isteğini göndermek için “Gönder”e tıklayın.

E-postanın gönderildiğine dair bir onay mesajı alacaksınız.

Dosyaları Alıcı Olarak Yükle

Alıcılara isteğinizi ve dosyaları yükleme bağlantısını içeren bir e-posta gönderilecektir. Dosya yüklemek için bir Microsoft hesabına ihtiyaç duymayacaklar ve klasörünüzün içeriğini göremeyecekler, böylece gizlilik ve güvenlik sağlanmış olacak. Yalnızca dosya yükleyebilecekler.

Alıcı, dosyaları yükleme bağlantısını içeren bir e-posta alacaktır. Devam etmek için e-postadaki düğmeye tıklamaları yeterlidir.
Bağlantıyı tıkladıklarında dosyaları seçebilecekleri ve yükleyebilecekleri bir sayfaya yönlendirilecekler.
Yüklenecek dosyaları seçebilirler. Ayrıca kimlik tespiti amacıyla adlarını ve soyadlarını da verebilirler.

Kolay düzenleme için dosyalar, dosyayı yükleyen kişinin adıyla otomatik olarak adlandırılacaktır. Dosya talep ettiğiniz kişiler yalnızca dosya yükleyebilir; klasörün içeriğini göremez, dosyaları düzenleyemez, silemez veya indiremez, hatta başka kimlerin dosya yüklediğini bile göremezler.

Dosyalar alıcı tarafından yüklendikten sonra, istekte bulunan kişiye "Yeni dosyalar yüklendi" yazan bir e-posta gönderilir.

Klasörün Harici kullanıcılarla paylaşılması nasıl durdurulur?

Dosya isteme özelliği, harici bir kullanıcının dosya yüklemesini sağlamak için Klasör düzeyinde paylaşımı kullanır. Klasörü paylaşmayı durdurmak için şu adımları izleyin:

Paylaşılan klasörün bulunduğu belge kitaplığına/üst klasöre gidin
Klasöre sağ tıklayın ve “Erişimi Yönet” seçeneğini seçin.
Sağ üst köşedeki küçük üç noktaya tıklayın ve “Gelişmiş Özellikler”i seçin.
Klasörden kaldırılacak Harici kullanıcıyı seçin >> “Kullanıcı İzinlerini Kaldır”a tıklayın.

Dosya Talep Etme Özelliği Nasıl Devre Dışı Bırakılır?

Dosya İsteklerinin SharePoint sitelerinde görünmesini istemiyorsanız aşağıdaki SharePoint Online yönetim kabuğu komutunu çalıştırarak kapsam dışında kalmayı seçebilirsiniz:


Set-SPOTenant -CoreRequestFilesLinkEnabled $False

Harici paylaşım ayarlarının "Herkes" dışında bir değere ayarlanması, Office 365 kiracısı için dosya isteme özelliğini de devre dışı bırakır.

Dosya isteği bağlantılarının Geçerliliğini ayarlayın

Varsayılan olarak, SharePoint'teki "Dosya İste" bağlantılarının geçerlilik süresi 30 gündür. Aşağıdaki cmdlet ile özelleştirebilirsiniz:


Set-SPOTenant -CoreRequestFilesLinkEnabled $True -CoreRequestFilesLinkExpirationInDays 7

Kapanıyor

SharePoint'teki "Dosya İste" özelliği, dosya toplama ve işbirliği süreçlerini kolaylaştırmak isteyen kuruluşlar için ezber bozan bir özelliktir. SharePoint sitenizde güvenliği ve kontrolü korurken, hem dahili hem de harici kullanıcılardan dosya toplamak için kullanışlı bir yol sağlar. Öyleyse devam edin, SharePoint ortamınızdaki "Dosya İste" özelliğini keşfedip uygulayın ve avantajları ilk elden deneyimleyin.

Dosya İste özelliği OneDrive İş'te de mevcuttur. Bakınız: OneDrive İş'teki “Dosya İste” özelliği nasıl kullanılır?