Office 365 içerik aramasını kullanarak Exchange posta kutusu "Kurtarılabilir öğeler" klasörünün içeriğini PST'ye aktarın | Adım adım kılavuz | 2#3

Bu makalede, Exchange Online posta kutusunun içeriğini bir PST dosyasına aktarma işleminin ayrıntılı adım adım açıklamasını inceliyoruz.

Office 365 içerik arama | Makale serisi

Makale serisi aşağıdaki makaleleri içermektedir:

Silinen posta öğelerini bir PST dosyasına aktarmak için Office 365 içerik aramasını kullanma - önek | 1#3
Office 365 içerik aramasını kullanarak Exchange posta kutusu "Kurtarılabilir öğeler" klasörünün içeriğini PST'ye aktarın| Adım adım kılavuz | 2#3
Office 365 İçerik Arama tarafından Outlook'a aktarılan PST dosyasını içe aktarın | “Kurtarılabilir öğeler” klasörünü görüntüleyin | 3#3

Senaryomuz için kısa bir hatırlatma: Adele'in (Office 365 Global yöneticisi), Angelina adlı bir kuruluşun kullanıcısı tarafından "kaybolan" posta öğeleri olarak bildirilen belirli posta öğelerine ne olduğunu kontrol etmesi gerekiyor. .

Adele'in Angelina Exchange Online posta kutusunun içeriğini bir PST dosyasına aktarması ve daha sonra PST dosyasını bir Outlook posta profiline aktarması gerekiyor, böylece “Kurtarılabilir öğeler ” klasörü.

Adım 1#4 - Kullanıcı hesabını eDiscovery Manager grubuna ekleyin

Tamamlamamız gereken ilk görev, İçerik Arama işlemini gerçekleştirecek kullanıcıya gerekli izinleri atamaktır (eKeşif dahilinde üyelik) Yönetici grubu).

Çoğu zaman, Office 365 Güvenlik ve Uyumluluk'a erişim, Office 365 Genel Yönetici izinlerine sahip bir kullanıcı tarafından uygulanır, ancak varsayılan olarak Office 365 Genel Yönetici rolünün bu izinlere sahip olmadığını vurgulamak önemlidir. “İçerik Arama” hizmeti aracılığıyla arama yapmak için gerekli izinler.

Posta kutusu aramasını + arama sonuçlarını PST dosyasına aktarmak üzere gerçekleştirebilmek için, işlemleri gerçekleştiren kullanıcının - adlı özel bir Office 365 grubunun üyesi olması gerekir. >eKeşif Yöneticisi.

Aşağıdaki bölümde, bir Office 365 kullanıcısının
eDiscovery Manager grubunun üyesi olarak nasıl ekleneceğini inceliyoruz.

Office 365 Yönetici Portalına Giriş Yapın
Yönetim merkezleri menüsünü seçin
Güvenlik ve Uyumluluk menüsünü seçin

Not - Güvenlik ve uyumluluk portalına aşağıdaki https://protection.office.com adresini kullanarak erişebilirsiniz.

İzinler menüsünü seçin

Aşağıdaki bölümde Adele'i eDiscovery Manager<'un bir üyesi olarak ekleyeceğiz. /span> grubu.

eDiscovery Manager grubunu seçin

eDiscovery Yöneticisi bölümünde - Düzenle'yi tıklayın.

Bu bölümde eDiscovery Yöneticileri'ni seçin, - Düzenle'yi tıklayın.

Ekle'yi tıklayın

Kullanıcı listesini oluşturun, eDiscovery Manager'a eklenecek kullanıcıyı seçin. Senaryomuzda bu kullanıcı - Adele
- Ekle'yi tıklayın

Aşağıdaki ekran görüntüsünde Adele'in artık eDiscovery Manager grubunun bir üyesi olduğunu görebiliyoruz

- Bitti'yi tıklayın

- Kapat'ı tıklayın

Not: Deneyimlerime göre izinlerin güncellenmesi 30-60 dakika sürer. Bu nedenle İçerik Arama ve dışa aktarma işlemine başlamadan önce biraz beklemeniz önerilir.

