SharePoint Çevrimiçi Yönetimi, Adım Adım

SharePoint Online hizmeti, işbirliğini kolaylaştırmak için tasarlanmış bulut tabanlı bir platformdur. Kullanıcılarınız belgeleri, takvimleri, listeleri, resimleri, tartışma panolarını ve daha fazlasını ağınızdaki kullanıcılarla ve bazı durumlarda iş ortakları veya satıcılar gibi ağınızın dışındaki kişilerle paylaşabilir. Bu platform sayesinde küçük şirketler bile bütçelerini altyapıya veya personele harcamadan kendi kurumsal intranetlerine sahip olabiliyor. Ayrıca SharePoint Online, geliştiricilerin SharePoint verilerine erişmeleri için web hizmetleri sağlar.

Bu makale, SharePoint Online ortamınızı etkili bir şekilde yönetmek için ihtiyaç duyduğunuz kritik ayrıntıları öğrenmenize yardımcı olacaktır.

Varsayılan Site Yapısını Anlamak

SharePoint içeriğinin temel birimi, bir bütün olarak yönetilebilen, benzer özelliklere sahip bir grup siteden oluşan site koleksiyonudur. Varsayılan olarak Office 365 aboneliğiniz iki site koleksiyonu içerir:

• İşbirliği için tasarlanmış temel bir SharePoint sitesi olan https://kiracı adınız.sharepoint.com adlı varsayılan ekip sitesi koleksiyonu. Bu site koleksiyonunda bireysel ekipler, projeler, toplantılar vb. için ek siteler oluşturabilirsiniz. Ekip siteleri, ekiplerinizin içerik, veri, rapor ve haberler üzerinde organize olabileceği ve işbirliği yapabileceği bir yer sağlar. SharePoint Online'da site oluşturmak, şirket içi SharePoint'teki sürece çok benzer; temel fark, SharePoint Online için bir web uygulaması seçemeyecek olmanızdır.
• Başlangıçta şirketinizin herkese açık web sitesini barındırmak üzere tasarlanmış, varsayılan bir genel web sitesi koleksiyonu olan https://kiracı adınız-public.sharepoint.com. Bu işlevsellik kullanımdan kaldırılıyor, bu nedenle bu site koleksiyonunu göz ardı etmenizi öneririm.

Ayrıca kendi site koleksiyonlarınızı da oluşturabilirsiniz. Pek çok kuruluş site koleksiyonu şablonlarını kullanmayı tercih ediyor çünkü bu şablonlar, her şeyi sıfırdan geliştirmekten daha hızlı ve kolay bir süreç sağlıyor.

Kiracı çapındaki bu iki site koleksiyonuna ek olarak, kiracınızda SharePoint Online lisansına sahip her kullanıcı için ayrı ayrı "Sitem" siteleri de alırsınız. MySite aslında OneDrive İş hizmetinin ön ucudur; her kullanıcının bir terabaytlık depolama alanının bulunduğu yerdir. Bu depolama alanı masaüstü ve dizüstü bilgisayarlarla senkronize edilebilir, böylece bir kişinin belgeleri her zaman kullandıkları cihazda bulunur. Bu kılavuzun ilerleyen kısımlarında OneDrive İş hakkında daha fazla konuşacağız.

SharePoint Online'ı Yönetme

SharePoint Online yönetimine başlamak için https://kiracı adınız-admin.sharepoint.com adresine giderek Office 365 SharePoint yönetim merkezine erişin. Yönetim kullanıcı deneyimi basit ama etkili olacak şekilde tasarlanmıştır. Giriş yapın ve ardından aşağıdaki gibi bir ekran göreceksiniz:

Şekil 1. SharePoint yönetim merkezi

SharePoint Çevrimiçi Site İçeriği Türleri

SharePoint Online, bir sitede oluşturabileceğiniz içerik türlerinin tanımlı bir listesine sahiptir. Onlar içerir:

