Office 365: PowerShell kullanarak Posta Kutusu Boyutunu Kontrol Etme

Posta kutusu boyutunu yönetmek, Office 365 ortamlarının performansını ve güvenilirliğini korumak açısından çok önemlidir. E-postanın yaygın olarak kullanıldığı kuruluşlarda posta kutuları aşırı büyüyebilir, depolama alanı tüketebilir ve potansiyel olarak kullanıcı deneyimini etkileyebilir. Büyük bir posta kutusu performansın yavaşlamasına neden olabilir ve sonuçta e-posta gönderemeyebilir veya alamayabilirsiniz. Neyse ki Office 365, yöneticilerin posta kutusu boyutlarını ve kullanımını takip etmelerine yardımcı olacak çeşitli araçlar sağlar. Bu makalede, Outlook'u son kullanıcı olarak, Microsoft 365 Admin Center'ı, Exchange Admin Center'ı ve PowerShell'i Yönetici olarak kullanarak Office 365'te posta kutusu boyutunu nasıl kolayca kontrol edeceğinizi göstereceğim.

Temel Çıkarımlar

  • Office 365 posta kutusu boyutları sistem performansını ve kullanıcı deneyimini etkileyebilir.
  • PowerShell ayrıntılı ve otomatik posta kutusu boyutu raporları sunar.
  • Office 365'teki varsayılan posta kutusu kotası çoğu lisansta maksimum 100 GB boyutundadır.
  • Sistem bakımı için posta kutusu sağlığının düzenli olarak izlenmesi önemlidir.

Posta Kutusu Boyutunuzu Neden Kontrol Etmeniz Gerekiyor?

İyi performansı korumak ve posta kutusu boyutu sınırlamalarından kaçınmak için posta kutunuzun boyutunu kontrol etmek çok önemlidir. Ayrıca gereksiz e-postaları belirleyip silmenize yardımcı olarak depolama alanından tasarruf etmenize yardımcı olabilir.

Bu nedenle, posta kutunuzun performansını etkilediği için posta kutunuzun boyutunu düzenli olarak kontrol etmeniz önemlidir. Posta kutunuz dolduğunda e-posta gönderirken veya alırken gecikmeler yaşayabilirsiniz. Ayrıca, posta kutunuzun boyut sınırını aşması durumunda e-posta gönderemeyebilir veya alamayabilirsiniz.

Office 365'te Posta Kutusu Boyutunu Kontrol Etme Yöntemleri

Office 365'te posta kutusu boyutunu kontrol etmenin birçok yöntemi vardır:

  1. Outlook Masaüstü Uygulaması/Outlook Web Uygulaması
  2. Microsoft 365 Yönetim Merkezi
  3. Exchange Yönetim Merkezi
  4. Güç kalkanı.

Posta Kutusu Boyutunu Kontrol Etmek için Outlook Masaüstü Uygulamasını Kullanma:

Outlook Masaüstü Uygulamasında posta kutusu depolama boyutunu bulmak için aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz.

  1. Masaüstünüzde Outlook uygulamasını başlatın.

  2. “Hesap Bilgileri” ekranına erişmek için “Dosya” sekmesine ve ardından “Bilgi”ye tıklayın. “Posta Kutusu Ayarları” altında, boyutu GB cinsinden olan “Kullanılan depolama alanı” etiketini göreceksiniz.

Depolamanın ayrıntılı bir şekilde kesilmesini istiyorsanız aşağıdakileri yapın:

  1. “Gelen Kutusu” klasörüne veya kontrol etmek istediğiniz başka bir klasöre sağ tıklayın.
  2. Menüden “Özellikler”i seçin.

  3. Bölmenin altındaki “Klasör Boyutu” düğmesine tıklayın.

Bu size seçilen klasörün ve alt klasörlerinin boyutunu kilobayt (KB) cinsinden gösterecektir. Boyutu megabayt (MB) cinsinden bulmak için KB değerini 1024'e bölün.

Outlook Web App'i kullanarak Posta Kutusu Depolama Alanı'nı bulma

Outlook Web App'i kullanarak posta kutunuzun boyutunu kontrol etmek için şu adımları izleyin:

  1. Office 365 hesabınızda oturum açın ve Web için Outlook'u açın.
  2. Outlook ayarlarına girmek için sağ üst köşedeki dişli simgesine tıklayın.

  3. “Genel” > “Depolama”yı seçin. Bu size posta kutunuzun toplam boyutunu MB cinsinden gösterecektir.

Microsoft 365 Admin Center'da Posta Kutusu Boyutu Nasıl Alınır?

