OneDrive İş Hesabı Dosyalarının Raporu Oluşturma

OneDrive, Microsoft 365 Bilgileri İçin Büyük Boşaltma Alanıdır

OneDrive İş, Microsoft 365 için büyük bir çöplük haline geldi. Kullanıcılara kişisel depolama sağlama yönündeki orijinal misyonu, son birkaç yılda Stream, Clipchamp ve Whiteboard gibi uygulamaların uygulamaya özel depolama alanından uzaklaşıp Microsoft 365 kavramını benimsemesiyle gelişti. Microsoft 365 için kullanıcı depolama konumu olarak OneDrive. Bu uygulamalar, OneDrive depolama alanını kullanırken Döngü (bileşenler) ve Listeler (kişisel listeler) gibi diğer uygulamalara katılır.

Microsoft 365 uygulamaları için ortak bir depolama havuzu oluşturma konseptinde herhangi bir zorluk yaşamıyorum. Bazen Microsoft geliştirme grupları OneDrive'ı kullanma konusunda çok heveslidir, bazen de ortada hiçbir geçerli neden yoktur. PowerShell modüllerinin OneDrive'a kurulması bir örnektir. PowerShell 6'dan itibaren, PowerShell modülü kurulumunun varsayılan konumu $HOME\Documents\PowerShell\Modules'dir ve Windows Bilinen Klasörler OneDrive'a yönlendirilirse OneDrive'da sona erer. Microsoft'un neden PowerShell modüllerini OneDrive'da depolamanın iyi bir fikir olduğunu düşündüğünü bilmiyorum, bu yüzden modül kurulumlarının kapsamı olarak her zaman Tüm Kullanıcılar'ı belirtiyorum.

Her durumda, son birkaç yıldaki etkinliğin net sonucu, kullanıcı OneDrive İş hesaplarının Teams toplantı kayıtlarından kullanıcılar tarafından oluşturulan Office belgelerine kadar birçok dosyanın çıktısını biriktirmesidir.

Sorunu göz ardı edebilir ve OneDrive İş hesaplarının büyük miktarlarda potansiyel olarak yararsız veri biriktirmesine izin verebilir veya durumun kontrolünü ele geçirip OneDrive İş hesabınızın yararlı ve ilgili bilgiler içerdiğinden emin olabilirsiniz. Kuruluş, Kısıtlı SharePoint Araması ile Microsoft 365 için Copilot kullanıyor olsa bile, OneDrive hesapları yapay zeka aramalarını temellendirmek için önemli bir bilgi kaynağıdır; dolayısıyla OneDrive'daki eski kalıntıların temizlenmesi iyi bir fikirdir.

OneDrive Dosyalarını Raporlama

Yani, istenmeyen, eski veya hatalı bilgilerin kaldırılmasına yönelik bir rehberliğiniz varsa, bu da beni bir kullanıcının OneDrive İş hesabının içeriğini analiz etmek için bir yönteme ihtiyaç duymama getiriyor. Bu düşünceyi aklımda tutarak, OneDrive hesabında nelerin gizlendiğine ilişkin bir rapor (bazı temel istatistikler dahil) oluşturmanın iyi bir fikir olacağına karar verdim. Bu, üretken yapay zekanın kötü verilere dayalı olarak halüsinasyon görmemesini sağlamak için iyi bir şey olmakla kalmıyor, aynı zamanda OneDrive hesabında ne olduğunu rapor edebilmek, kuruluştan ayrılan kişilerin OneDrive hesaplarıyla ilgilenmesini de kolaylaştırıyor.

SharePoint Online'dan farklı olarak OneDrive İş, öğe ve klasör bilgilerini Excel'e aktarma seçeneğini içermez. En azından ben bulamıyorum. Bilgiyi oluşturmak için bir komut dosyası yazmak tek seçenektir.

SharePoint Online belge kitaplığındaki dosyalar hakkında rapor oluşturmak için yazdığım bir PowerShell betiğiyle başladım. Komut dosyası, sürücüler, dosyalar ve klasörler hakkında bilgi almak için Microsoft Graph PowerShell SDK'sındaki Get-MgDrive ve Get-MgDriveChildItem gibi cmdlet'leri kullanır.

OneDrive İş ve SharePoint Online birçok ortak özelliği paylaşıyor. Grafik API'si açısından bakıldığında, her ikisi de dosyaları sürücülerde depolar. Bir SharePoint Online sitesinde her biri bir belge kitaplığı olan birçok sürücü bulunabilir. Karşılaştırıldığında, OneDrive İş hesabının Paylaşılan Belgeler adı verilen bir sürücüsü vardır.

Betik Kodunu OneDrive için Uyarlama

Belge kitaplığında depolanan SharePoint Online dosyalarını raporlamaya yönelik komut dosyası iyi bir başlangıç noktasıdır. Bir site seçme ve seçilen siteden bir belge kitaplığı seçmeyle ilgili kodun çoğu ortadan kaldırılabilir. Ancak betiğin OneDrive İş hesabının içeriğine ilişkin bazı temel analizler oluşturmasını istiyorum, dolayısıyla bu verileri üretmek için yapılması gereken bazı ekstra işler var.

