A'dan Z'ye Exchange Çevrimiçi Yönetimi

Exchange Online'ı Yönetme

Exchange Online, posta kutusu yönetimi, takvim oluşturma ve işbirliği özellikleri sunar. Exchange Online yöneticileri, Exchange Online'ı grafik kullanıcı arayüzünü kullanarak veya Windows PowerShell cmdlet'lerini ve komut satırını kullanarak yönetebilir. Bu makalede, GUI araçlarını kullanarak ortamınızı nasıl yöneteceğinizi öğreneceksiniz.

Grafik Kullanıcı Arayüzünü kullanarak Exchange Online'ı Yönetme

Exchange Online'ın web arayüzü, Exchange 2013'ten bu yana şirket içi üründe bulunan web tabanlı Microsoft Office 365 Exchange Yönetim Konsolu (EMC) ile hemen hemen aynıdır. Exchange Online EMC'nin bazı bölümleri Office 365'e özel olsa da, çoğu parçanın tam olarak beklediğiniz gibi çalıştığını göreceksiniz; örneğin, aktarım kuralları oluşturabilir, yeni SMTP adresleri eklemek için alıcı ayarlarını düzenleyebilir ve kullanıcı posta kutularını yönetebilirsiniz.

Exchange Yönetim Merkezi'ne erişmek için Office 365 yönetici izinlerine sahip olmanız gerekir.

Exchange Yönetim Merkezi'ni açmak için aşağıdaki adımları izleyin:

1. Yönetici hesabınızı kullanarak portal.office.com'da oturum açın.
2. Sol üst köşedeki waffle öğesine tıklayın.
3. Yönetici 'yi tıklayın
4. Office 365 Yönetim Merkezi'nde Yönetim Merkezleri'ne tıklayın
5. Ortaya çıkan Yönetim Merkezleri açılır menüsünden Exchange'i tıklayın.

Alternatif olarak, https://outlook.office365.com/ecp sitesine gidip kimlik bilgilerinizi kullanarak oturum açarak doğrudan Exchange Yönetici Merkezi'ne ulaşabilirsiniz.

Bu sizi Şekil 1'de gösterildiği gibi Exchange Yönetici Merkezi kontrol paneline götürecektir:

Şekil 1. Exchange yönetici merkezi kontrol paneli

Paylaşılan Posta Kutusu Oluşturma

Paylaşılan posta kutuları, birden fazla kullanıcının tek bir posta kutusunda depolanan postalara, kişilere, takvim öğelerine ve ilgili verilere erişmesine olanak tanır. Örneğin, support@sirketiniz.com adresiyle ilişkili ve üç çalışanın izlemekten sorumlu olduğu bir Müşteri Desteği posta kutunuz olabilir.

Paylaşılan bir posta kutusu oluşturmak için:

1. Exchange Yönetim Merkezi'ne gidin.
2. Kontrol Paneli sayfasındaki Alıcılar bağlantısının altında Paylaşılan'ı tıklayın.
3. Şekil 2'de gösterildiği gibi + simgesini tıklayın.
4. Paylaşılan posta kutusunun e-posta adresini ve posta kutusu adına hangi kullanıcıların posta görüntülemesine ve göndermesine izin verildiğini belirterek ortaya çıkan formu doldurun (bkz. Şekil 2).

Şekil 2. Paylaşılan bir posta kutusu ekleme

Şekil 3. Paylaşılan bir posta kutusunun ayrıntılarını belirtme

Bir Alıcı için SMTP Adreslerini Belirleme

Çoğu kuruluşun, gelen e-postayı kabul ettiği birden fazla DNS alanı vardır. Örneğin, kuruluşunuz.com, kuruluşunuz.net vb. siteye sahip olabilirsiniz. Tüm alan adlarınızın Office 365 ile çalışmasını sağlamak için bunları hizmette ayarlamanız gerekir. Etki alanlarınızı tanımlama, bu etki alanlarının sahibi olduğunuzu doğrulama ve ardından diğer internet kullanıcılarından gelen trafiği Office 365 kiracınıza yönlendirecek uygun DNS kayıtlarını ayarlama konusunda size yol gösterecek kapsamlı bir sihirbaz bulunmaktadır. Bu sihirbaz için https://admin.microsoft.com/AdminPortal/Home#/Domains adresine gidin ve Alan Ekle düğmesini tıklayın.