Posta kutusu kullanımını doğrudan Microsoft 365 Yönetim Merkezi'nden nispeten kolaylıkla takip edebiliriz. Bu basit yöntem, komut dosyası oluşturma uzmanlığına ihtiyaç duymadan depolama bilgilerinin hızlı bir anlık görüntüsünü sağlar. Bu verilere şu şekilde erişebiliriz:

Microsoft 365 Yönetim Merkezi'nde posta kutusu boyutunu almak için şu adımları uygulayabilirsiniz:

  1. Microsoft 365 Yönetim Merkezi'ne gidin ve yönetici kimlik bilgilerinizle oturum açın.
  2. Soldaki menüden Kullanıcılar'ı tıklayın ve posta kutusu boyutunu kontrol etmek istediğiniz kullanıcıyı seçin.

  3. Kullanıcı ayrıntıları sayfasında Posta sekmesini tıklayın. Posta kutusu kullanımı bölümünün altında posta kutusu boyutunu ve kullanılan depolama miktarını görebilirsiniz.

Microsoft 365 Raporlarını Kullanarak Tüm Posta Kutuları için Depolama Kullanımını Alın

Microsoft 365 yönetim merkezinde Microsoft 365 Raporlarını kullanarak tüm posta kutularının depolama kullanımını almak için aşağıdaki adımları izleyin. Bu süreç, kuruluşlarındaki tüm kullanıcı posta kutularındaki depolama verilerini görüntülemek ve analiz etmek isteyen Microsoft 365 yöneticilerine yöneliktir:

  1. Microsoft 365 yönetim merkezine gidin.
  2. Sol gezinme bölmesinde “Raporlar” > “Kullanım”a tıklayın.
  3. “E-posta etkinliği” altında “Daha Fazlasını Görüntüle”yi seçin.
  4. Açılır listeden “Exchange” > “Posta kutusu kullanımı”nı seçin.
  5. Bu posta kutusu kullanım raporu, kuruluşunuzdaki tüm kullanıcılar için posta kutusu boyutunu ve yaklaşan depolama kotalarını görmenize ve ilgilenilmesi gerekebilecek büyük posta kutularını belirlemenize olanak tanır.

Bu ölçümleri izleyerek etkili posta kutusu yönetimini sürdürüyoruz ve depolama sınırlarının aşılması nedeniyle iletişimde herhangi bir kesinti yaşanmasını önlüyoruz.

Exchange Yönetim Merkezi'ni (EAC) kullanma

Exchange Yönetim Merkezi (EAC) içindeki posta kutusu boyutunu kontrol etmek için öncelikle Office 365 portalına giderek, yönetici kimlik bilgilerimizle oturum açarak ve < altındaki Exchange seçeneğini seçerek EAC'ye gidiyoruz.Yönetim Merkezleri listesi. EAC'ye girdikten sonra şu basit adımları izliyoruz:

  1. Sol gezinme panelinde "Alıcılar"ı genişletin > "Posta Kutuları"na tıklayın.
  2. Boyutunu kontrol etmek istediğiniz posta kutusunu seçin.
  3. Sağ taraftaki bölmede “Posta Kutusu Kullanımı”na tıklayın.

  4. Bu size bireysel klasörlerin ve silinen öğelerin boyutu da dahil olmak üzere posta kutusu boyutu hakkında ayrıntılı bilgi gösterecektir.

Kullanıcılarımızın kotalarını aşmadıklarından emin olmak ve gerektiğinde potansiyel depolama artışlarını planlamak için posta kutusu boyutlarını düzenli olarak izlemek çok önemlidir.

Office 365'te Posta Kutusu Boyutunu Almak İçin PowerShell'i Kullanmaya İlişkin Adım Adım Kılavuz

PowerShell kullanarak Office 365 posta kutusu boyutu raporu oluşturmak için Exchange Online PowerShell modülünü kullanabilirsiniz. Bu modül, Exchange Online ile etkileşim kurmanıza ve posta kutusu bilgilerini almanıza olanak tanıyan cmdlet'ler sağlar. Posta kutusu boyutu raporu oluşturmak için aşağıdaki adımları izleyin:

Exchange Online PowerShell Modülü yüklü değilse PowerShell'i yönetici olarak açarak yükleyin.


Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement

Exchange Online PowerShell modülünü yükleme hakkında daha fazla bilgi: Exchange Online PowerShell Modülü Nasıl Kurulur?

Posta kutusu boyutunu almak için bazı Exchange Online PowerShell komutları şunlardır:

  • Get-Mailbox: Bu komut, boyutu da dahil olmak üzere bir posta kutusu hakkındaki bilgileri gösterir.
  • Get-MailboxStatistics: Bu komut size bir posta kutusundaki tüm klasörlerin boyutunu gösterir.
  • Get-MailboxFolderStatistics: Bu komut size posta kutusundaki her klasörün boyutunu gösterir.