Adım 2#4 - İçerik Aramasını Gerçekleştirin - Arama sorgusunu tanımlayın

Bu adımda İçerik Arama işlemi için arama sorgusu parametrelerini tanımlıyoruz. Kısa bir hatırlatma: Angelina adlı belirli bir Exchange Online posta kutusunda saklanan tüm bilgileri bulacak bir arama sorgusu tanımlayacağız. Belirtildiği gibi, asıl amacımız yalnızca Kurtarılabilir öğeler ” klasöründe depolanan posta öğelerini almak olsa da, Office 365 İçerik Arama, şunları yapmamızı sağlayan yerleşik bir filtre (koşul) içermez. Aramayı yalnızca belirli bir posta kutusu klasörü için kısıtlayacak bir arama sorgusu (koşul) tanımlayın.

Bu nedenle Office 365 İçerik Arama'dan Tüm Exchange Online posta kutusu içeriğini bize ulaştırmasını ve bu içeriği bir PST dosyasına aktarmasını istiyoruz. Daha sonra PST dosyasına göz atarken yalnızca bizimle ilgili klasörlere (Kurtarılabilir öğeler ”klasörü) erişeceğiz.

Office 365 Güvenlik ve uyumluluk portalında
- Arama ve inceleme menüsünü seçin ve alt menüyü seçin - İçerik arama

Gerekli içerik arama sorgusunu oluşturmak için artı simgesini tıklayın

*Ad kutusuna arama sorgusunun adını yazın

- Nereye bakmamızı istiyorsunuz adlı bölümün altında? Aşağıdaki iki seçeneği seçin:

Özel konum seçimi
Aramak için belirli posta kutularını seçin

Bir sonraki adımda, arama yapmak istediğimiz Exchange Online Posta Kutusunun adını belirtmemiz gerekecek.

Web arayüzü hakkında önemli notlar:

Mevcut tüm kullanıcıların veya posta kutusu hesaplarının bir listesini otomatik olarak görüntüleyen diğer Office 365 yönetici arayüzleriyle karşılaştırıldığında, İçerik Arama arayüzü, Exchange Online posta kutusu listesini otomatik olarak doldurmaz . Başka bir deyişle kullanıcı listesi boş!

Aramaya eklemek istediğimiz belirli Exchange Online posta kutusunu bulabilmek için, posta kutusunun adını manuel olarak yazmamız ve ardından İçerik Arama 'nin bulunduğu arama işlemini "çalıştırmamız" gerekir. gerekli posta kutusu adını getirir.

Belirli Exchange Online posta kutusunu bulabilmek için posta kutusu adını manuel olarak yazmamız gerekir. Senaryomuzda posta kutusu adı - Angelina.
arama simgesini tıklayın

Gerekli posta kutusu adı bulunduktan sonra Ekle-> düğmesine tıklayın

Tamam'ı tıklayın

İleri'yi tıklayın

Aşağıdaki ekran görüntüsünde, arama sonuçlarını daraltacak ve odaklayacak arama filtreleri (“koşullar” olarak tanımlanan) oluşturmak isteyip istemediğimize karar vermemiz gerekiyor.

Kısa bir hatırlatma, senaryomuzda herhangi bir filtre tanımlamak istemiyoruz çünkü Angelina posta kutusunun "Tam içeriğini" almak istiyoruz.

Her ne kadar senaryomuzda herhangi bir koşul tanımlamasak da, kısaca “koşullar” seçeneğini göstermek istiyorum.

Aşağıdaki ekran görüntüsünde, belirli tarih aralığı, belirli metin dizesi vb. gibi tanımlanabilecek çeşitli koşulların (filtrelerin) bir örneğini görebiliriz.

Ara'yı tıklayın

Aşağıdaki ekran görüntüsünde İçerik Arama “İş”in başarıyla oluşturulduğunu görebiliriz.