• Sayfa. Bir sayfa tam olarak göründüğü gibidir; SharePoint'teki düzenleyici işlevi kullanılarak tarayıcıda düzenlenen bir sayfa. Sayfalar öncelikle metin içerir, ancak bunlara resimler, bağlantılar, listeler ve web bölümleri (küçük kod parçaları) gömebilirsiniz.
• Belge kitaplığı. Belge kitaplığı bir dizi Word ve diğer dosyalardan oluşur. Belgeleri kitaplık içinde mantıksal olarak yapılandırmak için klasörler oluşturabilirsiniz. Bir dosyayı değiştirmek için kullanıcının dosyayı teslim alması ve tekrar girmesi gerekir; bu, herhangi bir zamanda bir dosyayı yalnızca bir kişinin düzenlemesini sağlar ve belirli bir belgenin düzeltme geçmişini görebilmeniz için önceki sürümleri saklamanıza olanak tanır.
• Diğer kitaplık türleri. İşletmenizin bilgileri Microsoft InfoPath aracılığıyla yönlendirmek için kullanabileceği XML formlarını depolayan form kitaplıkları vardır; görüntü dosyalarını saklayan resim kitaplıkları; ve temelde metni düzenlemenin ve web'de kalmasını sağlamanın yanı sıra bu metni diğer sayfalara bağlamanın hızlı bir yolunu yaratan wiki sayfası kitaplıkları - fakir bir adamın paylaşılabilir metin düzenleyicisi diyebilirsiniz.
• Site. Siteler temel olarak içerik koleksiyonlarıdır; dolayısıyla ana SharePoint sitenizin altında, kendi odak noktalarını hak eden ilgili materyalleri toplamak için siteler oluşturabilirsiniz. Toplantıların, blogların, belgelerin ve ekiplerin daha büyük bir site içerisinde kendi siteleri olabilir.
• Liste. Listeler, bağlantılar, duyurular, kişiler veya görevler gibi benzer öğelerin koleksiyonlarıdır. Daha karmaşık listeler arasında bir takvim, düzenlenebilir bir veri sayfası, bir tartışma panosu, bir sorun izleme listesi, Gantt benzeri bir grafik içeren bir proje görevleri listesi, bir anket veya içe aktarılmış bir elektronik tablo yer alır.

Yönetim Merkezi, SharePoint Online'ı yönetmenize olanak sağlamanın yanı sıra Office 365 gruplarını da yönetmenize olanak tanır.

SharePoint Online'ı Yapılandırmak için En İyi Uygulamalar

Office 365'i ilk kez kullanmaya başladığınızda, SharePoint sitelerinizi nasıl yapılandıracağınız konusunda biraz düşünmeniz önemlidir. Site koleksiyonu yönetimini basitleştirmek için çoğu SharePoint uzmanı, kullanıcıların ve yaratıcıların ihtiyaç duyacağı izin türlerine göre site koleksiyonları oluşturmanızı önerir. Örneğin, satış ve pazarlama, müşteri desteği, araştırma ve geliştirme ve operasyonlar için ayrı site koleksiyonlarına sahip olmak isteyebilirsiniz. Bu site koleksiyonlarının her birinde, site koleksiyonu yöneticileri kullanıcılara istedikleri zaman alt siteler oluşturma izni verebilir, böylece ekipler kendi sitelerini yönetebilir ve BT bir darboğaz oluşturmaz.

Grupları ve İzinleri Anlamak

En yaygın yönetim görevlerinden bazıları Office 365 kullanıcılarına izin vermek, değiştirmek ve izinleri kaldırmaktır. SharePoint izinlerini anlamanın en kolay yolu, bunları Windows'taki gibi standart NTFS izinleriyle karşılaştırmaktır; SharePoint kullanıcı grupları, kendilerine verilen okuma ve yazma (ve SharePoint'e özgü diğer bazı) izinlere sahip olabilir.

İzinler sekmesinde, her SharePoint sitesinin şeridinde hangi izinlerin verilebileceğini görebilirsiniz:

Şekil 2. Bir kiracıdaki varsayılan SharePoint ekip sitesi için izinleri ve grupları görüntüleme

Bu sayfada yeni bir grup oluşturabilirsiniz; varsayılan gruplar (Ekip Sitesi Üyeleri, Ekip Sitesi Sahipleri ve Ekip Sitesi Ziyaretçileri) için izinler vermek, düzenlemek veya iptal etmek; ve belirli bir kullanıcı veya nesneye ilişkin izinleri kontrol edin.

