SharePoint İzinleri: 10 En İyi Uygulama

Microsoft'un SharePoint platformu, belgeler, sunumlar, elektronik tablolar, resimler ve notlar dahil olmak üzere bir kuruluş genelinde içeriği paylaşmak ve yönetmek için tasarlanmıştır. SharePoint, içerik yönetimi açısından geleneksel dosya sistemlerine göre çok sayıda avantaj sunsa da içeriğe erişimi denetlemek için hâlâ izin alınması gerekiyor. Kullanılabilir izin türleri, listeler veya siteler gibi erişilen nesnenin türüne bağlı olarak değişebilir. SharePoint yöneticileri, bir kullanıcının belirli bir kaynağa erişim düzeyini anlamadaki zorluklar da dahil olmak üzere, dosya sistemi yöneticilerinin karşılaştığı zorluklara benzer zorluklarla karşılaşabilir. Aşağıda en dikkate değer SharePoint izinleri en iyi uygulamalarından bazıları yer almaktadır.

SharePoint İzin Türleri

SharePoint izinleri, bir site veya grup içindeki kullanıcıların erişim ve denetim düzeyini tanımlar. Beş tür izin vardır:

1. Ekip izinleri: Grup üyeliğine göre otomatik olarak atanır ve sahiplerin, üyelerin ve ziyaretçilerin siteye erişmesine olanak tanır.
2. İletişim sitesi izinleri: Sahiplere, üyelere, ziyaretçilere ve özel SharePoint gruplarına atanmasına izin vererek bireylere veya gruplara farklı izinler verin.
3. Hub sitesi izinleri: Kimlerin daha fazla site ekleyebileceğini ve ilgili Microsoft 365 grubu veya SharePoint grubu aracılığıyla yönetileceğini denetleyin.
4. Paylaşılabilir bağlantı izinleri: Herkesin veya belirli kullanıcıların erişimine izin verecek şekilde düzenlenebilecek izinlerle, belirli site verilerinin paylaşılmasına izin verin.
5. Konuk paylaşım izinleri: Belirli site verilerine erişimi kontrol etmek için düzenlenebilecek izinlerle harici taraflarla ortak çalışmaya izin verin.

SharePoint İzinleri İçin En İyi Uygulamalar

SharePoint çevrimiçinde hassas verilerin güvenliğini sağlamaya yönelik en dikkate değer en iyi uygulamalar aşağıda verilmiştir:

1. Güvenliği site düzeyinde uygulayın

SharePoint ile ilgili yaygın bir yanlış anlama, bunun yalnızca kullanıcıların dosya paylaşımlarını ve bulut depolama alışkanlıklarını aktardığı bir dijital dosya dolabı olduğudur. Ancak SharePoint, siteler, belge kitaplıkları ve klasörler gibi kavramlarla daha yapılandırılmış bir yaklaşım sunar. Güvenliği sağlamak için güvenliği dosya, klasör veya belge kitaplığı düzeyinden ziyade site düzeyinde sürdürmeye odaklanmak çok önemlidir. Bu, sağlam ve güvenli bir ortam sağlamak için izin kontrolü ve erişim yönetiminin tek tek dosyalar veya klasörler yerine siteye bir bütün olarak uygulanması gerektiği anlamına gelir.

2. İletişim ve Ekip siteleri için yerleşik güvenlik gruplarını kullanın

Bir SharePoint sitesinin güvenliğini sağlarken kullanmanız gereken üç yerleşik güvenlik grubu vardır: Site Ziyaretçileri, Site Üyeleri ve Site Sahipleri. Bu grupların her biri belirli bir izin düzeyine karşılık gelir: Okuma, Düzenleme ve Tam Denetim. Özel izin düzeyleri oluşturmak mümkün olsa da İletişim Siteleri ve grup olmadan oluşturulan Ekip Siteleri için bu varsayılan gruplara bağlı kalmanız önerilir. Yerleşik güvenlik gruplarını kullanarak sitenizin izinlerinin yönetimini basitleştirebilir ve SharePoint site güvenliğine yönelik en iyi uygulamalara bağlı kalabilirsiniz.

3. Site Paylaşımı ayarlarını yönetin

SharePoint güvenliğini korumak için site sahiplerinin yalnızca izinler ve erişim kontrolleri gibi güvenlik önlemlerini uygulaması değil, aynı zamanda site paylaşım ayarlarını da yönetmesi gerekir. Ne yazık ki, bu yaygın bir gözetimdir. Site sahipleri, paylaşım ayarlarını yapılandırarak, sitelerin ve içeriklerinin izinsiz paylaşılmasını önleyebilir; bu durum, güvenlik önlemleri alınmış olsa bile meydana gelebilir. Bu, kontrolü sürdürmek ve dolayısıyla verileri güvence altına almak için çok önemlidir. Site sahipleri, bu ayarları anlayıp kilitleyerek sitelerinin güvenliğini daha da artırabilir ve yalnızca yetkili kullanıcıların içeriklerine erişip bunları paylaşabilmesini sağlayabilir.

4. Belirli sitelerde harici paylaşımı devre dışı bırakın

Varsayılan olarak, SharePoint işbirliği kolaylığı sağlayacak şekilde ayarlanmıştır; bu, harici paylaşımın etkinleştirildiği ve herhangi bir sitenin potansiyel olarak harici kullanıcılarla paylaşılmasına izin verildiği anlamına gelir. Bu, hassas bilgilerin yetkisiz tarafların eline geçmesine neden olabileceğinden birçok kuruluş için kayda değer bir endişe kaynağı olabilir. Harici paylaşımı tamamen kilitlemek yerine, bazı sitelerde harici paylaşımı devre dışı bırakarak (tümünde değil) ve SharePoint Yönetim Merkezi'nde ek harici paylaşım ayarlarını yapılandırarak bir denge kurmanız önerilir. Bu yaklaşım daha fazla kontrol ve esneklik sağlayarak kuruluşların güvenliği sürdürürken ve hassas bilgileri korurken harici ortaklar ve işbirlikçileriyle bilgi paylaşmasına olanak tanır.

