YALNIZCA paylaşılan posta kutusuna gönderilen kopya öğelerini kaydet (Outlook)

Bir kullanıcı paylaşılan bir posta kutusundan e-posta gönderdiğinde, e-postanın bir kopyasını paylaşılan posta kutusunun ve kişisel posta kutusunun Gönderilmiş Öğeler klasöründe görür. Bu e-postaların Outlook'ta kullanıcının Gönderilmiş Öğeler klasörüne düşmesini önlemek mümkündür. Bu makalede, yalnızca Outlook'un paylaşılan posta kutusuna gönderilen kopya öğelerinin nasıl kaydedileceğini öğreneceksiniz.

Paylaşılan posta kutusuna gönderilen kopya öğelerini kaydet Outlook

Paylaşılan bir posta kutusunu yapılandırdığınızda, ayarları daha sonra istediğiniz zaman değiştirebilirsiniz. Birden fazla paylaşılan posta kutunuz olsa bile, her paylaşılan posta kutusu için farklı ayarlar belirleyebilirsiniz.

Aşağıdaki tablo, kullanıcı paylaşılan posta kutusundan posta gönderdiğinde, paylaşılan posta kutusu için yapılandırdığınız ayarlara bağlı olarak farklı sonuçları gösterir.

DelegateSentItemsStyleMessageCopyForSentAsEnabledExpected behavior
0TrueA copy of the email will be saved in both the primary mailbox and the shared mailbox.
1TrueTwo copies of the email will be saved in the shared mailbox and no copies in the primary mailbox.
0FalseA copy of the email will be saved in the primary mailbox and no copies in the shared mailbox.
1FalseA copy of the email will be saved in the shared mailbox and no copies in the primary mailbox.

Size, e-postanın bir kopyasını birincil posta kutusuna (kullanıcıya) değil, paylaşılan posta kutusunun Gönderilmiş Öğeler klasörüne kaydedecek olan son yöntemi nasıl yapılandıracağınızı göstereceğiz.

Not: Bu, şirket içi Exchange Server ve Exchange Online (Microsoft 365) için çalışır.

Sorun: Birincil posta kutusu Gönderilmiş Öğeler klasöründeki iletiler

Başlamadan önce Microsoft 365 yönetim merkezinde paylaşılan bir posta kutusu yapılandırmanız gerekir veya PowerShell ile paylaşılan posta kutularını toplu olarak oluşturabilirsiniz.

Kuruluştaki bir grup kullanıcı, tam erişim posta kutusu izinleriyle atanmış paylaşılan bir posta kutusuna sahiptir. Bu kullanıcıların tümü Outlook'ta aynı paylaşılan posta kutusunu görüyor.

Sorun, kullanıcı paylaşılan bir posta kutusundan bir e-posta gönderdiğinde, bunun bir kopyasının kişisel ve paylaşılan posta kutusunun Gönderilmiş Öğeler klasörüne kaydedilmesidir. Bu sorun, paylaşılan posta kutusuna gönderilen kopya öğelerini etkinleştirdiğiniz için oluşur.

Kullanıcının paylaştığı posta kutusu izinlerini kontrol edin

Paylaşılan bir posta kutusu oluşturduktan sonra kullanıcıya Farklı Gönder veya Adına Gönder izinlerini atamanız gerekir:

  • Farklı Gönder: Kullanıcı, e-postaları, orijinal olarak nereden geldiklerini göstermeden, paylaşılan posta kutusu hesabı olarak gönderebilir.
  • Adına Gönder: Kullanıcı, hem hesap adını hem de paylaşılan posta kutusu adını kullanarak e-posta gönderebilir. E-postaları, paylaşılan posta kutusu adı adına gönderildiklerini gösterecektir.

Not: Ayrıca kullanıcıya Tam Erişim posta kutusu izni de atamanız gerekir. Bu değişikliklerin geçerlilik kazanmasının 60 dakikaya kadar sürebileceğini unutmayın.

Bir kullanıcının Farklı Gönder izinleri varsa, bu izin Adına Gönder izinlerine göre öncelikli olacaktır. Ancak kullanıcıya, paylaşılan bir posta kutusundan gönderim yapması için her iki izni de vermeniz gerekmez.

Paylaşılan posta kutusuna gönderilen öğelerin kopyalanmasını devre dışı bırakın

Paylaşılan bir posta kutusu oluşturup kullanıcıya izin verdikten sonra, paylaşılan posta kutusunda gönderilen kopya öğelerinin etkin olup olmadığını kontrol etmeniz gerekir. Bunun nedeni, iletilerin paylaşılan posta kutusu gönderilen öğeler klasöründe iki kez görünmesini istememenizdir.

Paylaşılan bir posta kutusundaki kullanıcının, paylaşılan bir posta kutusundan gönderdiği her e-postanın bir kopyası kayıtlıysa aşağıdaki seçenekleri etkinleştirmiş olması gerekir:

  • Bu posta kutusu olarak gönderilen öğeleri kopyala
  • Bu posta kutusu adına gönderilen öğeleri kopyala

Hem Microsoft 365 yönetim merkezinde hem de PowerShell'de Gönderilen öğeleri paylaşılan posta kutusuna kaydet ayarını devre dışı bırakmanız gerekir.