Şeridin Yönet bölümünde İzin Düzeyleri'ni tıklarsanız, mevcut tüm izin düzeylerini görebilir, ayrıca izin düzeyleri oluşturabilir veya silebilirsiniz:

Şekil 3. İzin düzeylerini görüntüleme ve yönetme

SharePoint izinlerini daha ayrıntılı bir şekilde atayabilmek için yeni kullanıcı grupları oluşturmak istiyorsanız en kolay seçenek normal Office 365 yönetim merkezini kullanmaktır. Hizmetin tamamı Azure Active Directory'yi temel aldığından, şirket içi Active Directory'nizde güvenlik grupları oluşturduğunuzda beklediğiniz gibi, bir uygulamada oluşturduğunuz gruplar diğer uygulamalarda kullanılabilir. İşte yeni bir grup oluşturma süreci

1. https://admin.microsoft.com/AdminPortal/Home#/homepage adresindeki yönetim portalına gidin.
2. Soldaki menüde birden fazla kişinin bulunduğu simgenin üzerine gelin. Açılır menüden Gruplar'ı tıklayın.
3. + Grup Ekle'yi tıklayın.
4. Posta özellikli yeni bir güvenlik grubu oluşturmak için formu doldurun. Şu anda bir Office 365 grubu oluşturmayın; bu, şu anda amaçlarımızla ilgisi olmayan farklı bir grup türüdür. Posta özellikli bir güvenlik grubu, çeşitli site ve hizmetlerde izinlerin atanabileceği, ancak aynı zamanda Exchange dağıtım grubu gibi tek bir takma ad aracılığıyla da adreslenebilen bir kullanıcı grubudur.

Şekil 4. Yeni bir grup oluşturma

Sürüm Oluşturmayı Etkinleştirme

SharePoint Online'ın harika özelliklerinden biri, hizmetin belgelerin sürümlendirilmesine yönelik yerleşik desteğidir. Sürüm oluşturma etkinleştirildiğinde SharePoint, her kaydedildiğinde dosyanın yeni bir sürümünü oluşturur. Bu, bir denetim takibi oluşturmayı, son etkinlikleri görmeyi, kimin hangi değişiklikleri yaptığını incelemeyi ve istenmeyen revizyonları geri almayı kolaylaştırır. Uzun süre boyunca belge kümeleri üzerinde çalışan çoğu işletme, sürüm oluşturmayı faydalı bulacaktır.

Belge kitaplıklarında sürüm oluşturmayı etkinleştirirsiniz. Örneğin bir ekip sitesinde Belgeler'i tıklayın, pencerenin sağ üst köşesindeki (siyah çubuğun içindeki) site ayarları tekerleğini tıklayın ve ardından Kütüphane Ayarları'nı tıklayın. Ortaya çıkan sayfada Genel Ayarlar altında Sürüm oluşturma ayarları'nı tıklayın. Bu sayfayı göreceksiniz:

Şekil 5. Belge kitaplığı için sürüm oluşturma ayarları

Sürüm oluşturma seçeneklerinden birinin ("ana sürümler oluştur" veya "ana ve ikincil (taslak) sürümler oluştur") etkinleştirildiğinden emin olun ve Kaydet'i tıklayın. Daha sonra kullanıcılarınız belgeleri oluştururken, değiştirirken ve bu kitaplığa kaydederken belgelerin geçmişindeki farklı sürümleri görebilecek ve kullanabilecekler.

Her küçük değişiklik dosyanın yeni bir sürümünü oluşturacağından küçük sürümleri etkinleştirmemenizi öneririm. SharePoint, dosyaları depolama konusunda nispeten verimli olsa da, depolama alanınızın sürüm geçmişine çok az değer katan dosyalar tarafından tüketildiğini hızlı bir şekilde bulabilirsiniz. Özel bir ihtiyacınız olmadığı sürece "Ana sürümler oluşturun" seçeneğini tercih edin.

SharePoint farklı sürümleri otomatik olarak izler. Kullanıcılar bunlara web'den erişebilir ancak doğrudan Microsoft Word'den erişemez; bu nedenle kullanıcılarınıza eski sürümleri görmeleri gerektiğinde ekip sitesi belge kitaplığına gitmelerini söyleyin. Farklı sürümleri görmek ve düzenlemek için belge kitaplığındaki bir dosyanın yanındaki … seçeneğini tıklayın ve açılır menüden Sürüm geçmişi'ni seçin. Bunun gibi bir ekran göreceksiniz:

Şekil 6: SharePoint Online belge kitaplığında bir dosyanın eski bir sürümüne erişme

Belirli bir sürümü düzenlemek için köprüye tıklamanız yeterlidir.