5. Paylaşılan dosyaları inceleyin ve gerekiyorsa kullanıcıları kaldırın

Paylaşılan dosya ve klasörleri düzenli olarak gözden geçirmek ve gereksiz kullanıcıları kaldırmak, veri güvenliğini ve düzenini korumak açısından çok önemlidir. Kullanıcılar genellikle bunu yapmayı unutur ancak bu, yalnızca yetkili kişilerin hassas bilgilere erişebilmesini sağlamak hayati bir adımdır. Kullanıcılar meslektaşlarını ve misafirlerini siteleri, kitaplıkları, dosyaları ve klasörleri paylaşmaya kolayca davet edebilirken, artık ihtiyaç duyulmadığında erişimlerini iptal etmek de aynı derecede önemlidir. Gereksiz kullanıcıları paylaşılan dosya ve klasörlerden kaldırarak kuruluşlar yetkisiz erişimi önleyebilir ve verilerinin bütünlüğünü koruyabilir.

6. Siteye mümkün olan en az izni verin

Minimum izinleri korumak, site güvenliğinin çok önemli bir yönüdür, ancak genellikle göz ardı edilir. Birden fazla kullanıcının Tam Denetime sahip olduğu siteleri görmek yaygındır ve bu, siteyi tamamen silebilecekleri için önemli bir risktir. Benzer şekilde, salt okunur erişimin yeterli olacağı durumlarda normal üyelere genellikle Düzenleme izinleri verilir. Güvenliğe yönelik bu gevşek yaklaşım, değerli eşyaların restoran gibi halka açık bir yerde gözetimsiz bırakılmasına benzer. Bunun yerine, kullanıcılara görevlerini yerine getirmeleri için yalnızca gerekli minimum izinleri vererek, izinler konusunda temkinli ve muhafazakar bir yaklaşım benimsemek çok önemlidir. Bu, potansiyel güvenlik risklerinin azaltılmasına ve gereksiz ihlallerin önlenmesine yardımcı olacaktır. Kullanıcılar, izinlere dikkat ederek ve erişim konusunda aşırı cömert davranmayarak, verilerinin ve sitelerinin güvende olduğundan emin olabilirler.

7. Dosya ve klasörlerin bağlantılarını paylaşırken mümkün olan en az izni verin

SharePoint'te dosya ve klasörleri paylaşırken varsayılan izinlere dikkat etmek önemlidir. Varsayılan olarak SharePoint, "Kuruluşunuzdaki kişiler"e erişim izni veren bağlantılar oluşturarak, bağlantının başkalarına iletilmesi durumunda kuruluştaki herkesin paylaşılan dosyaya erişmesine olanak tanır. Güvenliği artırmak için, erişimi yalnızca amaçlanan kişilerle sınırlayan "Seçtiğiniz kişiler" gibi daha spesifik bir bağlantı türü seçmeniz önerilir. Alternatif olarak, SharePoint Yönetim Merkezi'ndeki varsayılan paylaşım bağlantısını değiştirebilirsiniz. Dosya paylaşımını tamamen kısıtlamak istiyorsanız, 3. İpucu'nda özetlenen, site paylaşım ayarlarını yönetmenize olanak tanıyan tekniği uygulayabilirsiniz.

8. Active Directory ve Microsoft 365 Grupları Karşılaştırması

Kuruluşunuzda işbirliği ve izin yönetimine karar verirken çok önemli bir kararla karşı karşıya kalırsınız: Active Directory Güvenlik Gruplarını mı yoksa Microsoft 365 Gruplarını mı kullanmalısınız? Ayrıca dosyalar ve klasörler için benzersiz izinler ayarlamayı da düşünmeniz gerekebilir.

9. Güvenlik farkındalığı eğitimi verin

Sitenizin güvenliğini sağlamak için personel eğitimine yatırım yapmak çok önemlidir. Canlı eğitim oturumları site güvenliğine yönelik en iyi uygulamalar konusunda onları eğitebileceğinden, bu özellikle site sahipleri ve üyeleri için önemlidir. Eğitim yalnızca kullanıcıların benimsemesi için hayati önem taşımakla kalmaz, aynı zamanda içeriğinizin güvenliğinin sağlanmasında da kritik bir rol oynar. Canlı eğitim vererek ekibinizin sitenizi güvende tutmak ve varlıklarını korumak için gerekli bilgilerle donatılmasını sağlayabilirsiniz.

10. Hassas SharePoint verilerini keşfedin ve sınıflandırın

Hassas verilerin belirlenmesi ve sınıflandırılması, SharePoint yöneticilerinin bu bilgileri doğru şekilde yönetmesine ve güvenliğini sağlamasına olanak tanıdığından, etkili yönetim için çok önemlidir. Yöneticiler, hassas verilerin nerede saklandığını anlayarak, sağlam erişim yönetimi uygulamak ve kesin izin yapıları oluşturmak da dahil olmak üzere, verileri kilitlemek için kritik adımlar atabilir. Ek olarak, eski ve geçerliliğini yitirmiş hassas verileri kaldırmak, kullanıcılar üzerinde minimum etkiyle riski önemli ölçüde azaltmanın basit ve etkili bir yoludur.

Lepide'ın SharePoint verilerini güvende tutmanıza nasıl yardımcı olabileceğini görmek istiyorsanız ücretsiz deneme sürümünüzü bugün başlatın.