Exchange Admin Center ile Exchange Online'ı Yönetin

E-posta hizmetlerini verimli bir şekilde yönetmek, modern dijital çalışma alanında herhangi bir kuruluşun üretkenliği ve güvenliği için çok önemlidir. Bu blogda Exchange Online yönetim görevleri ve yönetim süreçlerinin nasıl kolaylaştırılacağı tartışılacaktır. Exchange Online'ın nasıl yönetileceğini tartışmadan önce geçmişini inceleyeceğiz.

Exchange Online, Microsoft Exchange Server'ın e-posta, takvim, kişiler ve işbirliği hizmetleri sunan bulut sürümüdür. Microsoft 365'in bir parçası olarak, Microsoft'un hizmetlerinden beklenen güvenlik ve güvenilirliği sağlarken, işletmelerin iletişimi ve işbirliğini geliştirmek için bulut bilişimin gücünden yararlanmasına olanak tanır. Office 365 için Microsoft Defender ve uyumluluk çözümleri gibi özelliklerle Exchange Online, her boyuttaki kuruluşun ihtiyaçlarını karşılayacak, güvenli ve üretken bir e-posta ortamı sağlayacak şekilde tasarlanmıştır.

Exchange Çevrimiçi Geçmişi

Exchange Online, düzenli olarak eklenen yeni özellikler ve iyileştirmelerle önemli ölçüde gelişti. Platformun yıllar içinde nasıl geliştiğine bakalım; Bu, platformu daha etkili bir şekilde yönetmek, bilinçli kararlar almak ve zorlukların daha kolay üstesinden gelmek için içgörü ve bağlam elde etmenize yardımcı olabilir.

2000'li yılların ortalarında Microsoft, bulut tabanlı hizmetleri keşfetmeye başladı. Bu geçiş, daha geniş Microsoft Çevrimiçi Hizmetler paketinin bir parçası olan Exchange Online'ın geliştirilmesine yol açtı.
2008 yılında Microsoft, hizmetlerinden biri olarak Exchange Online'ı da içeren Business Productivity Online Suite'i piyasaya sürdü. Bu, Microsoft'un bulut tabanlı e-posta hizmetleri sağlamaya girişinin işaretiydi.
Haziran 2011'de Microsoft, Exchange Online da dahil olmak üzere bulut tekliflerini Office 365 adı altında yeniden markalaştırdı ve genişletti. Office 365, e-posta için Exchange Online, işbirliği için SharePoint Online ve daha fazlasını içeren kapsamlı bir bulut tabanlı üretkenlik hizmetleri paketi haline geldi.
Nisan 2020'de Microsoft, geleneksel ofis uygulamalarının ötesinde üretkenliğe ve işbirliğine daha geniş bir odaklanmayı yansıtacak şekilde Office 365'in markasını Microsoft 365 olarak değiştirdi.
Microsoft, genel Microsoft 365 hizmetinin bir parçası olarak Exchange Online için düzenli olarak güncelleştirmeler ve yeni özellikler yayınlar. Buna güvenlik, uyumluluk, işbirliği ve kullanıcı deneyimindeki iyileştirmeler de dahildir.
Exchange Online, arayüzünde ve modern işbirliği araçlarının entegrasyonunda sürekli güncellemeler gördü. Buna Microsoft Teams entegrasyonu, gelişmiş güvenlik seçenekleri ve yapay zeka odaklı geliştirmeler gibi özellikler dahildir.
Microsoft, Exchange Yönetim portalı gibi bireysel hizmete özel yönetim merkezlerinden, merkezi yönetim için birleşik bir Microsoft 365 yönetim merkezine geçiş yapıyor.
E-posta güvenliğinin önemi göz önüne alındığında Microsoft, Exchange Online'da gelişmiş tehdit koruması, kimlik avına karşı koruma önlemleri ve şifreleme yetenekleri dahil olmak üzere çeşitli güvenlik özelliklerini uygulamaya koymuştur.

Exchange Online'ı Yönetmek Neleri İçerir?

Exchange Online'ı yönetmekten sorumlu bir yöneticiyseniz aşağıda gerçekleştirmeniz gerekebilecek bazı günlük yönetim görevleri ve adımlar verilmiştir.