İlk zorluk, OneDrive hesabındaki öğelerin nasıl listeleneceğidir. Bir sürücüden öğelerin nasıl alınacağını kapsayan belgeler basit görünüyor ancak OneDrive İş yerine SharePoint Online'a odaklanıyor. Sürücünün doğru kökünü bulmak için yapılan bazı deneme yanılmalar bir saat kadar sürdü, sonra 'root' içeren bir dize değişkenini ileterek bir klasörde bulunan öğeler ve klasörlere ilişkin bilgileri almak için kullandığım işlevi etkinleştirebileceğimi anladım. ve iç içe geçmiş klasörlerdeki içeriği numaralandırın. Mantıklı ama belgelenmemiş bir özellik.

Dosya ve klasörlerin nasıl numaralandırılacağını keşfettikten sonra OneDrive İş hesabında depolanan tek tek öğeler hakkında bilgi alma işlemi basittir. İstatistik oluşturmayı kolaylaştırmak amacıyla her dosyanın bayt boyutu ve uzantısıyla ilgili ayrıntıları depolamak için komut dosyasını güncelledim ve Drives yöntemini kullanmak için Graph isteğinin biçimini extractSensitivityLabels API'sine değiştirmek zorunda kaldım Site kaynak türü yerine Kullanıcı kaynak türü için. Bunun nedeni OneDrive'ın bağımsız bir varlık olmak yerine bir kullanıcıya bağlı olmasıdır.

İzinler

İzinler açısından, Files.Read ile devredilen izin, oturum açan kullanıcıya ait OneDrive İş hesabının sürücülerinden ve dosyalarından bilgi okumak için yeterlidir. Komut dosyasının başka bir kullanıcıya ait OneDrive hesabını okuyabilmesini sağlamak istedim (izinlere tabi), bu yüzden şunu elde ettim:

Files.Read.All: Oturum açmış kullanıcının görüntülemesine izin verilen herhangi bir OneDrive hesabındaki dosyalara erişin.
RecordsManagement.Read.All: Saklama etiketleriyle ilgili bilgileri okuyun.
InformationProtectionPolicy.Read: Hassasiyet etiketleri hakkındaki bilgileri okuyun.

Saklama ve duyarlılık etiketlerinin ayrıntılarını almak için Exchange Online yönetim modülünü kullandıysanız, son iki izne olan ihtiyacı ortadan kaldırabilirsiniz. Bu, oturum açılacak başka bir modül olsa da, getirilen etiketlerin yalnızca oturum açmış kullanıcının kullanabileceği etiketler yerine kiracıda bulunan tüm etiketler olması avantajını sunar. Başka birinin OneDrive hesabındaki dosyalar raporlanıyorsa bu önemli olabilir.

Temel olarak, dosyalarla ilgili tüm veriler, OneDrive'da tutulan içeriğin farklı yönlerini keşfetmek için bilgileri parçalara ayırmak üzere sorgulayabileceğimiz bir PowerShell listesinde sona erer.

Verileri Analiz Etme

OneDrive hesabı hakkında bilmek istediğim temel bilgiler:

Hesapta kaç dosya var?
Hesapta ne tür dosyalar var?
Ne kadar kota kullanıldı ve ne kadar kaldı.
Hangi dosya türleri en fazla alanı kaplar?
Saklama ve duyarlılık etiketlerine sahip dosyaların sayısı.

Hayal gücünüzün verilerden üretilebilecek başka içgörüler ortaya çıkaracağına eminim. PowerShell'in keyfi budur: Veri oluşturun ve ardından onu nasıl kullanacağınıza karar verin. Şekil 1 yukarıda sıralanan noktalara ilişkin analizi göstermektedir. OneDrive İş hesabım 2013'ten beri mevcut, dolayısıyla enkazın bir kısmının nasıl biriktiğini anlamak zor değil.

Şaşırtıcı olmayan bir şekilde, hesapta çok fazla Word bulunuyor. PDF ve PowerPoint dosyaları. Ayrıca muhtemelen kötü yönetilen kurulumların kalıntıları olan çok sayıda PowerShell dosyası da var.

Şekil 3, hesap içindeki dosyalar için saklama etiketlerinin ve duyarlılık etiketlerinin kullanımına ilişkin oluşturulan bilgileri göstermektedir. Beklenebileceği gibi, OneDrive dosyalarının daha düşük bir yüzdesi, SharePoint Online sitelerindeki dosyalara göre saklama ve duyarlılık etiketleri alır.

Bildirilen dosyalar geri dönüşüm kutusundaki öğeleri içermiyor. Geri dönüşüm kutusundaki öğelerin listelenmesine yönelik bir beta Grafik API'si mevcuttur ve OneDrive İş'i kapsayacak gibi görünmüyor.

Komut dosyasının tamamını GitHub'dan indirebilirsiniz.

Dosya İstatistiklerini Düşünmek

Genel olarak OneDrive hesabıma atanan 5 TB kotayı kullanmakta zorlanıyorum. Devasa depolama alanının mevcut olması, OneDrive İş hesabındaki değerli içeriğin yanı sıra zamanla biriken dijital kalıntılarla da çok fazla uğraşmamak için kesinlikle bir gerekçedir. Sonuçta Microsoft depolamayı kullanılabilir hale getirirse neden doldurmayalım?

Cidden, enkazı kontrol altında tutmak için düzenli temizlik yapmak iyi bir fikirdir. Rapor, siz belirli bir bilgi aramadığınız sürece OneDrive GUI aracılığıyla görünmez kalabilecek öğeleri açığa çıkararak yardımcı olur. Bu hoşuma gitti ve senaryoyu geliştirmeye başladığımdan beri binlerce dosyayı kaldırdım. Belki temizlemenize de yardımcı olabilir.