Belirli bir İçerik Arama işini seçtiğimizde, ekranın sağ tarafında, iş durumu ve yapılabilecek çeşitli görevler hakkında ayrıntılı bilgileri görebildiğimize dikkat edin. uygulanmış.

Aşağıdaki ekran görüntüsünde arama işinin çeşitli "bölümlerini" görebiliriz.

Üst kısım (ekran görüntüsündeki A bölümü), Arama İçeriği hakkında bilgilerin yer aldığı kısımdır.
Seçeneklerin geri kalanı (ekran görüntüsündeki B bölümü), arama sonuçlarına uygulayabileceğimiz belirli eylemi içerir.

İçerik arama işi bilgileri - ilk bölüm (1 numara), belirli arama işiyle ilgili, bulunan posta öğelerinin sayısı, tüm posta öğelerinin boyutu, gönderilen posta kutularının sayısı gibi bilgileri görüntüleyen “bilgi bölümüdür”. arandı vb.

İlginç bir ayrıntıya dikkat edin; senaryomuzda, Angelina'nin bir birincil Exchange posta kutusu + Exchange Arşivi posta kutusu olduğundan aranan posta kutularının sayısı "2"dir.

Aşağıdaki bölüm, arama sonuçlarında belirli bir “eylem” gerçekleştirmemizi sağlar.

Arama sonuçlarını önizleyin (2 numara) - verileri bir PST dosyasına aktarmak yerine; “arama sonuçlarına bakmak” için içerik arama web arayüzünü kullanabiliriz. Örneğin, belirli bir posta öğesinin içeriğine bakmak. Deneyimlerime göre, bu seçenek yalnızca arama sonuçlarının birkaç posta öğesi içerdiği senaryoda geçerlidir.

Çoğu senaryoda, arama sonucu büyük miktarda "bulgular" içerir ve arama arayüzü yalnızca sınırlı miktarda posta öğesi görüntüleyebildiğinden, çoğu zaman şunu kullanmamız gerekir: “PST dosyasına aktar seçeneği.”

Sonuçları bir bilgisayara aktarın (3 numara) - bu, mevcut makalede incelediğimiz seçenektir. Bu seçeneği seçerken bir sonraki adım, yerel masaüstümüze PST dosyasını indirmemizi sağlayacak küçük bir uygulama yüklemek olacaktır.
Rapor oluştur (4 numara) - bu seçenek, arama sonuçlarında görünen her posta öğesinin açıklamasını içeren ayrıntılı bir raporu (CSV dosya formatında) dışa aktarmamızı sağlar. Bunun asıl posta öğesi değil, bunun yerine "Meta Veriler" (verilerle ilgili veriler) olduğuna dikkat edin.

Adım 3#4 - Arama sonuçları dışa aktarılsın mı? (senaryomuzdaki posta kutusu içeriği) bir PST dosyasına

Senaryomuzda - Sonuçları bir bilgisayara aktar, Dışa aktarmayı başlat seçeneğini seçiyoruz.

Bu adımda, İçerik Arama'ye, arama sonuçlarını bir PST dosyasına aktarma işleminin nasıl gerçekleştirileceğini öğretiyoruz.

- Bu öğeleri aramaya dahil et bölümünün altında: seçeneği seçin - Tanınmayan biçime sahip olanlar hariç tüm öğeler şifrelenir veya başka nedenlerle dizine eklenmemiş
- Exchange içeriğini farklı dışa aktar - bölümünün altında - Her posta kutusu için bir PST dosyası seçeneğini seçin.
- Dışa aktarmayı başlat'ı tıklayın

İçerik Arama sihirbazının "yanıtı" biraz kafa karıştırıcı çünkü ilişkili olarak PST'ye aktarımın başlaması gerektiğini varsayıyoruz.

“Dışa Aktarmayı Başlat” butonuna tıkladıktan sonra dışa aktarma işlemi başlamayacak ve bunun yerine ana yönetici ekranı yeniden beliriyor.