Kullanıcı ve paylaşılan posta kutuları oluşturun ve yönetin: Bu görev, kuruluşunuzdaki kullanıcılar için bireysel e-posta hesapları oluşturmayı içerir.
Kuruluş içindeki e-posta iletişimi için dağıtım grupları oluşturun ve yönetin: Dağıtım grupları veya dağıtım listeleri, her alıcının e-posta adresini girmeden, kuruluşunuzdaki departman veya proje ekibi gibi gruplara e-posta iletişimleri göndermenize olanak tanır bireysel olarak.
İleti işleme için posta akışı kurallarını (aktarım kuralları) yapılandırın: Posta akışı kuralları, bir e-postanın İnternet'ten hedef posta kutusuna (veya tersi) ulaşmak için izlediği yolu yönetmenize yardımcı olur. Örneğin, belirli anahtar sözcükleri içeren e-postaları incelenmek üzere belirlenmiş bir posta kutusuna yönlendirmek için bir kural oluşturabilirsiniz.
Toplantı odaları ve ekipmanları için kaynak posta kutuları oluşturun ve yönetin: Kaynak posta kutuları, Exchange Online'da toplantı odaları veya ekipmanları gibi şirket kaynaklarının rezervasyonu için kullanılan özel hesaplardır. Kullanıcılar bu kaynakları Outlook takvimleri aracılığıyla rezerve edebilirler.
Bir Alıcı için SMTP Adreslerini Belirtme: Bu görev, kullanıcılara e-posta adreslerinin atanmasını içerir. SMTP adresleri, harici tarafların kuruluşunuz içindeki kullanıcılara e-posta göndermek için kullandıkları adreslerdir.
Bir Posta Kutusu için Kendi Adına Gönderme ve Tam Erişim İzinleri Verme: Bir kullanıcıya başka bir kullanıcı adına e-posta gönderme izni verebilir veya asistan gibi yönetim amacıyla ona başka bir kullanıcının posta kutusuna tam erişim verebilirsiniz. Bir yöneticinin e-postasını yönetmek.
Gönderenleri Engelleme: Bu, belirli gönderenlerden veya alanlardan gelen e-postaların kuruluşunuzun gelen kutularına ulaşmasının engellenmesi anlamına gelir; bu, spam ve kötü amaçlı e-postaların yönetilmesinde önemli bir adımdır.
Arşiv Posta Kutularını Etkinleştirme: Arşiv posta kutuları kullanıcılara ek e-posta depolama alanı sağlar. Artık aktif olarak ihtiyaç duyulmayan ancak gelecekte uyumluluk veya referans amacıyla erişilmesi gerekebilecek eski e-postaların arşivlenmesine olanak tanır.

Grafik Kullanıcı Arayüzünü Kullanarak Exchange Online Admin Center'da Gezinme

Office 365 Exchange yönetim merkezinin web arayüzü, şirket içi Exchange'e ilk eklendiği zamanki Exchange 2013'ün arayüzüyle neredeyse aynıdır. O zamandan bu yana Microsoft, yukarıdaki Exchange Online geçmişi bölümünde açıklandığı gibi birçok hizmeti Office 365 paketine (daha sonra Microsoft 365 olarak anılacaktır) entegre ediyor. Aşağıda ilk kez piyasaya sürülen Exchange Online yönetim merkezi web arayüzü yer almaktadır.

Ancak daha sonra, 2021'de Microsoft, Exchange Online Yönetim Merkezi'ni Microsoft 365 Yönetim Merkezi'nden resmi olarak ayırdı; Aslında Microsoft, Exchange Online, SharePoint Online ve Teams gibi farklı hizmetler için birçok yönetim merkezi web konsolu sağlamıştır, ancak diğer özelliklerin yanı sıra kullanıcıları ve grup yönetimini Microsoft 365 Yönetim Merkezi'nde tutar.

Microsoft 365 ve Exchange Online Yönetim Merkezleri Arasındaki Fark

Microsoft 365 yönetim merkezinin Exchange Online da dahil olmak üzere çeşitli hizmetleri yönetmek için birleşik bir deneyim sunması amaçlanmış olsa da e-postaya özgü bazı görevlere Exchange Online yönetim merkezi aracılığıyla hâlâ erişilebilir. Tam arayüz ve özellikler gelişmiş olabilir; bu nedenle en güncel bilgiler için en son Microsoft belgelerine veya yönetim merkezlerine başvurmanız önerilir.

