Microsoft 365 Grupları ve Paylaşılan Posta Kutusu: Fark Nedir?

Bu kılavuzda Microsoft 365 Grupları ile Paylaşılan Posta Kutusu arasındaki farkın yanı sıra özellikleri ve sınırlamaları da açıklayacağım.

Bu kılavuzda ele alınan konular:

• Microsoft 365 Grubu nedir?
• Paylaşılan Posta Kutusu nedir?
• Microsoft 365 Grubu, Paylaşılan Posta Kutusuyla nasıl karşılaştırılır?
• Microsoft 365 Grubunun Paylaşılan Posta Kutusuyla Karşılaştırıldığında Sınırlamaları
• 365 Grubu mu yoksa Paylaşılan Posta Kutusu mu oluşturmalıyım?

Microsoft 365 Grubu nedir?

Microsoft 365 Grupları, Office 365 ortamında paylaşımın ve işbirliğinin temelini oluşturur. Microsoft 365 Grubu oluşturulduğunda, bir grup posta kutusu ve takvimi, OneNote not defteri, Planner çalışma alanı ve SharePoint Ekip sitesi oluşturulur. Ayrıca, ek Microsoft veya üçüncü taraf uygulamaları eklemek için Power Apps ve bağlayıcıların entegrasyonuna da olanak tanır.

365 Grubu üyelerden oluşur ve daha fazla ayrıcalığa sahip olan grup sahibi dışında her üye, grup içinde aynı izin grubuna sahiptir. Bir grup, kuruluş içindeki ve dışındaki kullanıcıları içerebilir.

Ayrıca kullanıcıların ortamınızda Microsoft 365 Grupları oluşturmasına izin verirseniz kendi işbirliği kaynaklarını oluşturabilirler. Bunu yapmanın birkaç yolu var. Örneğin, Microsoft Teams'de Ekip oluşturduklarında Microsoft 365 Grubu oluşturulur veya Yammer grubu oluşturulduklarında Microsoft 365 Grubu oluşturulur. Kaynağı oluşturan kullanıcı daha sonra başka üyeler ekleme erişimine sahip olur.

Paylaşılan Posta Kutusu nedir?

Paylaşılan Posta Kutusu, bir klasör listesine ve takvime sahip olması bakımından normal kullanıcı posta kutusuna çok benzer. Paylaşılan Posta Kutusunun asıl amacı e-posta yönetimidir. Tüm ekibin kullanabileceği basit bir merkezi posta kutusuna ihtiyaç duyan bir ekip veya departman için harika olabilir. Paylaşılan Posta Kutusu, e-postaları yönetme erişimine sahip olan kişilerden oluşur.

Örneğin, birden fazla çalışanı olan bir Alacak Hesapları departmanınız olduğunu ve harici satıcılardan gelen tüm faturaların bu posta kutusuna gelmesine ihtiyacınız olduğunu ve her çalışanın bu faturaları görüntülemesi gerektiğini varsayalım. Her çalışan için posta kutusuna erişim yetkisi verebilirsiniz. Böylece her çalışan e-postaları görüntüleyebilir ve yanıtlayabilir.

Microsoft 365 Grubu Paylaşılan Posta Kutusuyla Nasıl Karşılaştırılır?

Microsoft 365 grubu, Dağıtım Listesinin ve Paylaşılan Posta Kutusunun özelliklerini birleştirmenin yanı sıra, bir grup insanla daha verimli bir şekilde işbirliği yapabilmeniz için çeşitli özellikler ekler. 365 Grubuna bir e-posta gönderildiğinde, bu e-posta grubun tüm üyelerine gönderilerek kendi posta kutularına alınabilir. Gruba kuruluş dışından üye ekleyebilirsiniz.

Paylaşılan Posta Kutusu, klasör listesi ve takvim içeren normal kullanıcı posta kutusuyla aynı şekilde davranacaktır. Birkaç kişiye posta kutusuna erişim yetkisi verilebilir.

Özellik

Microsoft 365 Grubu

Paylaşılan Posta Kutusu

Birden fazla kullanıcının erişebildiği paylaşılan gelen kutusu ve takvim

Evet

Evet

Normal kullanıcı posta kutusuyla aynı özelliklere sahip, klasör oluşturma/düzenleme özelliğine sahip e-postadaki klasörlerin listesi

HAYIR

Evet

Dağıtım Listesi görevi görme yeteneğine sahiptir

Evet

HAYIR

Dosyaları paylaşmak için çalışma alanı

Evet

HAYIR

Canlı sohbet

Evet (Microsoft Teams'te bir grup Ekip haline gelebilir

HAYIR

Kuruluşun dışından kullanıcı ekleyebilme

Evet

HAYIR

Paylaşılan Posta Kutusuyla Karşılaştırıldığında Microsoft 365 Grubunun Sınırlamaları

Paylaşılan Posta Kutusu, işbirliği için kullanılabilecek bir klasör listesi ve bir takvim sunar. Klasör listesi normal kullanıcı posta kutusuna çok benzer, böylece organize edilecek klasörler oluşturabilirsiniz. Birisi Paylaşılan Posta Kutusu'na bir e-posta gönderdiğinde, yönlendirme kurallarını ayarlamadığınız sürece e-posta yalnızca posta kutusuna gider. Ayrıca kuruluş dışından kullanıcı ekleyemezsiniz.

Microsoft 365 grubunun bir posta kutusu olsa da klasör listesi yoktur. E-postayı düzenlemek için klasör oluşturamazsınız. Tüm e-postalar merkezi bir konumda kalır.

365 Grubu mu yoksa Paylaşılan Posta Kutusu mu Oluşturmalıyım?

Hangisinin sizin için en uygun olduğuna karar vermeye çalışırken sorabileceğiniz sorulardan bazıları…

• Kuruluşun dışındaki kullanıcılarla işbirliği yapmam gerekecek mi?

  • Microsoft 365 grubu, konukların grubun üyesi olmaya davet edilmesine olanak tanır.

• Bu Microsoft Teams'de bir Ekip haline gelecek mi?

  • Bir Ekip oluşturduğunuzda otomatik olarak bir 365 Grubu oluşturulur. Ayrıca 365 Grubundan bir Ekip oluşturabilirsiniz.

• Paylaşılan bir takvime ihtiyacım olacak mı?

  • Yalnızca paylaşılan bir takvim istiyorsanız 365 Grubu daha kolay olabilir.

• Birden fazla kişinin posta kutusuna erişmesi ve yönetmesi mi gerekecek?

  • Birden fazla kişinin posta kutusuna erişmesine izin vermek istiyorsanız, Paylaşılan Posta Kutusu veya 365 Grubu yeterli olacaktır. Soru, posta kutusuna gelen e-postanın nasıl yönetileceği olacaktır. 365 Grup posta kutusu tüm e-postaları merkezi bir konumda saklar. Eğer bu uygunsa 365 Grubu daha kolay olabilir.

• Dosyaları diğer kullanıcılarla paylaşmam gerekecek mi?

  • Microsoft Teams'i veya SharePoint belge kitaplığını kullanarak belgeleri 365 Grubunun diğer üyeleriyle kolayca paylaşabilirsiniz.

• Grup üyelerimle sohbet edebilecek miyim?

  • Gerçek zamanlı sohbeti etkinleştirmek için Microsoft Teams'i 365 Grubunuza ekleyebilirsiniz.