Ticari E-posta - Doğru araçları kullanma | Ofis 365 | Bölüm 4#17

Güncel yazımız “Ticari E-Posta” konusuna ayrılmıştır. İlk bakışta dahili/giden spam ile ticari e-posta arasında net bir ilişki yok ama benim argümanlarım şunlar:

Çoğu zaman dahili/giden spam olgusunun ana nedeni ticari e-postanın kötüye kullanılmasıyla ilgilidir. Ticari e-posta kullanmamız durumunda ticari e-postamızı planlayıp tasarlamamız gerektiği konusunda bilgi ve farkındalık eksikliği, pek çok “yapma” kuralına dikkat etme vb.
Office 365 ve Exchange Online, ticari E-postayı kullanmak ve yönetmek için en uygun platformlar değildir.

Ticari E-posta nedir?

Ticari E-postanın “çevirisi” şunlar olabilir: E-posta kampanyası, Pazarlama E-postası, Bültenler, büyük posta listeleri, Toplu posta vb.

Ticari postanın tanımı daha çok “hukuksal” tarafta olduğundan, ABD hükümetinin FTC sitesinden alıntı yapmayı tercih ediyorum:

Ticari web sitelerindeki içeriğin tanıtımını yapan e-posta da dahil olmak üzere, temel amacı ticari bir ürünün veya hizmetin ticari reklamı veya tanıtımı olan herhangi bir elektronik posta mesajı. Kanun, işletmeler arası e-postalar için herhangi bir istisna oluşturmamaktadır. Bu, tüm e-postaların (örneğin, önceki müşterilere yeni bir ürün serisini duyuran bir mesaj) yasalara uygun olması gerektiği anlamına gelir.

Yazıda ticari e-posta tanımının yanı sıra “kurallara” ve ticari e-posta kullanırken kaçınmamız gerekenlere değiniliyor. Makale, ticari e-posta konusuna ilişkin "yapılması" ve "yapılmaması" gerektiğini vurgulayan bir dizi yönerge içermektedir.

İşte ABD hükümetinin FTC sitesinden kısmi bir alıntı:

Yanlış veya yanıltıcı başlık bilgileri kullanmayın. "Kimden", "Kime", "Yanıtla" ve yönlendirme bilgileriniz (kaynak alan adı ve e-posta adresi dahil) mesajı başlatan kişiyi veya işletmeyi doğru bir şekilde tanımlayın.

Yanıltıcı konu satırları kullanmayın. Konu satırı mesajın içeriğini doğru şekilde yansıtmalıdır.

Mesajı bir reklam olarak tanımlayın. Yasa, bunu nasıl yapacağınız konusunda size birçok hareket alanı tanıyor ancak mesajınızın bir reklam olduğunu açık ve dikkat çekici bir şekilde açıklamanız gerekir.

Alıcılara nerede olduğunuzu söyleyin. Mesajınız geçerli fiziksel posta adresinizi içermelidir. Bu, mevcut açık adresiniz, ABD Posta Hizmeti'ne kaydettiğiniz bir posta kutusu veya Posta Hizmeti düzenlemeleri uyarınca kurulmuş bir ticari posta alma kuruluşuna kaydettirdiğiniz özel bir posta kutusu olabilir.

İş sürecinin bir parçası olarak Ticari E-posta

Ticari posta bir iş ihtiyacı olduğundan, bu iş ihtiyacına "saygı göstermemiz", gereken kaynağı ayırmamız, en iyi uygulamaları uygulamamız vb. gerekecektir.

Ticari E-postayı başarıyla kullanabilmek ve yönetebilmek için, ticari E-postayla ilgili tüm farklı yönleri yönetmemize yardımcı olacak özel bir platform veya ürün kullanmamız gerekecek.

Ticari bir E-postanın belirli ihtiyaçlarına uygun bir çözüm sağlamak için özel olarak oluşturulmuş birçok sağlayıcı ve platform bulunmaktadır.
Belirli bir sağlayıcıyı "göstermiyorum" ancak benim görüşüme göre Office 365 ve Exchange Online, “ticari E-posta çözümü” olarak tasarlanmamıştır.

Neden Office 365/Exchange Online'ın ticari E-posta amaçları için uygun olmadığını düşünüyorum?

Office 365 müşterileri arasında en yaygın gözden kaçırılan anlayışlardan biri, Office 365 ve Exchange Online'ın ticari E-posta için bir araç veya altyapı olarak kullanılabileceğidir.

Bu yanlış anlayışın kaynağı, ticari E-postanın (adından da anlaşılacağı gibi) posta altyapısı kullanılarak uygulanması ve Exchange Online'ın posta altyapısı olmasıdır.

Bu varsayım doğrudur ancak asıl sorun, ticari E-postanın çok özel bir posta altyapısına ve senaryomuzda Exchange Online gibi "standart bir posta altyapısına" dahil olmayan ek bileşenlere ihtiyaç duymasıdır.

Office 365 ve Exchange Online, ticari bir E-postanın iş gereksinimlerini karşılamak için oluşturulmamıştır.

Sonraki alıntılar, Exchange Online sınırlarını görüntüleyen bir Microsoft makalesinden alınmıştır:

Meşru toplu ticari e-posta (örneğin, müşteri bültenleri) göndermesi gereken Exchange Online müşterileri, bu hizmetlerde uzmanlaşmış üçüncü taraf sağlayıcıları kullanmalıdır.

Toplu e-posta göndermek için FOPE veya EOP'nin kullanılması, hizmetin önerilen veya desteklenen bir kullanımı değildir. Buna “en iyi çaba” esasına göre izin verilir. Çalışabilir veya çalışmayabilir. Toplu e-posta göndermek isteyen müşterilerimize aşağıdakileri öneririz:

a) Toplu e-postayı kendi şirket içi posta sunucuları aracılığıyla gönderin

Bu, müşterinin bu tür e-postalar için kendi e-posta altyapısını koruması gerektiği anlamına gelir.

b) Toplu iletişimi göndermek için 3. taraf toplu e-posta göndericisini kullanın

Tek işi toplu e-posta göndermek olan birçok 3. taraf toplu e-posta göndericisi vardır. İyi e-posta uygulamalarına sahip olduklarından ve bunu uygulamaya yönelik kaynaklara sahip olduklarından emin olmak için müşterilerle birlikte çalışabilirler.

Aşağıdaki şemada ticari E-posta altyapısının temel ihtiyacını gösteren bir tablo görüyoruz.

Office 365 ve Exchange Online'ın ticari E-posta altyapısı olarak hizmet vermek için doğru araç ve kapasitelerle "donatılmadığını" fark etmek çok kolaydır.

1. Günlük maksimum posta öğesi sayısı

Ticari bir E-posta altyapısının en temel gereksinimlerinden biri, çok sayıda posta alıcısına toplu posta gönderebilme yeteneğinin sağlanabilmesidir.

Exchange Online, kullanıcı başına günde maksimum 10.000 posta öğesi sınırlaması içerir.
Daha fazla sayıda alıcıya ticari E-posta göndermeniz gerekiyorsa, Exchange Online'ı kullanabilmek istersiniz.

2. Yönetim kontrol paneli - E-posta kampanyası sonuçlarını izleyin

Bir E-posta kampanyasının en temel gereksinimlerinden biri, E-posta kampanyasının durumu ve ilerleyişi hakkında bilgi alabilme yeteneğidir. Örneğin: kaç E-posta gönderildi, hedef alıcı tarafından kaç E-posta “açıldı” (okundu), alıcı E-postaya ekli bir bağlantıya tıkladı mı, vb.