Microsoft 365 yönetim merkezi ile Exchange Online yönetim merkezi (EAC) arasındaki farkı inceleyelim:

Microsoft 365 Yönetim Merkezi

Microsoft 365 yönetim merkezi, Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive İş, Microsoft Teams ve daha fazlasını içeren tüm Microsoft 365 hizmetlerini yönetmeye yönelik merkezi bir portaldır.
Yöneticilerin ayarları yapılandırması, kullanıcıları yönetmesi, raporları incelemesi ve Microsoft 365 aboneliklerinin çeşitli yönlerini yönetmesi için birleşik bir deneyim sağlar.

Microsoft 365 yönetim merkezindeki sol gezinti bölmesi farklı hizmetleri kategorilere ayırır ve yöneticiler buradan her hizmet için belirli yönetim merkezlerine gidebilir.

Aşağıdaki URL'yi kullanarak Microsoft 365 Yönetim Merkezi'ne erişebilirsiniz: https://admin.microsoft.com/

Exchange Çevrimiçi Yönetim Merkezi (EAC)

Exchange Online yönetim merkezi, Exchange Online'ı yönetmek için özel olarak tasarlanmıştır.
Yöneticiler, posta kutularını yönetmek, posta akışı kurallarını yapılandırmak, istenmeyen posta önleme ilkelerini ayarlamak ve e-postayla ilgili diğer ayarları yönetmek gibi e-postayla ilgili görevleri gerçekleştirebilir.
Exchange özelliklerini doğrudan Microsoft 365 yönetim merkezine dahil etmek için klasik Exchange Yönetim Merkezi'nden yeni Exchange Yönetim Merkezi'ne (EAC) geçiş yapıldı. Belirli arayüz, Microsoft tarafından uygulanan güncellemelere ve değişikliklere bağlı olarak değişiklik gösterebilir.
Yeni EAC'ye şu bağlantıyı kullanarak erişebilirsiniz: https://admin.exchange.microsoft.com.

Exchange Online'ı Yönetmek için Adım Adım Kılavuzlar

Microsoft 365 Yönetim Merkezi'ni kullanarak kullanıcı posta kutusu oluşturma

Microsoft 365'te kullanıcı posta kutusu oluşturmak, Microsoft 365 yönetim merkezinin kullanılmasını içerir.

Kullanıcı oluşturmak ve posta kutusu ve diğer hizmetleri atamak için aşağıdaki adımları izleyin.

https://admin.microsoft.com/ adresine gidin ve yönetici hesabınızla oturum açın.
Sol gezinme bölmesinde "Kullanıcılar"ı tıklayın ve "Etkin kullanıcılar"ı seçin.
“Kullanıcı ekle” butonuna tıklayın.

Yeni kullanıcı için aşağıdakiler dahil gerekli bilgileri girin:
Ad: Kullanıcının adını girin.
Soyadı: Kullanıcının soyadını girin.
Görünen ad: Kullanıcının görünen adı.
Kullanıcı adı: Bu, kullanıcının e-posta adresi olacaktır (ör. kullanıcı@example.com).
Şifre: Kullanıcı için güçlü bir şifre belirleyin.

Sonrakine tıkla".
"Ürün lisansları" altında Exchange Online için uygun lisansı seçin.

Posta kutusu ayarları, grup üyelikleri ve roller gibi ek seçenekleri yapılandırabilirsiniz.

Kullanıcı profili bölümünü görmek için aşağı kaydırın, bilgileri buna göre ekleyin ve İleri'ye tıklayın.

Kullanıcı ayrıntılarını gözden geçirin ve kullanıcıyı oluşturmak için “Eklemeyi Bitir” düğmesine tıklayın.

Bir onay penceresi, yeni oluşturulan bir kullanıcının aktif kullanıcılar listesine eklendiğini gösterecektir. Microsoft 365 Yönetim Merkezine dönmek için “Kapat”a tıklayın.

Bir kullanıcı posta kutusu oluşturmanın aynı zamanda kullanıcılara bir Exchange Online lisansı atadığını ve onların posta kutularına ve diğer ilgili hizmetlere erişmelerine olanak sağladığını unutmayın.