Alan adlarınız kiracınızda düzgün şekilde ayarlandıktan sonra her kullanıcıya ek e-posta adresleri ekleyebilirsiniz:

1. Exchange Yönetim Merkezi'nde Kontrol Paneli sayfasına gidin ve Alıcılar'ı (bireysel kullanıcı için) veya Paylaşılan'ı (paylaşılan posta kutusu için) tıklayın.
2. Ortaya çıkan sayfada, değiştirmek istediğiniz posta kutusunu çift tıklayın.
3. Açılır menünün sol bölmesindeki seçeneklerden E-posta adresi'ni seçin.
4. Yeni bir e-posta adresi eklemek için + simgesini tıklayın ve yeni e-posta adresini Şekil 4'te gösterildiği gibi bir sonraki pencereye girin.

Şekil 4. Posta kutusuna e-posta adresi ekleme

Bir Posta Kutusu için Kendi Adına Gönderme ve Tam Erişim İzinleri Verme

Birçok kuruluşta üst düzey yöneticilerin, gelen kutularını yönetmeye yardımcı olacak asistanları veya başka personeli vardır. Bu durumlarda, kullanıcılara posta kutusuna erişim ve/veya kullanıcı adına posta gönderip alma izinleri atamanız gerekir. Atmanız gereken adımlar şunlardır:

1. Exchange Yönetim Merkezi'nde Kontrol Paneli sayfasına gidin ve Alıcılar'ı (bireysel kullanıcı için) veya Paylaşılan'ı (paylaşılan posta kutusu için) tıklayın.
2. Ortaya çıkan sayfada, değiştirmek istediğiniz posta kutusunu çift tıklayın.
3. Profilde, açılır menünün sol bölmesindeki seçeneklerden Posta kutusu yetkisi'ni seçin.
4. Posta kutusuna bu yeteneklere sahip kullanıcıları eklemek için "Farklı Gönder" veya "Adına Gönder" altındaki + düğmesini tıklayın (bkz. Şekil 5).

Şekil 5. Bir posta kutusuna Farklı Gönder ve Adına Gönder izinlerini ekleme

Dağıtım Listeleri Oluşturma

Bazen dağıtım grubu olarak da adlandırılan dağıtım listesi, bir kullanıcı grubu için tek bir iletişim noktasıdır. Bir yöneticinin tüm doğrudan raporlarını içeren bir dağıtım listeniz, bir şirketteki tüm çalışanları içeren bir başkası ve belirli bir iş projesine dahil olan tüm kullanıcıları içeren bir başka dağıtım listeniz olabilir. Herkes, dağıtım listesine göndererek tüm gruba e-posta gönderebilir.

Dağıtım listeleri Office 365 gruplarından farklıdır çünkü yalnızca e-posta bağlamında çalışırlar. Gruplar bir dağıtım listesi içerir ancak aynı zamanda SharePoint, Microsoft Teams vb. uygulamalardaki diğer işlevleri de etkinleştirir.

Dağıtım listesi oluşturmak için:

1. Exchange Yönetim Merkezi'nde Kontrol Paneli sayfasına gidin ve Gruplar'ı tıklayın.
2. Ortaya çıkan sayfada, "+ Yeni Office 365 Grubu"nun yanındaki açılır menüden Dağıtım Listesi'ni seçin.
3. Açılan sayfayı, dağıtım listesinin adını ve eklenecek kullanıcıları belirterek doldurun (bkz. Şekil 6).

Şekil 6: Dağıtım listesi oluşturma

Posta Akışı (Aktarım) Kuralı Oluşturma

Posta akışı (aktarım) kuralları, Outlook'taki Gelen Kutusu kurallarına benzer; bunları Office 365 kuruluşunuz üzerinden akan mesajları tanımlamak ve bunlar üzerinde işlem yapmak için kullanabilirsiniz. Örneğin, yöneticilerden ve müdürlerden geldiği iddia edilen postalar sıklıkla sahtekarlık amaçlıdır; dolayısıyla kuruluşunuzun dışından gelen postaları tanımlamak yararlı olabilir. Bu şekilde kullanıcılarınızı, kendilerinden hassas eylemler (banka havalesi yapmak veya fatura ödemek gibi) yapmalarını isteyen mesajların şirket dışındaki sahtekarlardan değil, gerçek kullanıcıdan gelip gelmediğini bir kez daha kontrol etmeleri konusunda eğitebilirsiniz.