Buradaki "yakalama", "Dışa aktarmayı başlat" seçeneğini tıklattığımızda Office 365 İçerik Arama'ya gerekli tüm ayarları arka planda hazırlamaya başlamasını söylüyoruz, ancak asıl işlem süreci bilgilerin PST dosyasına aktarılması otomatik olarak başlatılmaz.

Aşağıdaki ekran görüntüsünde, "dışa aktarma seçeneği" durumunun güncellendiğini ve artık "Dışa aktarılan sonuçları indir olarak yapılandırıldığını görebiliriz. .“

Sonuçları bilgisayara aktar bölümünün altında - Dışa aktarılan sonuçları indir seçeneğine tıklayın.

Yerel sürücümüze kaydedilecek PST dosyasındaki özel verileri indirebilmek için Office 365'in kimliğimizi doğrulaması gerekir (dosya indirme işlemini gerçekleştiren varlığa güvenin).

Bu "güven", bir "gizli anahtar" (Dışa aktarma anahtarı) kullanılarak uygulanır.

Görüntülenen pencerelerde - panoya kopyala seçeneğini seçin.

eDiscovery PST Dışa Aktarma Aracına sağlamamız gereken bilgilerin bir parçası olarak bu "anahtara" daha sonraki bir aşamada ihtiyacımız olacak.

Dışa aktarma anahtarını bir dosyaya kaydetmemiz gerekmese de benim tavsiyem, Gizli Anahtar değerini bir dosyaya (metin dosyası gibi) kaydetmenizdir, böylece bu değeri ileride elde etmemiz kolay olacaktır.

- Sonuçları indir seçeneğine tıklayın.

Bu adımda, arama sonucunu yerel Sabit sürücüye kaydedilecek bir PST dosyasına indirme işlemini gerçekleştirmek için gerekli olan Office 365 uygulamasını indirip kuracağız.

Not - eDiscovery PST Dışa Aktarma Aracını indirme ve kullanma sürecini tamamlamak için gereken ön gereksinimler vardır.

eDiscovery PST Dışa Aktarma Aracı'na yönelik bu ön gereksinimler hakkında daha fazla bilgiyi aşağıdaki makalede okuyabilirsiniz.

- Aç'ı tıklayın

- Yükle'yi tıklayın

Kurulum işlemi başlar.

Şimdi eDiscovery PST Dışa Aktarma Aracı'na iki ayrıntı sağlamamız gerekecek: önceki adımdan aldığımız gizli anahtar + yerel Sabit sürücümüzdeki PST dosyasını depolamak için kullanılacak konum.

- Kaynağa bağlanmak için kullanılacak dışa aktarma anahtarını yapıştırın bölümünde, Dışa Aktarma Anahtarı değerini yapıştırın

Bu bölümde PST dosyasını saklamak için kullanılacak yerel klasörü tanımlamamız gerekiyor.

Gözat düğmesini tıklayın

Senaryomuzda masaüstünde YENİ bir klasör oluşturacağız

- Yeni Klasör Oluştur'u tıklayın.

Yeni klasörü arayacağız - Dışa Aktarılan PST

- Başlat'ı tıklayın

Aşağıdaki ekran görüntüsünde Exchange posta kutusu içeriğini PST dosyasına aktarma işleminin başladığını görebiliriz.

- Kapat'ı tıklayın

Özet ve özet

Mevcut makalede, belirli bir Exchange Online posta kutusunun tüm içeriğini alan bir arama sorgusu gerçekleştirmek için Office 365 İçerik Arama aracının nasıl kullanılacağını inceliyoruz + Bilgileri (arama sonuçları) bir PST dosyasına aktarın.

Bir sonraki makalede, PST dosyasını Outlook posta profiline nasıl aktaracağımızı inceliyoruz, böylece “Kurtarılabilir öğeler” klasörünün içeriğine göz atabileceğiz.

Güncel makale serisinin bir sonraki makalesi