Paylaşılan Posta Kutusu Oluşturma

Paylaşılan posta kutuları, birden fazla kullanıcının tek bir posta kutusunda depolanan postalara, kişilere, takvim öğelerine ve ilgili verilere erişmesine olanak tanır. Örneğin, destek@sirketiniz.com adresiyle ilişkilendirilmiş ve üç çalışanın izlemekten sorumlu olduğu bir Müşteri Desteği posta kutunuz olabilir.

Exchange Online'da paylaşılan bir posta kutusu oluşturmak için Microsoft Exchange Yönetim Merkezi'ne gitmek üzere Microsoft 365 Yönetim Merkezi'ni veya Yönetim Merkezi EAC'de oturum açmak için aşağıdaki bağlantıyı kullanabilirsiniz. Paylaşılan bir posta kutusu oluşturmak için aşağıdaki adımları izleyin:

https://admin.exchange.microsoft.com adresinde oturum açın.
Exchange Yönetim Merkezi'nde "Alıcılar" > "Posta Kutuları"na gidin.
Yeni bir tane oluşturmak için “Paylaşılan posta kutusu ekle” düğmesini tıklayın.

Aşağıdakiler de dahil olmak üzere, paylaşılan posta kutusu için gerekli ayrıntıları girin:

Paylaşılan posta kutusu için bir ad girin.
Paylaşılan posta kutusu için e-posta adresini ve takma adı belirtin.

“Posta kutusu başarıyla oluşturuldu” onay penceresi görüntülenecektir; “Bu posta kutusuna kullanıcı ekle” bağlantısını tıklayarak bu paylaşılan posta kutusuna üye ekleyebilirsiniz.

Kaynak Posta Kutuları Oluşturma (Oda veya Ekipman)

Exchange Online'da genellikle toplantı odaları veya ekipman gibi kaynakları planlamak amacıyla bir kaynak posta kutusu oluşturmak için Admin Exchange Center'ı kullanabilirsiniz.

Aşağıdaki adımları takip et.

https://admin.exchange.microsoft.com adresinde oturum açın.
Exchange Yönetim Merkezi'nde "Alıcılar" > "Kaynaklar"a gidin.
Yeni bir kaynak posta kutusu oluşturmak için "Oda kaynağı ekle" veya "Ekipman ekle" düğmelerini tıklayın.

Aşağıdakiler de dahil olmak üzere kaynak posta kutusu için gerekli ayrıntıları girin:
- Kaynak posta kutusu için bir ad girin.
- Kaynak posta kutusu için e-posta adresini ve etki alanını belirtin ve İleri'ye tıklayın.

Genel Bilgiler sayfasında Kapasite, Konum, Telefon numarası, Departman vb. gibi ek bilgiler sağlayabilirsiniz. İleri'ye tıklayın.

Rezervasyon Seçenekleri sayfasında Rezervasyon Delegesi ayarlarını (ör. Rezervasyon Aralığı, Maksimum Süre ve diğer seçenekler) belirleyebilirsiniz. Sonrakine tıkla.

Bu Oda Posta Kutusu için sağladığınız bilgileri gözden geçirin ve bir oda posta kutusu oluşturmak için "Oluştur"a tıklayın. Sihirbaza geri dönmek için “Geri” düğmesine de tıklayabilirsiniz.

Kaynak posta kutusunun oluşturulduğunu onaylayan bir durum penceresi görünecektir; Exchange Yönetim Merkezine dönmek için “Bitti” düğmesine tıklayın.

Ekipman posta kutuları oluşturma süreci aynıdır; Kaynak posta kutularınızı Kaynaklar bölümünün altında göreceksiniz. Aşağıdaki ekran görüntüsünde bir oda ve Ekipman posta kutusu gösterilmektedir.