Gönderilen öğeleri kopyala ayarlarını değiştirmek için aşağıdaki komutları çalıştırmak istiyorsanız Exchange Online PowerShell'e bağlanmanız gerekir.

Connect-ExchangeOnline

Kişisel Gönderilmiş Öğeler klasörünüzde paylaşılan posta kutusunun bir kopyasını devre dışı bırakmak için aşağıdaki PowerShell komutunu çalıştırın.

Set-Mailbox "test.sharedmailbox@m365info.com" -MessageCopyForSentAsEnabled $false -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $false

Not: PowerShell komutlarını çalıştırdığınızda Microsoft 365 yönetim portalında etkili olması birkaç dakika sürebilir.

Çözüm: Yalnızca paylaşılan posta kutusuna gönderilen kopya öğeleri kaydedin

Örneğimizde, paylaşılan bir posta kutumuz var ve bir kullanıcıya Tam Erişim ve Adına Gönder izinleri atadık. Ayrıca öğelerin kopyalanması ayarlarını da devre dışı bıraktık.

Kullanıcı (Amanda.Hansen@m365info.com), paylaşılan posta kutusu (Test.SharedMailbox@m365info.com) adına bir e-posta gönderdiğinde, artık yalnızca e-postayı kaydedecek bir kopyasını paylaşılan posta kutusu Gönderilmiş Öğeler klasörüne değil, kişisel Gönderilmiş Öğeler klasörüne koyun.

E-postanın yalnızca bir kopyasını Outlook'ta paylaşılan posta kutusunun Gönderilmiş Öğeler klasörüne kaydetmek için aşağıdaki adımları izleyin.

1. Adım. Kayıt Defteri Düzenleyicisini açın

  1. Başlat'ı tıklayın
  2. Kayıt Defteri Düzenleyicisi'ni arayın
  3. Yönetici olarak çalıştır'ı tıklayın

  1. Kayıt Defteri Düzenleyicisi uygulaması açılır

2. Adım. Outlook Tercihleri anahtarına gidin

Computer\HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences konumuna gidin

Not: Outlook'un farklı bir sürümünü kullanıyorsanız 16.0 dışında bir seçim yapmanız gerekir; örneğin 15.0 veya 14.0 .

Office sürümünüzü temsil eder:

  • 16.0 (Office 2016, Office 2019, Office 2021, Microsoft 365)
  • 15.0 (Ofis 2013)
  • 14.0 (Ofis 2010)

3. Adım. Yeni DWORD değeri ekleyin

  1. Düzenle > Yeni > DWORD (32 bit) Değeri'ni tıklayın

  1. Yeni Değer #1 görünüyor

  1. DelegateSentItemsStyle yazın
  2. Giriş'i tıklayın

  1. Sağ tıklayın DelegateSentItemStyle
  2. Değiştir'i tıklayın

  1. Değer tarihi kutusuna > 1 yazın
  2. Tamam'ı tıklayın

  1. 1 Değerine sahip DelegateSentItemsStyle'ı göreceksiniz.

Yalnızca paylaşılan posta kutusunun Gönderilmiş Öğeler klasöründeki iletileri doğrulayın

Outlook'ta (Amanda.Hansen@m365info.com) kullanıcısından (Test.SharedMailbox@m365info.com) paylaşılan posta kutusuyla bir posta göndereceğiz.

Aşağıdaki ekran görüntüsünden de görebileceğiniz gibi, e-postanın yalnızca bir kopyası Outlook'taki paylaşılan posta kutusu Gönderilmiş Öğeler klasörüne kaydedilir. Aynı zamanda, e-postanın bir kopyasını kullanıcının (Amanda.Hansen@m365info.com) Outlook'taki Gönderilmiş Öğeler klasörüne kaydetmez.

Outlook'ta (kullanıcı) birincil posta kutusuna değil, yalnızca paylaşılan posta kutusuna gönderilen kopya öğelerinin nasıl kaydedileceğini başarıyla yapılandırdınız!

Devamını oku: Kullanıcı posta kutusunu paylaşılan posta kutusuna dönüştürün »

Çözüm

Outlook'ta yalnızca paylaşılan posta kutusuna gönderilen kopya öğelerinin nasıl kaydedileceğini öğrendiniz. Kullanıcı, paylaşılan posta kutusundan gönderilen e-postanın bir kopyasını kişisel posta kutusunda görebiliyorsa, birkaç ayarı değiştirmeniz gerekir.

Öncelikle kullanıcı izinlerini kontrol etmeli ve gönderilen öğeleri kopyala ayarlarını devre dışı bırakmalısınız. Ardından Kayıt Defteri Düzenleyicisi'ni açın ve Outlook Tercihleri anahtarının altına yeni bir DWORD değeri ekleyin. Bu, paylaşılan posta kutusundan gönderirken artık e-postanın bir kopyasını kişisel posta kutusunun Gönderilmiş Öğeler klasörüne kaydetmeyecektir.

Bu makaleyi beğendiniz mi? Ayrıca Web üzerinde Outlook'ta bağlantı önizlemesi nasıl devre dışı bırakılır konusunu da beğenebilirsiniz. Bizi takip etmeyi ve bu yazımızı paylaşmayı unutmayın.

İlgili makaleler