Exchange yöneticileri her kuralı uygulayabilir, test edebilir veya göndereni test edip bilgilendirebilir.

Kuruluşunuzun dışından gelen tüm iletileri damgalayan bir kural oluşturmak için:

1. Exchange Yönetim Merkezi'nde Kontrol Paneli sayfasına gidin. "Posta Akışı" altında Kurallar'ı tıklayın.
2. + işaretinin yanındaki aşağı oku tıklayın ve menüden Mesajları Değiştir'i seçin. (Burada oluşturabileceğiniz çeşitli taşıma kuralları türlerini görebilirsiniz.)
3. Ortaya çıkan açılır pencereyi Şekil 7'de gösterildiği gibi doldurun.

Şekil 7. Kuruluş dışından gelen iletileri işaretlemek için bir kural yapılandırma

Gönderenleri Engelleme

Kullanıcıların sizden belirli dışarıdan gönderenlerin kuruluşunuza e-posta göndermesini engellemenizi isteyebileceği spam ve kullanıcı tacizi gibi çeşitli nedenler olabilir. Kişileri kiracı çapında bir engelleme listesine eklemek için aşağıdaki adımları izleyin:

1. Exchange Yönetim Merkezi'ndeki "Posta Akışı" bölümünde Kurallar'ı tıklayın.
2. + simgesini tıklayın ve ardından Yeni kural oluştur'u seçin.
3. Kurala bir ad verin ve ardından Diğer seçenekler'i tıklayın.
4. "Şu durumda bu kuralı uygula"nın altında Gönderen'i seçin.
5. Engellemek istediğiniz e-posta adreslerini ekleyin ve ardından bunları listeye eklemek için Adları Kontrol Et'i tıklayın.
6. "Aşağıdakileri yapın"ın altında Mesajı engelle'yi seçin ve ardından mesajı otomatik olarak kaldırmak için Kimseye haber vermeden mesajı sil'i tıklayın.
7. Diğer seçenekler'i tıklayın ve ardından "Mesajdaki gönderen adresini eşleştir" seçeneği için Başlık veya zarf'ı seçin.
8. Bitirmek için Kaydet'i tıklayın.

Arşiv Posta Kutularını Etkinleştirme

Arşiv kullanıcısı posta kutuları, ağınızda tonlarca eski postanın bulunması gibi sorunları çözmek için Exchange'in birkaç sürümünde kullanıma sunuldu. Her posta kutusuna, eski postaların daha ucuz bir depolama alanında saklanabileceği bir arşiv posta kutusu eklenir. Bu şekilde, eski postalar eDiscovery için kullanılabilirken, birincil posta kutusunun boyutu da performansı artırmak için kontrol altında tutulur.

Office 365'te arşiv posta kutusunu etkinleştirmek için:

1. Exchange Yönetim Merkezi'nde Kontrol Paneli sayfasına gidin ve Alıcılar'ı (bireysel kullanıcı için) veya Paylaşılan'ı (paylaşılan posta kutusu için) tıklayın.
2. Arşiv posta kutusunu etkinleştirmek istediğiniz posta kutusunu seçin.
3. Sağda, "Yerinde Arşiv"in altında, Şekil 8'de gösterildiği gibi Etkinleştir'i tıklayın.

Şekil 8. Bir kullanıcı veya paylaşılan posta kutusu için arşiv posta kutusunu etkinleştirme

Sonuçlar

Yeni bir kullanıcı posta kutusunu kimin oluşturduğunu veya kullanıcı hesabının izinlerinde kimin değişiklik yaptığını hiç bilmeniz gerekiyor mu? Exchange Online ortamınızı nasıl daha iyi denetleyebileceğinizi öğrenmek için ücretsiz kılavuzumuzu edinin.

Exchange Online Protection adı verilen bulut tabanlı bir posta hijyeni çözümünü kullanarak Exchange Online'ınıza nasıl ek bir güvenlik katmanı ekleyebileceğinizi öğrenmek için önceki makalemi okuyun. Microsoft Exchange Online'da barındırılan posta kutularını spam ve kötü amaçlı yazılımlara karşı korumak için tasarlanmış harika bir araçtır.