Bir Alıcı için SMTP Adreslerini Belirleme

Çoğu kuruluşun, gelen e-postayı kabul ettiği birden fazla DNS alanı vardır. Örneğin, kuruluşunuz.com, kuruluşunuz.net vb. siteye sahip olabilirsiniz. Tüm etki alanlarınızın Microsoft 365 ile çalışmasını sağlamak için bunları hizmette ayarlamanız gerekir. Kapsamlı bir sihirbaz, etki alanlarınızı belirlemeniz, bu etki alanlarının size ait olduğunu doğrulamanız ve ardından diğer internet kullanıcılarından Microsoft 365 kiracınıza trafik almak için uygun DNS kayıtlarını ayarlamanız konusunda size yol gösterir. Bu sihirbaza erişmek için https://admin.microsoft.com/AdminPortal/Home#/Domains adresine gidin ve Alan Ekle düğmesini tıklayın.

Etki alanlarınız kiracınızda doğru şekilde ayarlandıktan sonra kullanıcı posta kutusu, grup veya kişi gibi bir alıcı için ek SMTP adresleri ekleyebilirsiniz. Exchange Yönetim Merkezi'nde (EAC) aşağıdaki adımları izleyin.

Exchange Yönetim Merkezi'nde “Alıcılar” >” Posta Kutuları'na gidin.
Özelliklerini görüntülemek için alıcıyı tıklayın. Özellikler bir açılır pencerede sağ tarafta gösterilecektir.

"Genel" sekmesinde, sağ alt köşedeki alıcı özelliklerinde "E-posta adresi türlerini yönet"i tıklayın.

"E-posta adresi türü ekle"yi tıklayın.

Yeni SMTP adresini girin ve açılır liste görünümünden alanı seçin. Yeni bir SMTP adresi eklemek için “Tamam”a tıklayın.

Kullanıcı özelliklerindeki değişiklikleri kaydetmek için "Kaydet"i tıklayın.

Bir Posta Kutusu için Kendi Adına Gönderme ve Tam Erişim İzinleri Verme

Birçok kuruluşta üst düzey yöneticilerin Posta Kutularını yönetmeye yardımcı olacak asistanları veya başka personeli vardır. Bu durumlarda, posta kutusuna erişim ve/veya kullanıcı adına posta gönderip almak için kullanıcı izinleri atamanız gerekir.

Exchange Online'daki izinler, yöneticilerin hangi kullanıcıların diğer posta kutularına "Adına Gönderme" veya "Tam Erişim" haklarına sahip olduğunu belirleyebildiği Exchange Yönetim Merkezi (EAC) aracılığıyla yönetilir. Bu sistem, yetki devrinde esneklik sağlayarak verimli iş akışı ve iletişim yönetimine olanak tanırken hassas bilgilerin korunmasını da sağlar.

Adına Gönderme İzinleri

Adına Gönder izni, belirlenen bir kullanıcının veya grubun, orijinal posta kutusu sahibi adına gönderildiği belirtilse de, başka bir kullanıcıdan geliyormuş gibi görünen bir e-posta göndermesine olanak tanır. Bu, özellikle kıdemli personelin iletişimini yöneten asistanlar veya milletvekilleri için kullanışlıdır.

Sonuçları: Bir e-posta "Adına Gönder" izinleri kullanılarak gönderildiğinde, alıcı bunun bir kişi tarafından başka bir kişi adına gönderildiğini görür ve şeffaflık korunur. Ancak bu, temsilciye posta kutusunun içeriğini okuma veya yönetme erişimi vermez.

Tam Erişim İzinleri

Tam Erişim izni, kullanıcıya başka birinin posta kutusu üzerinde tam kontrol vererek e-postaları, takvimleri ve iletişim bilgilerini okumasına, silmesine ve yönetmesine olanak tanır. "Adına Gönder" özelliğinden farklı olarak, alıcılara e-postaların posta kutusu sahibi dışında biri tarafından gönderildiğine dair hiçbir belirti yoktur.

Çıkarımlar: Bu erişim düzeyi önemlidir, çünkü temsilcinin potansiyel olarak hassas bilgiler de dahil olmak üzere posta kutusunun neredeyse tüm yönlerini yönetmesine olanak tanır. Bu nedenle, "Tam Erişim" izinlerini dikkatli bir şekilde atamak kritik öneme sahiptir ve yalnızca güvenilir kişilerin bu izinleri almasını sağlar.