Geri Dönüşüm Kutusunu Kullanma

Bir SharePoint sitesinden öğeleri sildiğinizde (OneDrive İş dosyaları dahil), bunlar sitenin Geri Dönüşüm Kutusu'na gönderilir ve gerekirse bunları oradan geri yükleyebilirsiniz. Öğeleri bir sitenin Geri Dönüşüm Kutusu'ndan kaldırdığınızda, bunlar site koleksiyonunun Geri Dönüşüm Kutusu'na gönderilir. SharePoint site koleksiyonu yöneticisi, site koleksiyonunun Geri Dönüşüm Kutusu'ndaki öğeleri görüntüleyebilir ve bunları orijinal konumlarına geri yükleyebilir. Bir öğe site koleksiyonunun Geri Dönüşüm Kutusu'ndan silinirse veya saklama süresi dolarsa kalıcı olarak silinir.

Site koleksiyonlarını kaldırmak için doğru izinlere sahip olmanız gerekir. Özellik kullanılamıyorsa işlemi gerçekleştirme izniniz yoktur. Bir siteyi sildiğinizde, siteyle ilişkili tüm alt siteleri, içerikleri ve bilgileri de silmiş olursunuz. Site koleksiyonu yöneticisi bunu site koleksiyonunun Geri Dönüşüm Kutusu'ndan geri yükleyebilir.

Paylaşımı Yapılandırma

SharePoint Online'ın en büyük avantajlarından biri, içeriği kuruluşunuzun dışındaki kişilerle paylaşabilme yeteneğidir. Böyle bir yapılandırmayla SharePoint Online, birkaç tıklamayla extranet benzeri işlevselliğe kavuşur. Örneğin, bir belgeyi, bir belge kitaplığını ve hatta tüm siteyi kuruluşunuzun dışındaki kullanıcılarla, federasyon, kimlik yönetimi, eşleme kimlik bilgileri ve tüm bunlar hakkında endişelenmeden (en azından son kullanıcının bakış açısından) paylaşabilirsiniz. Harici kullanıcıların genellikle yalnızca bilgileri görüntülemesi ve katkıda bulunması gerekir (ör. okuma, ekleme ve güncelleme); SharePoint sitesinde yapısal değişiklik yapma veya alt siteler gibi yeni öğeler oluşturma haklarına ihtiyaçları yoktur. Harici paylaşımı yapılandırmak için Office 365'te genel veya SharePoint yönetici rolüne sahip olmanız gerektiğini unutmayın.

Ancak bazı şirketler, özellikle de daha katı veya hassas düzenleme ve uyumluluk gereksinimlerine sahip olanlar, harici kullanıcıların kiracılarında depolanan içeriğe erişme ve hatta bu içeriğe davet alma olanağını tamamen devre dışı bırakmak istiyor. Neyse ki PowerShell'deki bir komut bu yeteneği açıp kapatıyor. Harici paylaşımı tamamen devre dışı bırakmak için şu komutu kullanın:

Set-SPOSite –Identity https://yoursite.sharepoint.com/sites /thesiteyouwant -SharingCapability Disabled

Hem harici kullanıcı hem de konuk (yani, kimliği doğrulanmamış) erişimini etkinleştirmek için şu komutu kullanın:

Set-SPOSite –Identity https://yoursite.sharepoint.com/sites /thesiteyouwant -SharingCapability ExternalUserAndGuestSharing

Yalnızca kimliği doğrulanmış harici kullanıcıların (misafirlerin yok) kendileriyle içerik paylaşmasına izin vermek için şu komutu kullanın:

Set-SPOSite –Identity https://yoursite.sharepoint.com/sites /thesiteyouwant -SharingCapability ExternalUserSharingOnly

Çözüm

Bu, SharePoint Online yönetiminin temellerini kapsar. Office 365 ve uygulamalarını yönetme hakkında daha fazla bilgi edinmeye hazırsanız bu blog gönderisi serisini inceleyin. Güvenli ve etkili bir bulut ortamı oluşturabilmeniz için yönetimi basit terimlerle açıklıyorlar.