PowerShell'den Exchange Online'a bağlanın

Office 365'te posta kutusu boyutunu almak amacıyla PowerShell'i kullanmak için önce PowerShell'den Exchange Online'a bağlanın:


# Connect to Exchange Online
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName "Salaudeen@Crescent.com" -ShowBanner:$False

kısmını Office 365 e-posta adresinizle değiştirin.

PowerShell kullanarak Posta Kutusu Boyutunu Alma

Artık PowerShell kullanarak Office 365'e bağlandığınıza göre, posta kutusu boyutunu almak için aşağıdaki komutu kullanabilirsiniz:


Get-MailboxStatistics -Identity Salaudeen@Crescent.com | Select DisplayName,TotalItemSize

kısmını Office 365 e-posta adresinizle değiştirin.

Bu komut size posta kutunuzdaki tüm klasörlerin boyutunu bayt cinsinden gösterecektir. Boyutu gigabayta dönüştürmek için aşağıdaki komutu kullanabilirsiniz:


Get-EXOMailboxStatistics -Identity steve@Crescent.com | Select-Object DisplayName, @{Name="TotalItemSize (GB)";Expression={[math]::Round(($_.TotalItemSize.Value.ToBytes()/ 1GB), 2)}}

Bu komut size posta kutunuzdaki tüm klasörlerin boyutunu gigabayt cinsinden gösterecektir.

Tüm Posta Kutuları için Posta Kutusu Boyutu Raporu Oluşturun

Kuruluşunuzdaki tüm posta kutularına ilişkin posta kutusu boyutu bilgilerini almak için aşağıdaki komutu çalıştırın:


Get-Mailbox | Get-MailboxStatistics | Select-Object DisplayName, TotalItemSize, ItemCount

Bu komut, görünen ad, toplam öğe boyutu ve öğe sayısı dahil olmak üzere her posta kutusu için posta kutusu istatistiklerini alır. Ek özellikleri seçerek veya verileri gerektiği gibi biçimlendirerek çıktıyı özelleştirebilirsiniz.

Posta Kutusu Boyutu Raporunu CSV Dosyasına Aktarın:

Posta kutusu boyutu raporunu bir CSV dosyasına aktarmak istiyorsanız Export-Csv cmdlet'ini kullanabilirsiniz. Örneğin, raporu “MailboxSizeReport.csv” adlı bir dosyaya aktarmak için önceki komutu aşağıdaki şekilde değiştirin:


#Get All Mailboxes
$AllMailboxes = Get-MailBox -ResultSize Unlimited | Where {$_.DisplayName -ne "Discovery Search Mailbox"}
$Result = @()
$Counter = 1
$TotalMailboxes =  $AllMailboxes.Count

# Loop through each of the mailbox
ForEach ($Mailbox in $AllMailboxes) {
    #Display Progressbar
    Write-Progress -PercentComplete (($Counter/$TotalMailboxes)*100) -Status "Processing Mailbox $($Mailbox.PrimarySMTPAddress)" -Activity "Getting Mailbox Size ($Counter of $TotalMailboxes)"

    # Get the Mailbox Size in GB
    $MailboxSize = (Get-MailboxStatistics -Identity $Mailbox.UserPrincipalName).TotalItemSize
    $MailboxSizeinGB = [math]::Round(($MailboxSize -Replace "(.*\()|,| [a-z]*\)", "")/1GB,2)
        $Result += (
            New-Object psobject -Property @{
                'Display Name'      = $Mailbox.DisplayName
                'Email Address'     = $Mailbox.PrimarySMTPAddress
                'Mailbox Size' = $MailboxSize
                'Mailbox Size (GB)' = $MailboxSizeinGB
            }
        )
        $Counter++
}
#Get the Results
$Result

#Exports the Mailbox Storage size report to CSV
$Result | Export-CSV -Path "C:\Temp\MailboxSizeRpt.csv" -NoTypeInformation

CSV dosyasını kaydetmek istediğiniz yeri “C:\Temp\MailboxSizeRpt.csv” ile istediğiniz yolla değiştirin. Posta kutusu boyutu raporunu çalıştırdığınızda, tüm posta kutularının ve boyutlarının bir listesini görürsünüz. Rapor, en büyüğü en üstte olacak şekilde boyuta göre sıralanır.

Bu betiği kullanarak PowerShell'i kullanarak bir Office 365 posta kutusu boyutu raporu oluşturabilirsiniz. Bu posta kutusu raporu, kuruluşunuzdaki posta kutularının boyutları ve öğe sayıları hakkında değerli bilgiler sunarak, posta kutusu depolama alanını etkili bir şekilde izlemenize ve yönetmenize olanak tanır.