Exchange Yönetici Merkezi'ni (EAC) kullanarak "Adına Gönderme" veya "Tam Erişim" izinlerini şu şekilde ayarlayabilirsiniz:

EAC'de “Alıcılar” > “Posta Kutuları”na gidin.
“Adına Gönder” izinlerini ayarlamak için posta kutusunu seçin.
Posta kutusu özelliklerinde "Yetki Verme" seçeneğine tıklayın ve ardından "Adına gönder" bölümünün altındaki "Düzenle" seçeneğine tıklayın.

Seçilen posta kutusu için "Adına Gönderme" izinlerine sahip bir kullanıcı veya grup eklemek için "Üye ekle" düğmesini tıklayın.

Kullanıcıyı veya grubu arayın, seçin ve "Kaydet"i tıklayın.

“Onayla”ya tıklayın.

Bir onay penceresi seçilen üyenin eklendiğini belirten mesajı gösterecek ve 5 dakika içinde görüntülenecektir. Kullanıcı özelliklerinde "Yetki Verme" sekmesine dönmek için sol üstteki oku tıklayın.

“Oku ve Yönet (Tam Erişim)” bölümünün altındaki “Düzenle” butonuna tıklayıp ardından 3’ten 7’ye kadar olan adımları takip ederek o bölüme kullanıcı veya grup ekleyebilirsiniz.

Dağıtım listesi oluşturma

Bazen dağıtım grubu olarak da adlandırılan dağıtım listesi, bir kullanıcı grubu için tek bir iletişim noktasıdır. Yöneticinin tüm doğrudan raporlarını içeren bir listeniz, tüm şirket çalışanlarını içeren bir listeniz ve belirli bir iş projesine dahil olan tüm kullanıcıları içeren bir listeniz olabilir. Herkes dağıtım listesini e-postayla göndererek tüm gruba e-posta gönderebilir.

Dağıtım listeleri Office 365 gruplarından farklıdır çünkü yalnızca e-posta bağlamında çalışırlar. Gruplar bir dağıtım listesi içerir ancak SharePoint, Microsoft Teams vb. uygulamalardaki diğer işlevleri etkinleştirir.

Exchange Online'da bir dağıtım listesi oluşturmak için Exchange Admin Center'ı kullanabilirsiniz.

Exchange Yönetim Merkezi'nde "Alıcılar" > "Gruplar"a gidin.

“Dağıtım Listesi” sekmesine tıklayın ve ardından yeni bir dağıtım listesi oluşturmak için “Grup ekle” simgesine tıklayın.

“Grup Türünü Seçin” sayfasında “Dağıtım”ı seçin ve “İleri”ye tıklayın.

Dağıtım listesinin adını ve açıklamasını girin ve "İleri"ye tıklayın.

“Sahipleri Ata” düğmesine tıklayın.

Sahipleri arayın ve seçin; Sahipleri eklemek için “Ekle” düğmesine tıklayın.

Sihirbazda ilerlemek için Sahip Ata sayfasında "İleri"ye tıklayın.

"Üye ekle" düğmesini tıklayıp kullanıcıları seçip ardından "İleri"yi tıklayarak dağıtım listesine üye ekleyin.

Dağıtım listesi için e-posta adresini sağlayın; kuruluşunuzun dışına yönelik iletişim seçeneğini de belirleyebilirsiniz.

Ayrıca seçenekleri (Açık, Kapalı veya Sahip Onayı) belirleyerek grup üyeliğini de kontrol edebilirsiniz. Buna göre seçin ve “İleri”ye tıklayın.
1. Açık grup, kuruluş içindeki herkesin grup sahibinin onayına gerek kalmadan katılmasına olanak tanır. Bu ortam, kolay katılımı kolaylaştırır ve paylaşılan bilgilerin hassas olmadığı ve geniş üyeliğin teşvik edildiği gruplar için idealdir.-
Kapalı bir grup, üyeliği yalnızca grup sahibinin veya yöneticisinin eklediği kişilerle sınırlandırır. Bireyler katılma talebinde bulunamaz; doğrudan davet edilmeleri gerekir. Bu ayar, hassas bilgilerle ilgilenen veya üyeliğin sıkı bir şekilde kontrol edilmesi gereken gruplara uygundur.
Sahip Onayı olarak ayarlanan gruplar için bireyler gruba katılma isteğinde bulunabilir ancak grup sahibinin üyeliklerini onaylaması gerekir. Bu yaklaşım, açık ve kapalıyı dengeleyerek, sahibinin potansiyel üyeleri incelemesine olanak tanırken, bireylerin de katılmaya ilgilerini ifade etmelerine olanak tanır.

Bilgileri gözden geçirin ve gerekiyorsa değiştirin; Gözden geçir ve eklemeyi bitir sayfasında "Grup Oluştur" düğmesini tıklayın.

Gruplar bölümüne dönmek için onay sayfasındaki “Kapat”a tıklayın.

Exchange Online Yönetim Merkezi'nde Dinamik Dağıtım Listesi Oluşturma

Dinamik dağıtım listeleri (DDL'ler), tanımlanan alıcı filtre kriterlerine göre üyeliklerini otomatik olarak günceller; böylece üyeleri manuel olarak eklemenize veya kaldırmanıza gerek kalmaz. Departman, konum veya iş unvanı gibi dinamik kriterlere göre dağıtım listelerinin yönetilmesine yardımcı olurlar.

Exchange Online'da dinamik dağıtım listeleri oluşturmak için aşağıdaki adımları izleyin.

Exchange Yönetim Merkezi'nde "Alıcılar"ı tıklayın ve "Gruplar"ı seçin.
Yeni bir grup oluşturmak için "Grup ekle" simgesine tıklayın ve ardından "Dinamik dağıtım grubu"nu seçip "İleri"ye tıklayın.

Dinamik dağıtım grubu için ad ve açıklama gibi gerekli bilgileri doldurun ve "İleri"ye tıklayın.

Sahibi bulun ve atayın, üyelik için nesne türlerini ayarlayın ve dinamik dağıtım listesi kriterlerini tanımlamak için kurallar ekleyin. Örneğin, departman, konum veya iş unvanı gibi özelliklere göre filtreler ayarlayabilir ve "İleri"yi tıklayabilirsiniz.

Dinamik dağıtım grubunun e-posta adresini girin ve "İleri"yi tıklayın.

Dinamik dağıtım grubu değişikliklerini inceleyin ve "Grup oluştur"u tıklayın.

Posta Akışı Kuralı Oluşturma

Posta akışı (aktarım) kuralları, Outlook'taki Gelen Kutusu kurallarına benzer; Microsoft 365 kuruluşunuz üzerinden akan iletileri tanımlamak ve bunlar üzerinde işlem yapmak için bunları kullanabilirsiniz. Örneğin, yöneticilerden ve müdürlerden geldiği iddia edilen postalar sıklıkla sahtekarlık amaçlıdır; dolayısıyla kuruluşunuzun dışından gelen postaları tanımlamak yararlı olabilir. Bu şekilde kullanıcılarınızı, kendilerinden hassas eylemler (banka havalesi yapmak veya fatura ödemek gibi) yapmalarını isteyen mesajların şirket dışındaki sahtekarlardan değil, kullanıcıdan gelip gelmediğini bir kez daha kontrol etmeleri konusunda eğitebilirsiniz. Exchange yöneticileri her kuralı uygulayabilir, test edebilir veya göndereni test edip bilgilendirebilir.

Exchange Online'da posta akışı kuralı oluşturmak için aşağıdaki adımları izleyin.

Exchange yönetim merkezinde "Posta akışı" > "Kurallar"a gidin.
Yeni bir kural oluşturmak için “Kural ekle” düğmesine tıklayın.

Varsayılan olarak, aşağıda ekran görüntüsünde gösterildiği gibi seçilecek önceden tanımlanmış kuralları göreceksiniz. Yeni bir özel kural oluşturmak için "Yeni bir kural oluştur"u tıklayın.

“Ad” alanına kural için bir ad girin.
"Şu durumda bu kuralı uygula" altında, kuralın uygulanması için iletilerin karşılaması gereken koşulları belirtin. Örneğin, gönderen, alıcı, konu veya mesaj özelliklerine göre koşulları seçebilirsiniz.
"Aşağıdakileri yapın" altında, koşullar karşılandığında gerçekleştirilecek eylemleri belirtin. Örneğin, mesajı değiştirebilir, yeniden yönlendirebilir, sorumluluk reddi beyanı ekleyebilir veya başka bir adrese iletebilirsiniz.
“Eğer hariç” altına istisnalar ekleyebilirsiniz. Belirtilen istisnaları karşılayan iletilere kural uygulanmayacaktır. Sonrakine tıkla".