Kuruluşunuzdaki tüm kullanıcılara yönelik posta kutusu boyutunu öğrenmek için -Filter parametresini kullanabilirsiniz. Örneğin kuruluşunuzdaki tüm posta kutularının boyutunu öğrenmek için aşağıdaki komutu kullanabilirsiniz:


Get-MailBox -Filter {RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"} | Foreach{ Get-MailboxStatistics -Identity $_.UserPrincipalName | Select DisplayName,TotalItemSize | Sort-Object TotalItemSize -Descending}

Benzer şekilde, posta kutusu türünü filtreleyebilir ve raporlar oluşturabilirsiniz. Örneğin, Paylaşılan Posta Kutuları için şunu kullanın: Get-MailBox -Filter {RecipientTypeDetails -eq “SharedMailbox”}

Çözüm

Sonuç olarak, iyi performansı korumak ve posta kutusu boyutu sınırlamalarından kaçınmak için posta kutunuzun boyutunu kontrol etmek çok önemlidir. Outlook Web App'i kullanarak posta kutunuzun boyutunu kontrol edebilirsiniz, ancak bu yalnızca gelen kutunuzun ve gönderilmiş öğeler klasörünüzün boyutunu gösterir. Microsoft 365'te bir posta kutusundaki tüm klasörlerin boyutunu görmek için Microsoft 365 Admin Center, Exchange Admin Center veya PowerShell'i kullanmanız gerekir. Bu makalede verilen adım adım kılavuz ve ipuçlarıyla Office 365'te posta kutusu boyutunu kolayca alabilir ve posta kutunuzu daha verimli bir şekilde yönetebilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular:

Office 365 posta kutumun boyutunu nasıl kontrol ederim?

Office 365 posta kutunuzun boyutunu kontrol etmenin en kolay yolu Outlook Web App'e (OWA) gitmektir! Şuraya tıklayın: Ayarlar > Genel > Depolama. Bu, kullanılan ve kullanılabilir toplam alanı gösterecektir.

Office 365'te hangi PowerShell cmdlet'i bireysel posta kutusu boyutunu alır?

Office 365'te PowerShell betiğini kullanarak tek bir posta kutusunun boyutunu almak için Get-MailboxStatistics cmdlet'ini kullanırız. Toplam boyut ve öğe sayısı da dahil olmak üzere, kullanıcının posta kutusu hakkında ayrıntılı bilgi sağlar.

Office 365'te PowerShell ile boyut dahil tüm posta kutusu özelliklerini görüntülemenin bir yolu var mı?

Evet, Get-Mailbox ve Get-MailboxStatistics cmdlet'lerini birleştirerek, boyutlar da dahil olmak üzere tüm posta kutusu özelliklerinin kapsamlı bir listesini elde edebiliriz. Yalnızca ihtiyacımız olan özellikleri dahil etmek için biçimlendirme ve filtreleme kullanırız.

Office 365'teki varsayılan posta kutusu boyutu nedir?

Office 365'teki varsayılan posta kutusu boyutu abonelik planınıza bağlıdır ancak çoğu kurumsal ve iş planı için genellikle 100 GB'dir. Arşiv posta kutularına gelince, Office 365 e-posta depolama sınırları 50 GB'dir. Temel veya giriş seviyesi tüketici planları genellikle 2 GB veya 5 GB'lik bir posta kutusuyla başlar.

Office 365 posta kutumda nelerin yer kapladığını nasıl görebilirim?

Posta kutunuzda nelerin yer kapladığını görmek için Gelen Kutunuza sağ tıklayın ve "Genel" sekmesi altındaki "Klasör boyutu"na tıklayın.

Posta kutum doluysa ne yapmalıyım?

Posta kutunuz doluysa, gereksiz e-postaları silmeyi, Silinmiş Öğeler klasörünü boşaltmayı ve yer açmak için eski e-postaları arşivlemeyi düşünün. Posta kutusu boyut sınırınızın artırılmasını talep etmek için yöneticinizle de iletişime geçebilirsiniz.

Posta kutumdaki klasörlerin boyutunu tek tek nasıl kontrol edebilirim?

Outlook Web App'te, klasörü sağ tıklayıp "Özellikler"i seçerek ayrı ayrı klasörlerin boyutunu kontrol edebilirsiniz. “Klasör Boyutu” seçeneği size söz konusu klasörün boyutunu gösterecektir.

Office 365 posta kutum maksimum boyut sınırına ulaştığında ne olur?

Posta kutusu depolama kotanız maksimum depolama sınırına ulaştığında artık yeni e-posta gönderemez veya alamazsınız. Tüm yeni gelen iletiler, posta kutusu dolu bildirimiyle gönderenlere geri döndürülür.

İlgili makaleler