"Kural ayarlarını belirleme" sayfasında Kural modunu, Önem Derecesini, etkinleştirme veya devre dışı bırakma tarihlerini, başlık eşleşmesini ve yorumları ayarlayabilirsiniz. İstediğiniz ayarları yapın ve "İleri"ye tıklayın.

Değişiklikleri gözden geçirin ve kuralı oluşturmak için “Son”a tıklayın.

Gönderenleri Engelleme

Kullanıcılar, spam ve taciz gibi çeşitli nedenlerle belirli harici gönderenlerin kuruluşunuza e-posta göndermesinin engellenmesini talep edebilir.

Exchange Yönetici Merkezi'ni kullanan gönderenleri engellemek için aşağıdaki adımları izleyin.

Exchange yönetim merkezinde "Posta akışı" > "Kurallar"a gidin.
Yeni bir "Engellenen Gönderen" kuralı oluşturun ve aşağıdaki koşulları uygulayın.
"Gönderenin alan adı 'example.com' ise" bu kuralı uygulayın.
Şunları yapın: "Mesajı engelleyin" ve "Mesajı reddedin ve bir açıklama ekleyin."

Alternatif olarak, Office 365 için Microsoft Defender'daki (eski adıyla Office 365 Gelişmiş Tehdit Koruması olarak biliniyordu) Kiracı İzin Ver/Engelle listesini kullanarak gönderenleri engelleyebilirsiniz; aşağıdaki adımları izleyin:

“Microsoft 365 Admin Center”da “Microsoft 365 Defender portalını” açmak için Güvenlik'e tıklayın.

Ayrıca https://security.microsoft.com/ adresini kullanarak Microsoft 365 Defender portalında doğrudan oturum açabilirsiniz.
Microsoft 365 Defender portalında "İlkeler ve Kurallar" bölümüne gidin; “Tehdit Politikaları”na tıklayın.

“Tehdit politikaları”nda, “Kurallar” bölümünün altındaki “Kiracı İzin Ver/Engelle listesi”ne tıklayın.

Alan adını veya e-posta adresini listeye eklemek için “Etki Alanları ve Adresler”e tıklayın ve “Engelle”ye tıklayın; Ekle'yi tıklayın.

İşlemi tekrarlayarak daha fazla alan adı veya gönderen ekleyerek listeyi koruyabilirsiniz.

Arşiv Posta Kutularını Etkinleştirme

Arşiv kullanıcısı posta kutuları, ağınıza dağılmış eski e-postaları içeren aşırı PST dosyaları gibi sorunları gidermek için Exchange'in önceki sürümlerinde kullanıma sunuldu. Her posta kutusu, eski postaların daha uygun maliyetli bir depolama alanında saklanabileceği bir arşiv posta kutusu içerir. Bu şekilde, eski e-postalar e-Keşif amacıyla kullanılabilir ve aynı zamanda daha iyi performans için birincil posta kutusu boyutunun yönetilmesine de yardımcı olur.

Arşiv posta kutusu etkinleştirildiğinde, kullanıcılar buna Outlook'tan ve web üzerinde Outlook'tan erişebilir; burada eski e-postaları birincil posta kutularından uzun süreli depolama için arşive taşıyabilirler.

Exchange Online'da arşiv posta kutularını etkinleştirmek için Exchange yönetim merkezinde aşağıdaki adımları izleyin.

Exchange yönetim merkezinde "Alıcılar" > "Posta Kutuları"na gidin.
Arşiv posta kutusunu etkinleştirmek istediğiniz posta kutusunu seçin.
Posta kutusu özellikleri bölmesinde, “Diğerleri”ne tıklayın ve “Posta kutusunu arşivle” bölümünün altındaki “Posta kutusu arşivini yönet”e tıklayın.

Arşiv posta kutusunu etkinleştirmek için geçiş düğmesine tıklayın ve ayarı kaydetmek için “Kaydet”e tıklayın.

Çözüm

Exchange Online'ın karmaşık ve dinamik ortamında değişiklikleri, yapılandırmaları ve izinleri takip etmek, güvenli ve verimli bir iletişim sistemini sürdürmek için çok önemlidir.